二、案例分析题

　　(1)请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正柏或错误的地方(应至少找出10处正误点)。人物：高叶，总经理助理;王民，宏远公司总经理;谭平，总经理办公室文员;刘建l，设备采购部经理;孙悦，设备采购员;陈宏，财务总监。物品：采购方案、领导任务单、政府采购任务书、会议室一间、来访者登记卡样板l、布告板一个、企业产品宣传册若干、小型会议条幅(公司办公设备和家具采购方案协调会。情景一(公司会议室，高叶主持一个协调会，后面挂着会标，到会者有谭、刘、孙、陈)高：今天我们来开一个协调会，两天前王总给我下达了一个任务单，我公司的接待区需要重新装饰，为了适应公司的发展需要，我们首先碰一下接待区所需采购的各种物品，在此基础上，写出采购方案，做出采购预算。事先我已请行政部和总经理办公室广泛征求公司各部门的意见，现在我们将情况汇总一下。我先提醒大家几点，我们需要采购的物品要充分考虑实际的需求和与原来设备的匹配，同时要考虑到公司财务承受的能力，以及售后服务等问题。谁先谈谈?刘：公司要对接待区重新布置，我们尽可能让它比较完善，现在需要增设欢迎采访者的信息板，一般的布告板，如果可能应建立来访者卡、证的登记系统，并要在合适的位置安装录像探头等监视系统，还有各种展示架和资料报刊架。高：非常好，请你们将需要订购的物品写成书面报告提交上来，为制定整体的采购计划提供资料。孙：我们在制定采购预算之前需要对多家供货商进行比较，要充分比较设备的l性能、价格、付费方式。高：还要考虑交货时间和有关售后服务问题。公司考虑将公司的采购项目参与到由市政府采购中心主持的公开采购的活动中去。刘：昨天我已经将准备提交采购中心的任务书上报给了总经理办公室。高：我看了，但是中间还有一些问题，比如你没有写清招标文件发售的具体时间和地点，询标的具体时间与地点。刘：是吗，那可能是钟秘书他们疏忽了。我让他们重做一份尽快报总经理办公室。高：请你们同时将政府采购的招、投标程序写出一份报给我。陈：关于办公设备和用品的采购经费事先一定要做出详细的预算，公司最近流动资金比较紧张，因此，接待区的重新装饰和布局应该立求简洁、实用，有些一时达不到的功能不必强求。刘：我们既然重新装修一次还是应该力求功能齐全，跟上时代，要不还有什么意义。陈：我的意思是说，要简洁务实，像你们说的什么展式架、录像探头有必要吗?刘：怎么没有必要呀，你去别家公司看看，哪家不是这样呀。陈：反正花的不是你自己的钱，没人知道心疼。高：大家都是为了把公司的事情做得更好，并不是为个人的利益，所以简朴务实和与时俱进都是很必要的，什么一定要买，什么可以量力而行过一段再买等我们预算出来大：家可以再协商讨论。下面大家议一议财务预算的具体细节。(画面淡出)情景二(在公司的仓库房，高叶正在带着采购人员对所购的设备和办公用品逐一检查验货)高：小孙，你那边检查的进货的型号、数量、规格都没有什么问题吧?孙：没问题，我逐一清点，而且开包抽查了几个箱子，质量还不错。高：那好，你把这些发票、单据送到财务，把这个后续的贷款支票开出来交给厂家。情景三(高叶办公室，电话铃响)高：喂，你好，我是高叶。陈总监吗?你说前两天采购的办公设备用品的发票有问题。那出问题了?是货物的单价和原来的不一样，我审查的时候没太注意。那怎么办呀?好吧，我让采购部尽快跟供应商联系一下。(重新拿起电话给钟秘书打电话)高：钟秘书，请你帮我找出前几天设备购买的相关档案资料，特别是将其中的订货单、交货单和发票的复印件尽快给我送过来。什么?你没有将这些东西复印，我没告诉你? 难道你不知道这些东西都是要必须复印存档的吗?连这么点基本常识都没有还做什么秘书?(扔下电话)(画面淡出)2.请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出15处正误点)。宏远公司总经理助理高叶办公室，办公室内没有绿色植物(特写)，窗帘已拉上，遮住了外面的强光。电脑和打印机摆放有序。高叶着便装坐在办公桌前办公。办公桌上摆放着电话、名片盒、通讯录和零乱的文件、文件夹，身后的椅子上也摆放着一堆文件。电话铃响过两声，高叶左手拿起电话，右手准备记录：“喂，你好，这是宏远公司。