第一节 企业组织信息的采集与处理

　　第一单元 组织信息的采集

　　一、人力资源规划概述

　　(一)人力资源规划的内涵

　　人力资源规划有广义和狭义之分，广义的人力资源规划是企业所有人力资源计划的总称，是战略规划与战术计划，即具体的实施计划的统一;狭义的人力资源规划是指为实施企业的发展战略，完成企业的生产经营目标，根据企业内外环境和条件的变化，运用科学的方法对企业人力资源的需求和供给进行预测，、制定相宜的政策和措施，从而使企业人力资源供给和需求达到平衡，实现人力资源合理配置，有效激励员工的过程。

　　从规划的期限上看，人力资源规划可区分为长期规划(五年及以上的计划)和短期计划(一年及以内的计划)，介于两者之间的为中期计划。

　　(二)人力资源规划的内容

　　1.战略规划。战略规划是根据企业总体发展战略的目标，对企业人力资源开发和利用的大政方针、政策和策略的规定，是各种人力资源具体计划的核心，是事关全局的关键性规划。

　　2.组织规划。组织规划是对企业整体框架的设计，主要包括组织信息的采集、处理和应用，组织结构图的绘制，组织调查、诊断和评价，组织设计与调整，以及组织机构的设置等。

　　3.企业人力资源管理制度规划。制度规划是人力资源总规划目标实现的重要保证，包括人力资源管理制度体系建设的程序、制度化管理等内容。

　　4.人员规划。人员规划是对企业人员总量、构成、流动的整体规划，包括人力资源现状分析、企业定员、人员需求与供给预测、人员供需平衡等。

　　5.人力资源费用计划。费用计划是对企业人工成本、人力资源管理费用的整体规划，包括人力资源费用预算、核算、审核、结算，以及人力资源费用控制等。

　　二、企业信息采集和处理的基本原则

　　1.准确性原则。即在企业信息采集和处理的过程中，调研人员必须本着科学的态度和实事求是的精神，客观地反映企业实际情况，这样获得的信息才是可信可靠的。

　　2.系统性原则。即对企业信息要进行科学的分类、整理、加工，做到系统化，保证和调查主题相关的信息的完整性，以避免企业做出片面的决策。

　　3.针对性原则。即有的放矢，有目的、有计划地采集和处理企业信息。

　　4.及时性原则。即信息只在一定时间范围内发挥作用，特别是供求信息、市场信息、新技术信息等发挥作用的时间很短。因此必须迅速地采集、加工、归类、整理、传递有用信息，否则，信息如果过时，即使再准确、再全面、再系统，也可能贻误决策。

　　5.适用性原则。即根据企业内部各管理层次和管理系统的不同需求，提供不同类别和形式的信息。.所提供的信息要与目标问题相关，特别要与问题的本质相关，以免导致无用信息与有用信息混杂，从而给使用信息的部门带来不必要的混乱。

　　6.经济性原则。即在信息采集和处理的过程中，统筹考虑企业的经济效益。在很多情况下，提高信息的有效性，必须增加经费，而降低费用就会影响信息的有效性，费用和信息的有效性往往相互矛盾。为经济合理地提供信息，必须对费用和信息的有效性进行权衡，取利弃弊。

　　三、企业组织信息采集的程序

　　(一)调研准备阶段

　　在本阶段，调研人员通过对企业的相关信息进行初步分析和非正式调研，确定调研的主题内容和范围。

　　1.初步情况分析。初步情况分析是指调研人员对本部门、本企业已掌握的相关信息进行初步分析，了解情况，提出假设的诃研主题。要求企业和部门在提供信息时，从实际出发，实事求是，并尽可能突出重点，抓住问题的要害。

　　2.非正式调研。非正式调研是指对假设的调研主题展开调查，发现新问题，淘汰旧问题，探求真正的问题所在。调研人员可以调查访问有经验的专业技术人员、相关人员和个别用户，听取他们的一般性意见，进一步明确该调查项目的具体目的和要求，做到有的放矢。

