自考《外国秘书工作概况》章节串讲：美国秘书工作(上)

　　第五章 美国秘书工作(上)

　　美国：美利坚合众国，位于北美洲中部。华盛顿是美国第一任总统。

　　《韦氏秘书手册》对全球秘书业务影响很大。

　　1、美国国家机关秘书机构共5类：

　　①总统办公机构(是总统的顾问和助手班子，主要有白宫办公厅、行政管理和预算局、经济顾问委员会、政策发展办公室和国家安全委员会等;)

　　②内阁部(亦称行政各部或大部，是联邦政府的主要行政机构)

　　③独立管制机构(通称委员会)

　　④政府公司

　　⑤其他独立机构

　　2、总统办公厅的职能：①协助总统处理各种日常事务;②负责总统与国会两院的联系;

　　③协助总统与政府各部、各独立机构、独立管理机构以及各社会团体进行联系、磋商、拟定有关政策。

　　由总统顾问、总统助理、办公厅副主任和新闻秘书等组成。

　　3、美国内阁的秘书工作：只是总统的一个咨询的执行机构，不是联邦政府的一级组织，不实行集体负责制，无权作出决定。

　　内阁成员由总统、副总统、各部部长、中央情报局长组成。

　　4、美国政府服务总局：独立机构之一，承担部分秘书工作事务。(如采购办公用品等。)

　　5、秘书的国际定义：具有熟练的办公室工作能力、不需上级督促即能主动负责，积极进取，干练果断，能在授权范围作正确决定的经理助手。

　　6、秘书在领导和管理中的地位：是为了减轻领导者繁忙而大量的工作，尤其是承担不必由领导亲自操办的办公程序细节和其他事务。

　　7、不同秘书的作用：

　　①见习秘书：只做接待员或打字员的工作，以人际交往为主，如接待来访者、处理电话等

　　②正式秘书：掌握良好的速记技术，具备妥善处理行政事务的能力。包括拆发信件、订货，制定日常案卷、接电话等。

　　③行政秘书：指那些授予有行政职权并起到这种作用的人。是组织文字处理中枢系统的核心人物。主要任务：处理业务信函、电话联络、资料归档。

　　④通讯秘书：中心任务是从事所有的打印工作，机器誊写，键盘操作，以及其他各种特殊任务。

　　任务：①给行政助理和文字处理机构准备、编辑和分发办公室文字处理稿件;

　　②独立审改自己或他人的文稿;

　　③编辑和复制别人提供或打印好的文件

　　④设计或安排下一步工作;

　　⑤了解或推荐办公室装备设施并代替办理付款手续

　　⑤法律秘书：掌握法律术语和程序，熟悉各种法律事务，负责草拟和打印法律文件。

　　必须有公证人资格，以便签署公证。

　　⑥医务秘书：(医务助理协会在芝加哥，医务秘书比其他专业的秘书更有就业机会)

　　⑦技术秘书：熟悉物理化和财务等系统知识。

　　⑧驻国外机构秘书：条件：①不低于21岁;

　　②必须是美国公民，配偶也需是美国公民;

　　③高等学校的毕业生或具有同等学历的人;

　　④申请者及其随员必须通过体检检查

　　⑤通过美文职人员考察机关主持的文职人员能力、速记、打字的测验

　　⑥必须有一定的工作经验

　　考察申请者是否称职的因素还有﹕①申请者是否对外交事务感兴趣

　　②是否能掌握一门外语，对已经掌握一门外语的要优先录用。

　　8、美国各级主管对其秘书的要求：

　　①准时、②可靠、③学习能力、④遵守指示的自觉性、⑤忠诚和保守机密、⑥敏捷性、⑦机智感、⑧灵活性、⑨工作责任感、⑩谈吐举止、11风度礼貌

　　9、美国秘书发展注重：

　　①不断学习提高素质;

　　②在实践中提高技能水平

　　③良好的人际关系

　　④必须全面了解熟悉自己的企业

　　⑤美国秘书面临的挑战和机遇

　　10、面对危机，美国秘书的应对措施：①强化自己的应变能力;②平时留心本单位的运转情况;

　　③熟悉法律;④熟悉应聘求职

　　11、美国秘书公务信函写作的7事项：

　　①写作准备：①与领导议定程序;②确定来信的种类;③搜集相关资料;④作好旁注;

　　⑤要事下划线;⑥勾勒出信件的内容;⑦起草信函

　　②标准信函的组成：①整洁美观;②写好开头;③使用得体、简明晓畅的语言;

　　④精心安排文章结构;⑤句子准确，使用标准标点符号;

　　⑥提供准确信息;⑦表达准确;⑧针对性答复对方问题;