啊，王总，我是小高……嗯……好，行，可以!没问题，您放心好了。再见!’挂下电话。高叶看了一下手表，拿起电话拨打：“喂，钟秘书吗?我是高助理，现在是9：30，请通知销售部吴经理、公关部马经理，还有保卫处的方主任，l0：00到1号会议室开个碰头会。好，就这样。再见!”高叶挂上电话。会议室的时钟指着9：50，高叶身穿职业装和同事钟秘书在会议室调试投影仪。高叶：“怎么还不亮啊?钟秘书，这个投影仪有问题啊!你通知一下行政部的技术人员，马上过来检查一下，别耽误了开会。”，钟秘书出去，进来一位技术人员，检查后说没问题了。钟秘书进来：“好了吗?”高叶：“应该没问题。把开会的相关资料准备好，马上要开会了。’1号会议室。会议桌椅摆放整齐、美观。高叶主持会议，两边依次坐着钟秘书、马经理、吴经理、方主任等四人。高叶：“今天会议的内容是这样的，我们集团公司和威世公司正在谈判的合作项目已经进入关键阶段，这是我公司和威世公司已有的一些合作项目和合作情况，请大家看一下相关录像。”这时会议室的多媒体屏幕上出现图像，继而图像消失。高叶继续发言：“下周一，威世公司亚太地区总裁要来我公司考察，王总委托我跟大家一起在此前筹备一个小型的展示会。这个展示会一定要给外商留下深刻的印象，而且要花费少。我们大家讨论一下。”马经理：“我有一个建议。作为公司内部的展示会，我们没有必要在外面租场地，可以把那个荣誉宣布置成展示厅，这样既可以节约开支，又能让外商体耠到我公司的工作气氛，效果一定好，事后恢复原样就行了。怎么样?”高叶边记录边接着说：“大家看马经理的建议如何……吴经理您觉得呢?”吴经理：“马上要开人大会议了，荣誉室是人大代表常参观的地方，这样换来换去不太方便。公关部出去租个地方并不费事呀。”马经理听后，气冲冲地扫了吴经理一眼，从座位上站起来反驳道：“出去租地方就会离公司太远，既不合适又花钱。”说完要走，高叶连忙摆手示意他坐下。高叶：“马经理是为了节约开支，吴经理是为了不影响荣誉室的正常工作，各有各的道理。从王总既要给外商留下深刻印象，又要花费少的要求来看，他也有把荣誉室暂时布置成展示会的意思，只是担心实施起来有困难。这就需要我们多想办法。我想，只要大家分工协作，展示会后能尽快恢复荣誉室，是完全能够做到产品展示和人大代表参观两不误的。吴经理、马经理、方主任，你们觉得怎么样?”方主任：“没问题。”高叶对着马、吴两位经理：“那你们二位呢?”吴经理有些勉强：“行。”马经理点头说：“可以。”高叶：“那好。展示会的场地布置和宣传工作由马经理负责，吴经理负责提供相关的技术资料和产品样品，方主任负责接待外宾和保卫工作。大家有什么J意见吗?”大家说：“没意见。”高叶边整理材料边说：“好，事情就这么定了。散会。”众人离席。高叶：“吴经理，稍等，能不能再麻烦您几分钟?您请坐。”高叶示意吴经理坐下，说：“马经理年轻，有时说话比较冲，其实他还是动了脑子的0”吴经理：“小高呀，我在这个公司二十多年了，你不是不知道，就没见过这么自以为是的人。他眼里还有谁呀?”高叶端了杯水给吴经理：“吴经理，您先喝水。这话又说回来了，谁都年轻过啊!我刚来的时候，不也和他差不多吗?要不是您手把手地教我，我哪有今天啊!”吴经理：“真不愧是经理助理，都会拐弯抹角地做我的工作了。”高叶：“哎，您是老同志，对我们年轻人还要多帮助。我有说的不对之处，您也别往心里去。咱别为一点儿小事影响了工作。”吴经理：“嘿，我要不懂得这点道理，四十多岁就白活了。好了，我该走了。”高叶站起：“那行，您多休息。今天还真谢谢您了。”两人离开会议室。数天之后，办公楼。高叶一边上楼一边接电话：“噢，王总呀，小钟接上您了?对，我们都布置好了，一小时后您直接到会场吧。您放心好了……再见!”吴经理，方主任，钟秘书走到高叶身旁。方主任：“高助理，会场布置得真不错，挺像回事的。”这时保安慌张地跑上楼来：“高助理，高助理，有辆大卡车坏在大门口了，影响了交通的出入。”高叶听后说：“噢，我的应急方案里应该有这项吧?”方主任：“对，可以从西门进来。”高叶：“噢，西门那边路有点窄，你赶快派个人引导一下吧，别把绿地轧坏了。’方主任：“行。”随保安下楼。高叶领着吴经理与钟秘书：“走，看看会场去。”