　　3.确定调研目标。调研目标的确定是指在初步情况分析和非正式调研之后，逐步缩小调查范围，明确调查目的，确定调查项目的重点。

　　(二)正式调研阶段

　　在本阶段，调研人员应确定获取相关信息的手段与方法，设计出科学合理的调查表格，并按预定的计划和设想，到现场展开调查。

　　1.相关信息的来源

　　(1)原始资料。原始资料又称第一手资料，或初级资料，是指调研人员自己采集的资料，如企业的业务状况记录、销售记录、成本记录、用户意见簿记录、消费者反馈信息记录、对批发企业和零售企业的调查记录等。

　　(2)二手资料。二手资料又称次级资料，是指经过别人采集、整理和初步分析过的资料。这种资料通过机关、企业等单位或报纸杂志获得，成本低，但很可能失实，或由于时间、地点、条件变化而使资料失去使用价值。

　　2.选择抽样方法，设计调查问卷

　　理想的调查问卷和科学合理的抽样方法，是调研顺利进行的保证。调查问卷应根据调查内容而设置，要求做到文字简练、通俗易懂，内容简单、明确，所提的问题不宜太长、太繁，要便于被调查者回答，尽可能让被调查者用“√”或“×”来回答，这样也便于数据的统计、处理和分析。

　　3.实地调查

　　实地调查又称现场调查，是指到现场去调查，以获取第一手资料。这一环节对调查人员的思想政治水平、工作责任心、业务技巧水平和工作能力有很高的要求，因此要对调研人员进行慎重的选择、科学的培训和有效的管理。

　　四、企业组织信息采集的方法

　　(一)档案记录法

　　档案记录法是指向企业的档案管理部门或档案管理人员了解组织过去的建设、运行状况以及关于重大事件或决策的档案记录的方法。这种方法可用于采集组织过去的决策机构效果、决策效率、决策效果、执行效率、文件审批效率和文件传递效率。

　　1.决策机构的效果。决策机构的效果是指从接到一项要求或一项情报，到开始正式研究的时间。

　　2.决策效率。决策效率是指接到相关情报后做出决策的时间。

　　3.决策效果。决策效果是指因采取该项决策而给企业带来的收益。例如，企业原来生产甲产品，现在根据预测分析，改生产乙产品而增加的收人，这就是决策的效果。

　　4.执行效率。执行效率是指在某个问题决定后，从开始执行到取得执行结果的时间。现实中，为了提高不同项目间执行效率的可比性，可按决策执行的复杂程度进行分类，并根据实际数据，订出标准。

　　5.文件审批效率。文件审批效率是指一项报告或其他文件从转到负责人手中到批复的时间。这也应根据问题的复杂程度、重要性和需要调查研究的时间，订出几种标准。对于重大问题应计算延误的损失。

　　6.文件传递效率。文件传递效率是指文件从发出单位至到达接收单位的时间，主要是企业内部文件的传递效率。

　　(二)调查研究法

　　调查研究法是指针对具体的问题，对企业内部员工进行个人访谈或问卷调查，以了解组织运行的情况及相关信息的方法。这种方法可用于采集组织过去和现在的决策机构效果、决策效率和效果、执行效率、文件审批效率、文件传递效率、各横向机构之间的协调程度、各组织内部信息传递的畅通程度，以及信息自上而下或自下而上传递的速度和质量等。具体方法如下：

　　1.询问法

　　询问法是指调查者通过询问的方式向被调查者展开调查的方法。它要求调查者事先拟定出具体的调研提纲，然后根据提纲向被调查者展开询问，采集相关信息。

　　根据调查者与被调查者接触方式方法的不同，询问法可以分为：当面调查询问法、电话调查法、会议调查询问法、邮寄调查法和问卷调查法等。

　　(1)当面调查询问法。

　　当面调查询问法又称面谈调查询问法，是指调查者当面向被调查者展开询问的方法。通过当面调查询问了解他们的观点，观察他们的反应。

　　这种方法的优点是：机动灵活，不受时间、地点的限制;调查者可以直接、深入地了解被调查者的真实观点，采集到的资料比较全面、可靠。

　　这种方法的缺点是：耗时长;成本高;调查结果易受调查者的主观因素影响，对调查者的素质要求较高;调查范围较窄，采集到的信息不具代表性。

　　这种方法适用于采集内容比较复杂，要求比较细致的信息。

　　(2)电话调查法。

　　电话调查法又称电话询问法，是指通过打电话的方式对组织人员展开询问的方法。与当面调查询问法相比，这种方法成本低，速度快，调查面广、量大，还能设置统一的调查询问表格，采集到的数据便于统计处理。

