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自考《外国秘书工作概况》章节串讲:英国秘书工作

来源 :中华考试网 2017-08-22

  10、英国秘书的文书处理:

  1)公文撰拟

  ①撰拟书信(作用:①提供通信双方交流途径;②保存交往的记录)

  ②记录整理口授信件

  ③草拟报告(撰拟报告必须准确、清楚、简明而且符合逻辑,要没有废话或无关的细节)

  2)公文处理

  ①收文处理 ②发文处理

  ③公文整理

  ④电子邮件的使用

  11、英国档案工作

  19世纪60年代,开始把分散的档案集中管理。集中“历史档案”和“公文档案”。

  目的:①整齐完整安全地保存往来函件和文件;

  ②为了能够迅速、简便地查阅到所需的文件中的所记载的有关内容

  处理方式选择:考虑事宜:①使用简便;②存放有序;③考虑往来函件的大小、数量和性质;④文件档案存放的空间要适当。

  大型机构:①集中立档式;②分部门立档式 P223

  立档分类的方法:①字母表顺序排列法;

  ②分专题排列法(迅速、简便查阅)

  ③按地区排列法

  ④数字排列法

  ⑤按日期排列法

  档案存放系统:①立式存放;②侧式存放;③计划和图纸的存放;④箱盒式存放;

  ⑤近期件存放;⑥微缩摄影存放

  显露式存放法:①显露式卡片档案存放法;②显露式活页档案存放法

  档案管理的原则:①整洁有序立卷;

  ②确保文件材料存放正确

  ③按日期顺序正确排列

  ④避免文件组成的案卷又厚又重

  ⑤不用随意取出文件,取出文件需记好条子,写上时间等具体信息

  ⑥当某一方面的文件材料不足单独立卷时,放入“杂类”卷

  ⑦如果某一案卷被暂时取出使用,填写一张空位标签或卡片放在该案卷存放的位置

  ⑧在案卷封面或索引卡上写出适当的参照查阅的案卷标题

  12、为领导公务服务:内容:①领导者公务旅行的安排;

  ②领导工作日程安排

  ③为领导提供财务辅助 (①协助领导处理商业单据;

  ②负责领导活动中的经费支付;③代理有关财务事务)

  ④办理领导人交办的事务

  13、日常办公服务:①筹备会议

  ②接待事务

  ③公务沟通事务(①邮政业务处理;②电话业务处理;③电传机的使用)

  ④办公设备用品管理

  14、会议记录:是会议进程的记录

  要求:①准确;②简洁;③清楚

  15、英国秘书的品质要求:

  1)商业品质:①工作技巧;②良好组织才能;③讲究效率;④准确把握工作权限;

  ⑤高明的交际艺术;⑥保密意识;⑦准时;⑧有预见性;⑨忠诚(最重要)

  2)个人品质

  16、英国秘书职业教育:

  1)商业和技师教育委员会:两年制专业教育

  2)伦敦商业和工业局(①秘书学习证书;②私人秘书证书;③私人和执行秘书毕业证书)

  3)彼得门考试学院(①私人秘书职业(中级)②高级秘书证书)

  4)皇家文科学会(考核内容:①管理方面;②通讯联系)

  5)职业秘书协会

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