自考《外国秘书工作概况》章节串讲:英国秘书工作
来源 :中华考试网 2017-08-22
中10、英国秘书的文书处理:
1)公文撰拟
①撰拟书信(作用:①提供通信双方交流途径;②保存交往的记录)
②记录整理口授信件
③草拟报告(撰拟报告必须准确、清楚、简明而且符合逻辑,要没有废话或无关的细节)
2)公文处理
①收文处理 ②发文处理
③公文整理
④电子邮件的使用
11、英国档案工作
19世纪60年代,开始把分散的档案集中管理。集中“历史档案”和“公文档案”。
目的:①整齐完整安全地保存往来函件和文件;
②为了能够迅速、简便地查阅到所需的文件中的所记载的有关内容
处理方式选择:考虑事宜:①使用简便;②存放有序;③考虑往来函件的大小、数量和性质;④文件档案存放的空间要适当。
大型机构:①集中立档式;②分部门立档式 P223
立档分类的方法:①字母表顺序排列法;
②分专题排列法(迅速、简便查阅)
③按地区排列法
④数字排列法
⑤按日期排列法
档案存放系统:①立式存放;②侧式存放;③计划和图纸的存放;④箱盒式存放;
⑤近期件存放;⑥微缩摄影存放
显露式存放法:①显露式卡片档案存放法;②显露式活页档案存放法
档案管理的原则:①整洁有序立卷;
②确保文件材料存放正确
③按日期顺序正确排列
④避免文件组成的案卷又厚又重
⑤不用随意取出文件,取出文件需记好条子,写上时间等具体信息
⑥当某一方面的文件材料不足单独立卷时,放入“杂类”卷
⑦如果某一案卷被暂时取出使用,填写一张空位标签或卡片放在该案卷存放的位置
⑧在案卷封面或索引卡上写出适当的参照查阅的案卷标题
12、为领导公务服务:内容:①领导者公务旅行的安排;
②领导工作日程安排
③为领导提供财务辅助 (①协助领导处理商业单据;
②负责领导活动中的经费支付;③代理有关财务事务)
④办理领导人交办的事务
13、日常办公服务:①筹备会议
②接待事务
③公务沟通事务(①邮政业务处理;②电话业务处理;③电传机的使用)
④办公设备用品管理
14、会议记录:是会议进程的记录
要求:①准确;②简洁;③清楚
15、英国秘书的品质要求:
1)商业品质:①工作技巧;②良好组织才能;③讲究效率;④准确把握工作权限;
⑤高明的交际艺术;⑥保密意识;⑦准时;⑧有预见性;⑨忠诚(最重要)
2)个人品质
16、英国秘书职业教育:
1)商业和技师教育委员会:两年制专业教育
2)伦敦商业和工业局(①秘书学习证书;②私人秘书证书;③私人和执行秘书毕业证书)
3)彼得门考试学院(①私人秘书职业(中级)②高级秘书证书)
4)皇家文科学会(考核内容:①管理方面;②通讯联系)
5)职业秘书协会