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自考《外国秘书工作概况》章节串讲:日本秘书工作

来源 :中华考试网 2017-08-22

自考《外国秘书工作概况》章节串讲:日本秘书工作

  第九章 日本秘书工作

  日本位于亚洲东部,实行议会内阁制

  1、承担秘书工作的机构:

  ㈠日本内阁官房:

  ①内阁执行行政事务的助手;

  ②负责内阁的日常事务,安排内阁会议的议程,收集重要情报,进行调查研究,向内阁提出制定重要政策的依据。

  ③下设内阁参事官室、内阁审议室、内阁调查室

  ㈡日本总理府本府

  ①下设总理大臣官房、赏勋局、恩给局、统计局、人事局等

  ②是总理大臣的办公厅,负责保管官印和文件,会见记者,编印有关文件等

  ③还设有青少年对策本部、老人对策室、北方对策本部、总理府广播室等

  ㈢日本行政管理厅

  ①是1948年第二次世界大战后行政改革设立的一个重要机构

  ②主要任务:促进行政机关工作的效率化、简便化、审查政府各机关的机构设置是否合理,官员职员是否适当,并提出行政改革的建议和方案。

  ③下设长官官房、行政管理局、行政督察局、行政监理委员会以及地方分支机构

  2、基本素质要求:

  ①积极进取精神;②创造性地工作;③严守秘密;④对外接待热情诚实;⑤与领导人融洽相处;

  ⑥能很好地配合同事工作;⑦掌握交谈技巧;⑧有比较强的写作能力;⑨衣着打扮要注意分寸;

  ⑩能熟练地使用各种办公自动化设备;11善于利用空闲时间;

  12主动收集和保存工作所需的资料,为领导决策提供服务

  3、工作规范要求:

  ⑴办公行为规范化

  (①研究工作的步骤;②测定所需的时间;③养成计划习惯;④认真负责,思考周密)

  ⑵办公环境规范化

  ⑶办公程序规范化(计划→实行→检讨)

  ⑷成功秘书的标准

  4、公文撰拟:

  ㈠业务报告的撰拟:

  ①撰拟业务报告的基本程序(及时、准确、全面。)(简洁性、明了性、具体性)

  ②撰拟业务报告结论的方法(结论→理由→经过)(结论是核心)

  ③撰拟业务报告的要领

  ㈡商务文件的撰拟

  ㈢便条的书写与使用

  5、文件资料的处理

  ⑴文件档案资料的处理

  ①根据本单位经营管理的需要,不适用的材料不用收集,要讲究效率,当上司需要某种资料时,能及时准确地提供;

  ②要分清保管文件档案资料的类别

  ③掌握处理的流程

  ④正确使用文件档案管理的有关用具

  ⑤掌握正确的分类方法

  ⑥理解 有关术语

  ⑦抓住重点

  ⑵往来邮件的处理

  ①分清处理邮件的种类

  ②开封精细,适当使用小刀具

  ③妥善处理邮件的损毁情况

  ④注意必须回信的邮件处理,要赶紧回信

  ⑤根据邮件提供的有关信息把要事记入行事表内

  ⑶剪报的处理

  6、会议筹备及服务工作

  ⑴会务工作

  1)会前工作

  ①确定会议目的;②确定会议议题;③确定主持者、参加者入选;④确定会期;

  ⑤确定会场;⑥确定会议形式;⑦筹备会议要很好地考虑各个环节和步骤

  2)会场布置

  考虑要素:①大小要和人数相适应;②要在肃静、来往的人少的地方;

  ③要能调节照明、室温和空气

  布置四种类型:①圆桌式;②口字型、I字型;③V字型;④教室型

  ⑵会前检查、会间服务和会后整理

  7、秘书办公内务:

  ①公务电话处理

  ②接待事务(①核对行事表;②礼貌迎接客人;③注重引导和介绍方式;④面谈时做好服务工作;⑤周到得体为客人送行;⑥每接待客人后做好记录跟接待后工作

  8、日本的接待礼仪:

  乘电梯时;进会客室时;在会客室时;上茶点时;介绍的礼节

  9、其他事务处理:

  ①印章的管理

  (①重要印章实印②普通印章认印③负责人印章最重要的印章④公司常用印⑤银行印)

  ②名片的管理(账簿式、插入式、整理箱式)

  ③行事表的制作与管理

  10、财务辅助事务:

  ⑴支票期票汇票处理

  支票

  期票:支付约定意味

  汇票:委托支付意味

  ⑵与银行部门的业务往来(3次退票情况发生,拒绝往来处分)

  11、秘书与上司的管理

  ⑴遵从上司

  日本秘书必须严格遵从上司,在工作安排上要适应上司的需要,在工作行为上要遵循上司的指令,在工作出发点上要以提高上司工作效率、减轻上司的负担为依据。

  ⑵严格自律

  ①清早行事

  ②正确对待自己的过失(①坦白道歉;②反省失败原因;③说明事实;④等待上司的指示与处理)

  ③不断提高

  ①精读一些基本的专业书籍

  ②精读的基础上,选择同读几本,选读其中重要部分和关键章节,以拓展自己的知识面

  ③学会收集和整理资料,记录收集有关资料,最好以一事一页为原则

  ④养成记笔记、记备忘录的习惯

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