自考《外国秘书工作概况》章节串讲：日本秘书工作

　　第九章 日本秘书工作

　　日本位于亚洲东部，实行议会内阁制

　　1、承担秘书工作的机构：

　　㈠日本内阁官房：

　　①内阁执行行政事务的助手;

　　②负责内阁的日常事务，安排内阁会议的议程，收集重要情报，进行调查研究，向内阁提出制定重要政策的依据。

　　③下设内阁参事官室、内阁审议室、内阁调查室

　　㈡日本总理府本府

　　①下设总理大臣官房、赏勋局、恩给局、统计局、人事局等

　　②是总理大臣的办公厅，负责保管官印和文件，会见记者，编印有关文件等

　　③还设有青少年对策本部、老人对策室、北方对策本部、总理府广播室等

　　㈢日本行政管理厅

　　①是1948年第二次世界大战后行政改革设立的一个重要机构

　　②主要任务：促进行政机关工作的效率化、简便化、审查政府各机关的机构设置是否合理，官员职员是否适当，并提出行政改革的建议和方案。

　　③下设长官官房、行政管理局、行政督察局、行政监理委员会以及地方分支机构

　　2、基本素质要求：

　　①积极进取精神;②创造性地工作;③严守秘密;④对外接待热情诚实;⑤与领导人融洽相处;

　　⑥能很好地配合同事工作;⑦掌握交谈技巧;⑧有比较强的写作能力;⑨衣着打扮要注意分寸;

　　⑩能熟练地使用各种办公自动化设备;11善于利用空闲时间;

　　12主动收集和保存工作所需的资料，为领导决策提供服务

　　3、工作规范要求：

　　⑴办公行为规范化

　　(①研究工作的步骤;②测定所需的时间;③养成计划习惯;④认真负责，思考周密)

　　⑵办公环境规范化

　　⑶办公程序规范化(计划→实行→检讨)

　　⑷成功秘书的标准

　　4、公文撰拟：

　　㈠业务报告的撰拟：

　　①撰拟业务报告的基本程序(及时、准确、全面。)(简洁性、明了性、具体性)

　　②撰拟业务报告结论的方法(结论→理由→经过)(结论是核心)

　　③撰拟业务报告的要领

　　㈡商务文件的撰拟

　　㈢便条的书写与使用

　　5、文件资料的处理

　　⑴文件档案资料的处理

　　①根据本单位经营管理的需要，不适用的材料不用收集，要讲究效率，当上司需要某种资料时，能及时准确地提供;

　　②要分清保管文件档案资料的类别

　　③掌握处理的流程

　　④正确使用文件档案管理的有关用具

　　⑤掌握正确的分类方法

　　⑥理解 有关术语

　　⑦抓住重点

　　⑵往来邮件的处理

　　①分清处理邮件的种类

　　②开封精细，适当使用小刀具

　　③妥善处理邮件的损毁情况

　　④注意必须回信的邮件处理，要赶紧回信

　　⑤根据邮件提供的有关信息把要事记入行事表内

　　⑶剪报的处理

　　6、会议筹备及服务工作

　　⑴会务工作

　　1)会前工作

　　①确定会议目的;②确定会议议题;③确定主持者、参加者入选;④确定会期;

　　⑤确定会场;⑥确定会议形式;⑦筹备会议要很好地考虑各个环节和步骤

　　2)会场布置

　　考虑要素：①大小要和人数相适应;②要在肃静、来往的人少的地方;

　　③要能调节照明、室温和空气

　　布置四种类型：①圆桌式;②口字型、I字型;③V字型;④教室型

　　⑵会前检查、会间服务和会后整理

　　7、秘书办公内务：

　　①公务电话处理

　　②接待事务(①核对行事表;②礼貌迎接客人;③注重引导和介绍方式;④面谈时做好服务工作;⑤周到得体为客人送行;⑥每接待客人后做好记录跟接待后工作

　　8、日本的接待礼仪：

　　乘电梯时;进会客室时;在会客室时;上茶点时;介绍的礼节

　　9、其他事务处理：

　　①印章的管理

　　(①重要印章实印②普通印章认印③负责人印章最重要的印章④公司常用印⑤银行印)

　　②名片的管理(账簿式、插入式、整理箱式)

　　③行事表的制作与管理

　　10、财务辅助事务：

　　⑴支票期票汇票处理

　　支票

　　期票：支付约定意味

　　汇票：委托支付意味

　　⑵与银行部门的业务往来(3次退票情况发生，拒绝往来处分)

　　11、秘书与上司的管理

　　⑴遵从上司

　　日本秘书必须严格遵从上司，在工作安排上要适应上司的需要，在工作行为上要遵循上司的指令，在工作出发点上要以提高上司工作效率、减轻上司的负担为依据。

　　⑵严格自律

　　①清早行事

　　②正确对待自己的过失(①坦白道歉;②反省失败原因;③说明事实;④等待上司的指示与处理)

　　③不断提高

　　①精读一些基本的专业书籍

　　②精读的基础上，选择同读几本，选读其中重要部分和关键章节，以拓展自己的知识面

　　③学会收集和整理资料，记录收集有关资料，最好以一事一页为原则

　　④养成记笔记、记备忘录的习惯