　　【参考答案】

　　1. (1)能够主持好协调会，启发和引导大家积极地发表意见。(√)

　　(2)在商讨重要会议议题前，能够提前通知有关部门根据会议议题广泛收集意见，做好会前的相关准备。(√)

　　(3)在会议组织中，能够引导会议，先提出一些建设性的意见，供大家参考。(√)

　　(4)对下属提供的有用信息注意及时的确认和形成书面文字。(√)

　　(5)知道在办公用品的采购计划和预算中考虑交货的时间和售后服务有关的细节问题。(√)

　　(6)能够检查出政府采购的招标文书中所存在的问题(如没有写清招标文件的发售时间和地点、询标的时间和地点)。(√)

　　(7)能够在开展参与政府采购项目之前，主动了解政府采购招、投标的主要内容。(√)

　　(8)在与会人员发生矛盾冲突时，能够限制影响会议决议的行为，尽量消除交流的障碍，以保证团队成员的交流尽可能有效和谐。(√)

　　(9)在会议主持中以问题为导向，不断引导与会者形成讨论的结论。(√)

　　(10)在办公设备和用品进货时，能够带领下属认真核查数量，但未能认真地检查相关的票据。(×)

　　(11)没有事先提醒下属将设备采购的相关票据复印存档。(×)

　　(12)在下属工作出现漏洞和问题时，不能耐心地指导下属，态度比较简单粗暴。(×)

　　2.(1)办公室内缺少绿色植物。(×)

　　(2)办公室内环境自然，能用窗帘遮住强光。(√)

　　(3)将电脑、打印机等用电设备放置在一起，便于电源接线和管班。(√)

　　(4)着装不规范。(×)

　　(5)办公桌未加整理，桌上、椅子上堆放文件。(×)

　　(6)电话铃响三声内接听，用语规范。(√)

　　(7)一边接电话一边记录重要信息。(√)

　　(8)对总经理布置的工作能马上落实。(√)

　　(9)能迅速确定会议议程、会议时间、会议地点及与会人员。(√)

　　(10)能安排钟秘书将“碰头会”的时间、地点通知到每个与会人员。(√)

　　(11)提前进入会场检查并调试设备。(√)

　　(12)能在会议中先宣布会议议题，引导大家充分发表意见。(√)

　　(13)能在与会者之间出现矛盾冲突时采用柔性策略化解矛店，保证会议顺利进行。(√)

　　(14)能在会议中安排钟秘书做好会议记录。(√)

　　(15)准备了多媒体投影仪却没有在会中发挥其作用。(×)

　　(16)能及时总结会议发言，形成会议决议，并责任到人、分工明确。(√)

　　(17)注重横向沟通，使员工为共同目标而合作。(√)

　　(18)以面谈的形式与吴经理进行横向沟通，尊重对方，有理有节。(√)

　　(19)在小型展示会举办前能对会场进行现场检查。(√)

　　(20)有处理突发事件的应对能力。(√)