　　⑨提出正反两方意见，先指出某一情况合理性，再顺带出不适当或否定意见⑩设计一个友好的信函结尾

　　③格式化信函的制作

　　④特殊信函的写法：

　　特殊信函包括：①对仅有领导人才确知详情的事情作出正确的回复、②只有领导人才知道怎样回复好③最好由领导人回复的复杂的询问或问题;④对方是本单位领导人的知己，他非常熟悉本单位领导人的文风，他人的代笔可能会引起对方的不快。

　　⑤美国业务通信的主要信件格式

　　摹写格式：简式信件、块式信件、改良型块式信件、改良型小块式信件、次行缩进式信件

　　⑥事务性信件的具体组成部分：

　　日期、收件人姓名、地址、正文、署名是必不可少的。

　　⑦信件内容的撰拟：

　　①简明了当、气氛轻松;②长短与重要性吻合;③正文第一句话提出写信目的

　　④语言准确、自然;⑤不使用评语或俚语

　　12、美国法律文书的撰拟：

　　1)美国法律文书的一般要求：

　　①要用质量很高的公文纸;②页边页宽;③标题;④标题和副标题与第一段落空四行;

　　⑤段落设计便于识别;⑥标有页码;⑦准确精密，不允许有涂抹痕迹;⑧专有名词要大写;

　　⑨货币量大写，须有数词和数字两种形式，数字放在括号内;⑩避免缩写词;11避免一行末尾分开将词分开;12打印直线供签字用;13盖章;14签字线不能单独放在一页纸

　　2)常用公证书

　　3)遗嘱附录

　　4)合同或协议

　　5)代理书的撰拟

　　13、其他文字材料的撰拟：

　　1)办公室备忘录：包括标题(送至、发自、主题、日期)和正文两个主要部分

　　2)报告的撰拟

　　常用报告：①便笺体报告(内部组织使用，非正式)

　　②书信体报告(书信形式撰拟的报告)

　　③简短报告(一般处理一定范围内和简单的议题报告)

　　④正式报告(引言、正文、结尾)

　　其特点：①遵循传统的呈递报告样式;②内容复杂，涉及面广;③篇幅较长

　　3)新闻稿的撰拟：写成倒金字塔形。

　　内容：人物、事件、时间、地点、原因以及事件发生发展的重要情况

　　特点：真实性、趣味性、知识性和准确性

　　4)内部资料的撰拟

　　5)秘书写作资料的准备

　　搜集资料方法：①基本研究方法;②辅助研究方法

　　14、文字处理：使用自动打印和文体编辑设备生产打印文件的系统。

　　15、数据库管理：能够存储和管理数据库中数据的计算机软件。

　　常见数据库类型：①文件管理器;②关系数据库

　　16、邮件处理6步骤：

　　1)初步分拣(1)电报;(2)报纸、杂志;(3)信函、小册子、目录册和其它印刷品;

　　(4)网内邮包和快件、航空邮包;(5)国际邮件和商业函件;

　　2)邮件拆封

　　3)注明收件日期和钟点

　　4)进一步分拣，按轻重缓急加以分类

　　5)阅读来件

　　6)登记来件

　　17、寄发邮件6步骤：

　　1)核对地址;2)查对邮件标记;3)查对签名;4)查对附件;5)查对副本标记;

　　6)信件的拆叠和封装

　　18、文书档案的处理：

　　1)文书档案管理：指的是有计划地控制档案的制作、保持、保留、保护和保管。

　　2)文书档案的分类：①主题分类法;②地区名称分类法;

　　③与主题结合的分类法(主题——数字结合方法);

　　④由主题派生出来的“十进位制”分类法;⑤语音归档分类法;

　　⑥按年月日期归档分类法

　　3)文件的保存归档

　　4)归档步骤

　　5)编制索引：分类标准﹕①按个人的名称;②按企业的名称;③按政府和政治派别的名称;

　　6)文件档案转移的管理

　　五、文书档案资料的安全保密措施

　　1.美国的公文保密

　　①非保密U

　　②秘密C：六年后，不再列入保密范围

　　③机密S：产生两年后，降为秘密，八年后不再列入保密范围

　　④绝密TS：产生两年后，降为机密，四年后，降为秘密，十年后不再列入保密范围

　　2.美国档案的安全保密

　　3.数据信息系统的安全保密

　　来自外部的威胁﹕一是黑客;二是盗用瘾;三是破坏狂;四是销毁狂;

　　来自内部的威胁﹕一是满腹牢骚的雇员;二是竞争对手或最近离职或终止职务的雇员;

　　三是计算器系统外部用户;四是计算器编程人员;

　　五是计算器操作人员;六是计算器工程师