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自考《外国秘书工作概况》章节串讲:美国秘书工作(下)

来源 :中华考试网 2017-08-22

自考《外国秘书工作概况》章节串讲:美国秘书工作(下)

  第六章 美国秘书工作(下)

  1、美国秘书的日常事务:

  1)办公环境的整理

  ①领导办公室的整理

  ②秘书办公室的整理

  ③办公用品的管理

  2)办公电话的使用

  秘书应以令人愉快、礼貌得体的,能够传递尊严的,训练有素的语调、准确清晰地传递有关信息;

  3)接待与人际交往

  ①接待来访者

  ②接待求职者和新职工

  ③成功的秘书在人际交往中的要求

  (认真倾听、礼貌得体、举止文雅、友好相处、谦虚谨慎、良好的合作态度、考虑周到、正确对待自己、宽容和体谅别人、忠实、敏锐、勇敢、诚实、自我控制、灵活性和适应性、注意小节、注意仪表和整洁、乐于培养接替者、认真负责、良好的性格。)

  2、领导旅行安排

  1)领导公务旅行的准备工作:

  弄清问题:①旅行目的;②领导希望起程和回程的时间和日期;③旅行的具体安排;

  ④领导是单独旅行还是有其他成员或者有家庭成员陪同旅行;

  ⑤领导希望用怎样的交通工具

  2)旅行安排

  3)利用旅行社

  4)旅行计划(需有护照,但去北美、南美、中美洲或临近岛屿(古巴除外)不需。)

  3、领导会务安排

  1)会议的请柬和通知书

  美国由秘书准备的公司内部的高级会议的请柬类型:①定期的经理会议请柬;

  ②特别的经理会议请柬,③年度股东会议请柬;④公司董事长会议以及其他会议和会谈请柬。

  2)会议、会谈的准备工作

  秘书要着重确定会议地点和发言人,编排和准备会议材料,特殊的业务安排以及宣传事宜。

  3)会议、会谈进行中的秘书工作

  仔细地检查、认真的执行、不折不扣地完成周密的会议安排计划,精心地贯彻会议的宗旨,提高会议或会谈的效率,这是秘书的责任。

  4)各种会议后的工作

  5)秘书作会议记录

  6)秘书主持会议(①做好会议计划;②正确组织会议程序;③当众演讲)

  4、财务记录及资产管理辅助:

  1)财务报表

  ①办公预算;

  ②损益表(一个公司确定其盈利或亏损的财务报表,是股东、债权人和贷款协会制定决策的关键性文件。)

  基本要素﹕①收入;②费用

  ③资产负债表(反映公司特定时间的财务状况)

  基本要素﹕①资产;②负债;③所有者权益;

  2)公司的债券

  ㈠股东依据所持有股票数可分享以下权利:

  ①股票选举;

  ②分享各种收入的分配;

  ③购买发行的新股票,以保持原有的所有权(优先认股权);

  ④如果公司破产,可获得股份内的资产。

  (美国公司发行债券出售金额的最小单位为1000美元以上。)

  5、对领导个人工作的财务辅助:

  ①差旅交际费;②车旅费;③领导(雇主)税务记录;④备用资金管理

  6、工资处理方面的辅助:

  ①报酬的种类

  ②工薪总额和工薪净额

  ③工薪记录

  ④工薪处理的辅助系统

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