5. 校勘对象及常用的校勘符号用法

　　(1)讹文，亦称舛文、误字，即档案原文中的错别字。编者在转录文件上映保留讹文，以“<>”将正字括于讹文之后。

　　(2)夺文，亦称脱文、阙文，即档案原文中的掉字。编者应在转录文件上的原档掉字位置处，以“[]”将考证出的所掉之字补于括号之中。

　　(3)衍文，即档案原文中重叠多余之字。编者应在转录件上用“[]”将多余之字括起来。

　　(4)倒文，指档案原文中文字前后颠倒。因为倒文也属于错字，勾改倒文的符号可以用改正讹文符号“<>”来勾转恢复其字序

　　(5)对于档案原文中污损残缺之字，以相同数量之缺字号“□”补在所缺文字处

　　(6)对有疑问的文字，又难以断其正误，可于此字句后加“(?)”以存疑待考

　　6. 拟制档案文献标题的要求

　　(1)标题结构要合理

　　档案文献标题应该包括作者、内容、受文者、文种、时间、地点六个组成要素。不得少于三个，即文种、内容、时间。

　　(2)要表明编者态度

　　以“中性”为好。有的档案文献内容反动，观点错误，反映在标题上，编者应该明确否定。

　　(3)应体现时代特色

　　在拟制标题时，只要不影响读者理解，最好一仍其旧，不用今日词语代替，以保持该档案形成时的时代特色，增强其历史真实感。

　　(4)要惜字如金

　　拟制时应注意：其一，尽力使用历史档案中原词汇。其二，不得使用形容词等文学语言，标题措辞应朴实无华，直截了当。其三，在不影响读者理解的前提下，标题尽量少用“和”，“的”等虚字。其四，标题用语要高度概括文件内容。

　　(5)要措辞准确

　　应做到：

　　第一，反复研究档案文献内容，真正把握其内容实质，在标题中准确反映出档案文献内涵。

　　第二，如果档案内容较复杂，难以在标题中准确反映，可以仅标示与本文件和汇编题目有关的部分，无关部分不标。

　　第三，不得使用语意含混、模棱两可以及不规范的词语，防止读者不得要领，甚至产生错误的认识，但要符合文法和词法。

　　7. 编排档案文献的原则

　　(1)最大限度地体现档案文献之间的最主要的或最基本的联系

　　一般分为“纵”的联系和“横”的联系。所谓“纵”的联系，是指通过排列档案文献可以看出他们之间的历史联系。所谓“横”的联系，是指档案文献反映出的问题的联系、作者的联系、通讯者的联系、地区的联系和文种的联系等等。

　　(2)要遵守分类的逻辑规则

　　第一，应依据辩证逻辑的原则，对汇编内档案文献分类设项。首先，贯彻历史规律与逻辑关系统一的原则。其次，正确反映经济基础和上层建筑的辩证关系。最后，正确反映历史事件发展的因果关系。

　　第二，要遵守形式逻辑的划分原则。首先，同一级类别必须按同一根据划分，不能按不同根据划分。其次，同一级各类别应当界限明确，不能互相交叉、包括或从属。再次，层次较多的分类，应按类级的从属关系逐级划分，防止层次混乱或越级划分。最后，汇编中所属类、项名称的内涵或外延，应与该类、项内所包括的档案文献的范围相符，即类名的概括不能大于或小于该类档案文献的内容范围。

　　(3)要体现一定的思想性

　　8. 档案文献的科学归类

　　第一，要注意档案文献的内容与所属类别的内在联系。

　　第二，要分清档案文献内容的主次。

　　第三，如果文件属于全面的、综合的、概述性的，不宜归入汇编中的某个具体的、局部的类、项，则可在各类、项之前设综合性的类项以归属之。

　　第四，汇编选录的文件中，如果有以下情况，可作附录处理。

　　其一，不直接属于本专题收录范围而又与本专题有一定联系的、具有一定参考价值的档案文献，如果收入汇编，应作为附录处理。

　　其二，汇编文集时，如果将不属于作者直接形成的而与作者在文件中所论问题有密切关系的文件收入汇编，应作为附录处理。

　　其三，汇编中主要收录正面文件，其中也包含少量反面文件，可将反面文件作为附录处理。

　　其四，汇编中收录的材料主要是档案文献，为了阐明问题的需要，也收录少部分图书文献或报刊资料等，这些不属于档案文件性质的材料也可作为附录处理。

　　9. 加工原则

　　(1)存真原则：内容和文字高度一致

　　(2)求实原则：遵守实事求是原则。

　　(3)慎改原则：没有把握，改无确据，可改可不改的文字，则一律不该。

　　(4)标准原则：改动之处以加工符号或文字标示说明。

　　上述加工的四种原则，是档案文献的可据性和可读性得以实现的重要保障，只有按上述原则加工，才能达到加工的目的。上述四项原则并非互无联系，更不是互相矛盾的，而是辩证的统一。简而言之，编纂公布档案文献旨在开拓并向社会提供档案所记录的原始信息，因此，首先要注重“存真”;存真不意味着不作任何加工，但加工必须建立在科学研究，即“求实”的基础上;当加工遇到疑难，无从索解时，不应率意下笔，要慎之又慎，坚持“慎改”;凡有加工改动之处，应讲求科学的形式，故要进行“标注”。

　　最后，作为一项常识性的要求，档案文献的加工必须在复制件或抄件上进行，加工时还要注意保护好档案原件，决不允许冀图一时便利而直接在档案原件上加工，并严禁在档案原件上勾画、圈点、涂改、批注，乃至剪裁、挖补、揉损、浸染、玷污。编纂工作的最大优越性，除了方便读者，就是有利于保护档案原件，如果在加工时损坏了档案原件，就违背了编纂档案文献的宗旨。

　　10. 刘向、刘歆的档案文献编纂思想

　　1.备众本

　　校勘必须广收众本，才能参酌去取，这一方法创始于刘向。刘向校书所用的版本相当多，有来源于官府藏书，也有来源于私人藏书。

　　2.订脱误

　　订脱误，指校勘字句中的脱字和误字。

　　3.定编章

　　定编章内容之一，是将同书各本对校，删除重复。定编章内容之二，是不仅删除重复，而且还增加佚文。定编章内容之三，是将同一性质之各书，或源出于一人之各书，合而编之为一大书。

　　4.谨编次

　　刘向父子校书，删重补缺，确定篇章后，则是条理次序。其编次谨慎，根据内容和性质的不同，确定不同的体例机构及篇次、章次。将一书篇目分为内外篇，也是刘向谨编次之一例。

　　5.定书名

　　古书多单篇或部分流传，起初并无定名。刘向所校书中有重复残缺，重新编次者，皆题之曰《新书》，以别于中秘旧藏及民间藏书。

　　6.存阙疑

　　刘向、刘歆父子校理群书，其态度是及其严谨谨慎的。他们对作者、篇章内容往往有所考编，但又本着阙疑精神，不做武断处理。将一书分为内外篇，外篇所含皆是疑为伪托的篇章，正是阙疑精神的体现。