11、参与草拟文件：①记(速记)

　　②译(把速记符号译成文字语言，或把录音整理成书面文字材料)

　　③理(要通顺，要符合公文体制和格式的要求)

　　12、文件材料的收发：①清点有无错漏;

　　②分拣，及时送交收信人;

　　③私人信件不能拆开，公务文件用小刀仔细拆开，并进行核对;

　　④对必须注册的公文进行收文登记，不需注册的立即送交执行人;

　　⑤对注有“急”“特急”“急转”字样的公文，要立即转送;

　　⑥对上级的命令、决定、函询等必须注册登记并立即转呈领导人批阅，要按文件内容和领导分工，首先送给主管领导。

　　13、公文执行检查包括：①检查公文执行和交办任务，帮助领导进行监督;

　　②检查文件执行的指定期限

　　③检查公文格式或样式是否合乎国家规定的行文标准

　　14、公文检查过程中须知：①必须检查什么;

　　②谁负责公文的执行

　　③如何借助某种组织技术手段执行

　　④何时应该检查

　　⑤怎样组织机关的检查工作

　　1980年的命令中指出，

　　①对人民群众的提案和公民的控告信、申诉书，需在一个月内审理完毕;

　　②不需调查和另行研究的控告信和申诉书从收文之日起，需在15天内审理;

　　③军人的控告信和申述书，需在7天内审查完毕;需另行调查，延期到15天审查完毕。

　　15、公文的整理与保存：

　　1)立卷归档工作：①编制一套公文分类表，即案卷名词汇编(最重要环节)

　　②依据案卷名词汇编和内部公文分类法，把执行完毕的文件分类整理;

　　③装订已经办理完毕的公文;

　　④在存入机关档案室之前，装订好移交的公文，并将固定的有永久性保存价值的公文单独封存，准备移交。

　　2)公文归类时原则：公文的登记、要遵循实用性、可靠性、紧凑型的原则

　　3)公文立卷的特征：问题特征、时间特征、作者特征、案卷号码顺序特征。

　　(不超过250页，厚度3-4cm)

　　16、整理好的案卷，一年之内可以留在秘书手中备用。

　　17、会议筹备和服务：在会议组织过程中，秘书最重要的工作是做好会前准备，保证所有与会者按时出席;会议的文字工作;会议的服务工作。

　　1)会议筹备工作：

　　2)会议的文字工作(准备会议文件，作好会议记录，编印会议简报，草拟会议纪要或决议)

　　3)会议的服务工作(生活服务、保健服务、交通服务、娱乐服务等)

　　18、会议记录：会议基本情况的原始记载，必不可少的。

　　目的：为了便于会后分析研究问题和执行传达，并为上报会议内容、撰拟其他会议文件、检查会议精神执行情况提供可靠的依据。

　　基本要求：完整、真实、准确

　　组成部分：①会议的基本情况;②会议的内容(主要部分)

　　19、秘书人员的素质要求：①业务素质;②品德要求

　　20、秘书个人工作安排的原则：①工作时间留有余地;

　　②一切工作应以最少的耗费在限定的时间内完成

　　③个人工作安排上有灵活性和适变性

　　④秘书工作安排要与相关部门保持协调

　　21、苏联秘书工作中相关因素：①电话铃声;

　　②意外来客;

　　③额外任务(只能在不干扰本职主要任务——从业务上和组织上保证首长的工作，及时而正确地撰写文件和完成机关工作的非公文性服务的前提下才能接受)

　　④时间调度;(方法详见下)

　　⑤改善工作的方法和手段(方法详见下)

　　22、时间调度的方法：①要挖掘潜力和改进工作方式，提高工作效率，提高工作水平;

　　②采取可行的措施完成任务，想法变换工作时间或谋求合作;

　　③熟悉自己的日程计划;

　　④当大量工作任务来临时，应通过领导把任务分配给同事或其他部门完成。

　　23、改善工作方法：①加强预测和应变能力;②善于区分轻重缓急;③今天的事今天办;

　　④看问题全面，考虑问题周详;⑤坚持原则;⑥善于使用办公设备;

　　⑦不断提高业务水平