自考《外国秘书工作概况》章节串讲:美国秘书工作(下)
来源 :中华考试网 2017-08-22
中自考《外国秘书工作概况》章节串讲:美国秘书工作(下)
第六章 美国秘书工作(下)
1、美国秘书的日常事务:
1)办公环境的整理
①领导办公室的整理
②秘书办公室的整理
③办公用品的管理
2)办公电话的使用
秘书应以令人愉快、礼貌得体的,能够传递尊严的,训练有素的语调、准确清晰地传递有关信息;
3)接待与人际交往
①接待来访者
②接待求职者和新职工
③成功的秘书在人际交往中的要求
(认真倾听、礼貌得体、举止文雅、友好相处、谦虚谨慎、良好的合作态度、考虑周到、正确对待自己、宽容和体谅别人、忠实、敏锐、勇敢、诚实、自我控制、灵活性和适应性、注意小节、注意仪表和整洁、乐于培养接替者、认真负责、良好的性格。)
2、领导旅行安排
1)领导公务旅行的准备工作:
弄清问题:①旅行目的;②领导希望起程和回程的时间和日期;③旅行的具体安排;
④领导是单独旅行还是有其他成员或者有家庭成员陪同旅行;
⑤领导希望用怎样的交通工具
2)旅行安排
3)利用旅行社
4)旅行计划(需有护照,但去北美、南美、中美洲或临近岛屿(古巴除外)不需。)
3、领导会务安排
1)会议的请柬和通知书
美国由秘书准备的公司内部的高级会议的请柬类型:①定期的经理会议请柬;
②特别的经理会议请柬,③年度股东会议请柬;④公司董事长会议以及其他会议和会谈请柬。
2)会议、会谈的准备工作
秘书要着重确定会议地点和发言人,编排和准备会议材料,特殊的业务安排以及宣传事宜。
3)会议、会谈进行中的秘书工作
仔细地检查、认真的执行、不折不扣地完成周密的会议安排计划,精心地贯彻会议的宗旨,提高会议或会谈的效率,这是秘书的责任。
4)各种会议后的工作
5)秘书作会议记录
6)秘书主持会议(①做好会议计划;②正确组织会议程序;③当众演讲)
4、财务记录及资产管理辅助:
1)财务报表
①办公预算;
②损益表(一个公司确定其盈利或亏损的财务报表,是股东、债权人和贷款协会制定决策的关键性文件。)
基本要素﹕①收入;②费用
③资产负债表(反映公司特定时间的财务状况)
基本要素﹕①资产;②负债;③所有者权益;
2)公司的债券
㈠股东依据所持有股票数可分享以下权利:
①股票选举;
②分享各种收入的分配;
③购买发行的新股票,以保持原有的所有权(优先认股权);
④如果公司破产,可获得股份内的资产。
(美国公司发行债券出售金额的最小单位为1000美元以上。)
5、对领导个人工作的财务辅助:
①差旅交际费;②车旅费;③领导(雇主)税务记录;④备用资金管理
6、工资处理方面的辅助:
①报酬的种类
②工薪总额和工薪净额
③工薪记录
④工薪处理的辅助系统