二、案例分析题

　　背景说明：你是赛迪宝公司行政秘书吴燕，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。

　　1.为了加强公司内部信息沟通，请你将下列内容写出，明天交给我。

　　(1)处理电话留言的原则是什么?

　　(2)设计一份来电记录表样式。

　　参考答案：

　　处理电话留言的一般原则：

　　(1)简洁：要抓住要点，让收受人一看就明白。

　　(2)完整：要非常仔细地记全日期、时间、数字等重要信息。

　　(3)准确：对双方的姓名、对方单位、电话号码、来电日期、时间、内容等确保准确，及时送达留言。

　　来电记录表样式：

　　2.市场部的吴先生希望后天安排小面包车送10人去天津办展览，研发部的何先生希望后天安排小面包车送8人去市郊开会，现公司只有一辆11座的小面包车和1辆小客车，请你协调一下，并将处理依据和结果向我汇报。

　　参考答案：

　　根据协调工作的基本原则：协调时应从组织的整体利益出发，先考虑重要的、紧急的、难度大的、不方便的工作或事情，通过协调力求也安排好那些次要的、非紧急的、难度小的或较方便的工作或事情。考虑到市场部吴先生的工作是去天津办展览，一是路途远，二是有展品，三是人数多，因此，应安排11座的小面包车给市场部;若小客车能容纳8人，则用小客车送研发部的何先生等8人去市郊开会，若不能，则可请示上司，是否可请何先生等人自行乘车，然后报销有关费用或租车前往。

　　3.为了进一步杜绝浪费，请你拟订一份关于节约使用办公用品的措施。

　　参考答案：

　　节约使用办公用品的措施如下：

　　(1)复印机：复印前由主管人员签字批准。

　　(2)传真机：指定人员使用传真机，做好登记并保留所有发送记录。

　　(3)计算机、打印机、因特网：昂贵的设备要限制使用;彩色要集中管理并由各部门独立核算成本;严格监督因特网的使用。

　　(4)电话、移动电话：减少打私人电话;控制国内外长途电话的使用;定期检查并核对电话账单以控制开销。

　　4.公司定于6月8日开始对各部门秘书进行业务培训，请您就怎样进行办公用品的发放谈谈您的看法。

　　参考答案：

　　业务培训的办公用品的发放要考虑：

　　(1)指定专人发放。

　　(2)按单位的有关制度规定发放时间。

　　(3)领取人填写物品申请表，并由授权人签字批准。

　　(4)物品申请表包括下列细节：申请表编号、申领部门、项目、数量、特殊要求、发放人签字、领取人签字、授权批准人签字、日期。

　　(5)清点核实发放办公用品。

　　(6)提醒使用部门和人员节约使用办公用品。

　　(7)紧急需要物品时必须有相应的程序处理。

　　5.公司定于5月12日开始对各部门秘书进行业务培训，请您就上司不在时的邮件如何处理谈谈您的看法。

　　参考答案：

　　上司不在时邮件的处理：

　　(1)按收文程序处理所有文件。

　　(2)按上司的吩咐或习惯将文件用电话、传真或邮寄通知他。邮寄时要在邮包上连续编号。

　　(3)若上司吩咐不接收文件，可先把需要上司亲自处理的文件保存下来，并通知发件人得到回复的时间。

　　6.由于公司业务范围不断扩大，文件收发工作宜由专人负责，请你写出收发文件的程序和要求，明天交给我。

　　参考答案：

　　收文工作的程序有：签收，拆封，登记，分类。

　　(1)签收：对件数进行清点、核对;检查文件外包装是否完好无损，检查封套上的文字是否都应是本部门收的;最后是签收，并注明日期。

　　(2)拆封：将信套订在文件后;再次检查文件内容是否本机关收。

　　(3)登记：按收文登记簿中所列内容逐项登记;在收进的文件首页贴上“来文处理单”。

　　(4)分类：将信件分为急件、要件、例行公事件、密件、私人件五类，分别归入五个规格一致但颜色不同的专用文件夹内。

　　发文工作的程序有：

　　(1)对发件进行查对，不要装错信封。

　　(2)检查附件是否齐全。

　　(3)邮件分类。

　　(4)按邮件的类型分别填上密级、急件、特快等标记。

　　(5)签名。

　　(6)登记。

　　(7)按时发送。

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