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全国计算机二级考试ACCESS入门教程(56)

2016-2-7编辑:ljnbset

  报表高级设计

  下面对报表设计中排序、分组及子报表等内容进行详细讨论。

  1. 排序与分组

  所谓分组,是指按某个字段值进行归类,将字段值相同的记录分在一组之中。而排序是指按某个字段值将记录排序。

  在设计视图方式打开相应的报表,单击工具栏上的【排序与分组】按钮,弹出对话框,在对话框上部的【字段/表达式】和【排序次序】中选定相应内容,则在下部出现【组属性】区域。

  系统默认的排序顺序为升序排列。当需要对数据进行分组时,可以单击要设置分组属性的字段或表达式,然后设置其组属性。最多可对10个字段和表达式进行分组。

  ◆ 组页眉 用于设定是否显示该组的页眉。

  ◆ 组页脚 用于设定是否显示该组的页脚。

  ◆ 分组形式 选择值或值的范围,以便创建新组。或用选项取决于分组字段的数据类型。

  ◆ 组间距 指定分组字段或表达式值之间的间距值。

  ◆ 保持同页 用于指定是否将组放在同一页上。

  下面对不同的分组情况进行介绍:

  ⑴ 按日期/时间字段分组记录

  ◆ 每一个值 按照字段或表达式相同的值对记录进行分组。

  ◆ 年 按照相同历法中的日期对记录进行分组。

  ◆ 季度 按照相同历法季度中的日期对记录进行分组。

  ◆ 月份 按照同一月份中的日期对记录进行分组。

  ◆ 周 按照同一周中的日期对记录进行分组。

  ◆ 日 按照同一天的日期对记录进行分组。

  ◆ 时 按照相同小时的时间对记录进行分组。

  ◆ 分 按照同一分钟的时间对记录进行分组。

  ⑵ 按文本字段分组记录

  ◆ 每一个值 按照字段或表达式相同的值对记录进行分组。

  ◆ 前缀字符 按照字段或表达式中前几个字符相同的值对记录进行分组。

  ⑶ 按自动编号、货币字段或数字字段分组记录

  ◆ 每一个值 按照字段或表达式中相同数值对记录进行分组。

  ◆ 间隔 按照位于指定间隔中的值对记录进行分组。

  ⑷ 设置排序与分组的步骤

  在对报表中的数据分组时,可以添加【组页眉】或【组页脚】。组页眉通常包含报表数据分组所依据的字段,称为分组字段,而组页脚通常用来计算每组的总和或其他汇总数据。它们不一定要成对出现。

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