自考《商务交流（二）》章节重点：第15章

　　怎样写商务书信

　　一、书面交流和口头交流优缺点对比：

　　书面交流的优势： 1、 适合事实和意见;2、适合困难的或复杂的信息，可以进行回顾;

　　3、如果需要进行书面形式存档时更加有用;

　　4、既可以写也可以口述，只要愿意的话;

　　5、在发送前可以进行仔细的计划和考虑;6、在发送前可以剔除错误。

　　口头交流的优势：1、 人与人之间的直接交流，更适合表达感觉和感情;2、更加个人化、个性化;

　　3、可以即时反馈，有更多的反应和交流;4、可进行灵活轻松的讨论。

　　5、 一般来说成本要低; 6、可以根据反馈和非语言的暗示，进行改正和调整。

　　书面交流的劣势：1、更耗时;2、没有即时反馈信息，或者太慢;

　　3、缺少人情味，缺乏非语言暗示;

　　口头交流的劣势：1、当讲话很长时，可能难以理解。2。如果问题复杂可能无法及时反应，在说话时进行思考比较困难;3、话一出口就不可更改;4、 有些人看起来在听，其实是听而不闻，对大群的听众效果更难以判断。

　　二、发送传真：

　　——优势：1.节省时间;2.节省费用;3.可以采用比信函随便的方式;4.能使对方更快地作出反应。

　　——作为电话的备份(传真达到有效交流的6个C)：清楚、简明、礼貌、有建设性、正确、完整。

　　三、表述较好的信函应具备的特点：

　　1.在必要的时候提及以前的联系。2、不同的段落之间采用缩进或空行使其醒目。 3、使用有助于理解的标点符号。 4、合理使用小标题和列表方式。 5、清楚正确的英语。

　　四、写信前的准备?

　　1、 必须考虑：为什么?谁?什么?在哪儿?什么时间?等;2、回顾产生写这封信的背景情况;

　　3、 在以前往来的信函中划出要点，并作一些标注;

　　4、确定信函的性质和类型

　　五、预期的读者/收信人的反应：

　　1、 肯定的——你同意做某事;

　　2、中性的——中性的信息是既不肯定、也不否定;

　　3、否定的——你不得不拒绝某人或某事;

　　4、说服式的——你需要推销一个观点或一种产品，努力地改变顾客，最终做你想让他们做的事。

　　六、有关书写商务书信的方法的建议：

　　试题举例: 07年: 请你给一家名为“新人”的代理机构写信，邀请他们下周与常先生一起出席会议。你可以虚构其他必要的信息。(10分)

　　七、书信的外形(干净整洁)：

　　1、齐头式：所有的内容都从最左边开始，只有一条竖线。

　　——优点：高效、非常现代、最常用;

　　——缺点：看起来不对称，特别是在使没有信头的信纸时，寄信人的地址要写在或打在信纸的左上角，显得更加向一边倾斜。

　　2、半齐头式：日期和署名靠右放置，主题行居中，其他的内容都从左边开始，段落也都采用齐头式。

　　——优点：效率很高，看起来比较平衡。

　　3、半缩头式：和半齐头式很象，但是每个段落首行缩进。

　　——优点：与齐头式相比，不那么凌乱，更容易打印。

　　八、书信的结构：

　　1、 信头：寄信人的姓名、地址、公司名称、地址、邮编、电话、传真;

　　2、日期：在寄信人的地址下面(日、月、年);

　　3、存档号码：日期的上方或日期平齐靠左边的位置;

　　4、收信人的名字、职务和地址;

　　5、称谓和结束语;

　　6、主题行;

　　7、签名;

　　8、 信的正文。

　　九、列举口述需要做哪些工作?

　　准备 口述：1、自我准备 2、准备材料 3、安排优先级别，对你要口述的信息按优先次序排列。

　　4、给字处理员以准备;

　　口述练习：1)表述比较简短的句子，每段只涉及一个内容;2)口述时说明标点;

　　3)集中注意力，说话清楚，速度比下沉的语速稍慢。4) 对于姓名、路名等特殊词，要拼出来;

　　5) 如果你的思想断了，那么停下来;6)重放一遍，整理思绪，继续下去;

　　7) 在完成以后，检查一遍。

　　8) 时常重放一下口述材料，尽管可能令人难堪，但是它能帮助你取得进步。