三、工作实务题

　　(1)背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是总经理王民需要你完成的任务。

　　便条高叶：从你昨天反映的情况来看，最近公司有的部门内部成员之间、部门之间的协作确实出现了一些问题。为加强内部管理，我拟组织一次部门主要负责人的面对面沟通会。请你就以下问题给我提些建议，并以备忘录形式发给我。谢谢。(1)提高团队士气的方法。(2)团队任务的分配方法。(3)上级管理部门与团队之间的信息沟通交流途径。

　　总经理王民

　　2012年2日12日

　　(2)背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的几项工作任务。

　　便条高叶：公司为了开拓国际市场，组织相关人员到欧洲进行了实地考察，需要形成一份报告给集团公司。请你完成以下工作任务：(1)说明起草文件的要求。(2)说明文件审核的具体方面。(3)说明审核后的发文处理程序。(4)说明封发的要求。

　　行政经理苏明

　　2012年1月9日

　　(3)背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的几项工作任务。

　　备忘录至：秘书——高叶自：行政经理——苏明内容：公司准备将今年的公司年会办成远程电话会议，决定由你起草此次会议筹备方案的初稿，为稳妥起见，请你先将远程会议筹备方案的特点予以整理，并从网上发给我。此外，请就如何检查会议筹备工作提出几点建议。

　　行政经理

　　苏明××××年×月×日

　　【参考答案】

　　(1) :

　　备忘录

　　至：总经理——王民

　　自：秘书——高叶

　　日期：2012年2月12日

　　主题：关于团队工作

　　(1)提高团队士气的方法：

　　①有一个良好的工作环境。

　　②让队员了解团队的使命。

　　③努力的目标相同。

　　④记住每个队员是独立的个体。

　　⑤创立团队识别系统。

　　⑥分享成果。

　　⑦确保团队正面气氛。

　　⑧秘书的作用。

　　(2)团队任务的分配方法：

　　认真筹划确定团队工作所需的资源、重要的阶段点、计划时间表，以及团队中每个成员的个人任务和责任，公平分配每个成员的工作。分配工作时，应考虑下列因素：

　　①团队成员工作经验的多少。

　　②每人承担的工作总量。

　　③尽可能变化着平均分配任务，不要将那些有趣的、大家都愿意做的工作总分配给同一个人，而要平均分配。

　　④应考虑团队成员的特长爱好，发挥每个人的积极性。

　　⑤组织团队会议共同讨论如何分配成员工作，公开化的讨论可使分配工作更合理、更公平。

　　⑥在实施执行中要有灵活性，通过监督和检察团队成员的工作进展，如果发现任务分配不合理、不公平的现象，应立即重新调整工作任务，以保证团队工作达到预期的目标。

　　(3)上级管理部门与团队之间的信息沟通交流途径：

　　①定期向上级主管部门提交书面报告。

　　②由团队领导定期向上级主管口头汇报团队的简要情况，保持团队领导与上级主管的个人接触。

　　③上级管理部门的领导亲自参加团队的有关会议。上级管理部门也能通过亲自到团队察看工作而获得团队建设的第一手资料。

　　④其他途径。例如通过举办团队工作进展情况的展览向上级汇报工作实现管理部门

　　和团队之间的沟通。

　　管理部门与团队之间的交流途径不应该是单方的、个别的，通常是上述这些交流方法的组合，以便可以更好地实现双方之间的交流，保证双方都能够获得关于团队进展的全面、准确和最新的信息。

　　(2) :

　　(1)起草文件的要求：情况确实，表述准确，观点明确，标点正确，字词规范，数字、地名准确。

　　(2)审核的重点：具体内容、文字表达、格式、体式。

　　(3)审核后的发文处理程序：签发、缮印、校对、盖印、登记。

　　(4)封发要求：折叠整齐，贴实封口，及时发送。

　　(3) :

　　远程会议筹备方案的特点：

　　(1)远程会议具有节省时间和金钱、能够与电话服务机构商定使用录音带做永久记录、而且交流更加直接、简短的优点。

　　(2)远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。

　　(3)会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论。

　　(4)远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。

　　做好会务筹备情况检查的方法大致分为以下两种：

　　(1)听取会议筹备人员的汇报。

　　①听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题。

　　②会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。

　　③选择合适的汇报时间。

　　④对会议筹备情况汇报的关键是发现筹备过程中的问题，及时地调整和加强。因此，汇报之后要抓紧催办和落实。

　　(2)会前现场检查。

　　①检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料，用盲文印刷等。远程会议要提前下发材料。

　　②注意气味。一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感。因此，要对所有工作人员提出要求。

　　③设立入场登记台。为使人们能轻松、快捷地登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。

　　张贴会场平面示意图。

　　④佩带徽章、名牌。为方便工作，所有工作人员都应佩带徽章或名牌。

　　⑤准备接待休息室。应在接待休息室内放置公司标志或旗帜，可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等。此外，还应备有急救箱。

　　⑥安排接待、服务人员。配备精通业务的人员，事先组织培训，回答与会者的提问。

　　⑦远程会议要加强对设备的检查。

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