　　这种方法适用于要及时采集的一些简单信息，尤其是在只要了解被调查者对某种情况的看法，如是与非、好与差、正确与错误、要与不要等简单问题的情况下。

　　(3)会议调查询问法。

　　会议调查询问法是指调查单位或调查者邀请被调查对象(一般十几个人)，在约定的时间、地点集中，以会议的方式展开调查的方法，如座谈会。

　　这种方法的优点是：调查者可以直接倾听被调查者的观点;调研双方有互动的机会;与当面调查询问法相比，花费的时间和费用较低，效率较高。

　　这种方法的缺点是：受时间和地点的限制;与会人员较多，被调查者不能充分发表自己的见解;互动过程中，被调查者易受他人影响。

　　总之，会议调查询问法的效果在很大程度上取决于会议组织者的组织能力、业务水平和工作能力，因此调查者会前要有充分准备，拟好调研提纲，才能使调查会收到较好的效果。这种方法适用于对学者、专家或企业高层人士的调查。

　　(4)邮寄调查法。

　　邮寄调查法又称函件询问法，或函件调查法，是指调查者通过信函邮寄的方式，把事先设计好的调查表发送给被调查者展开调查的方法。

　　这种方法的优点是：成本低;不受行业和区域的限制，调查面广、量大，采集到的信息广泛、全面;不受时间限制，被调查者有充分的时间进行深入的思考。

　　这种方法的缺点是：邮寄往返麻烦，耗时长，回收率低，有时甚至会影响调查样本的代表性，给统计、分析和归纳造成很大的困难。为了提高回收率，调查者或调查单位可以同时给被调查者寄去感谢信、影戏票或优惠券等，激励被调查者积极协助调查。

　　这种方法适用于采集内容比较简单，答题要求不高，时限较长的调查。

　　(5)问卷调查法。

　　问卷调查法的程序如下：首先，调查者把事先准备好的调查问卷当面交给被调查者，并向他说明回答的方法和具体要求;然后，被调查者根据要求自行填写问卷;最后，调查者定期回收问卷。这种方法费用适中，回收率较高，效果良好。

　　此外，还有日记调查法，即请固定的被调查单位逐日逐项填写，调查者定期汇总。这种方法适用于采集内容较多.答题要求不高，被调查者比较集中，时限较短的调查。

　　2.观察法

　　观察法是指调查者通过到现场观察被调查者的言语和行为，从而采集相关信息的方法。

　　这种方法的优点是：在调查过程中，被调查者不知道自己正受到观察，他们的行为不受外界因素的干扰，因此，采集到的信息可信度较高。

　　这种方法的缺点是：调查者往往只能观察到被调查者的表面行为，难以把握其心理变化，了解其思想，因此需要较长时间的观察，才能得到理想的结果;但时间延长，费用也会随之增加。

　　(1)直接观察法。

　　直接观察法是指调查者自己或派遣他人直接到现场对被调查者的行为、言论、反应、感受等进行观察和记录，从而采集相关信息的方法。

　　这种方法的优点是：能较客观地获得高准确性的第一手资料。

　　这种方法的缺点是：调查面窄;耗时长;有时会被被调查者觉察，引起误解。

　　这种方法适用于采集内容复杂多变，被调查者比较集中，被调查内容固定但调查地点可变的调查。

　　(2)行为记录法。

　　行为记录法是指调查者借助特定的仪器、设备或工具，记录被调查者的行为和反应，从而采集相关信息的方法。如用摄像机固定观察某个柜台顾客购买某种商品的全过程，这样能从一个侧面了解顾客在购买某种商品时的心理状态和行为动机，但是这要根据购买环境以及企业的条件进行，如对一些大型商场、购物中心，对一些商品价格昂贵的商场柜台往往比较可行。

　　行为记录法也可以按事先选定的某个地点，对现场随机记录状态的资料进行分析研究。这种方法适用于采集内容复杂多变，被调查者比较集中，调查地点固定的调查。

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