(四)管理信息工作现代化及意义

　　1.办公自动化含义;就是利用先进的科学技术，是办公室的某些业务变为由办公自动化设备进行处理，促进办公活动的科学化、自动化，从而达到最大限度地提高工作质量和工作效率。

　　2. 管理信息工作现代化的重要意义。

　　(1)办公自动化适应了信息社会发展的需要

　　(2)办公自动化可以大大提高管理工作效率和质量。

　　(3)办公自动化有力地促进管理工作的改革。

　　(4)办公自动化可以提高领导决策的科学化水平。

　　(五)办公自动化的功能和设备

　　1.(1)数据处理功能;可以对数据系统进行监控，处理局部数据，完成所需要的各种数据计算，以及把原始数据编写成一定的格式等。

　　(2)决策支持功能;决策支持是从数据、管理科学、人工智能、系统工程学等基础上发展起来的，它实际上是办公自动化与管理信息系统的集合。

　　(3)网络通信功能。一方面可使办公系统的各部门之间和系统同外界交换办公有关的信息，这些信息的形式包括数据、文字、图形、图像、语音等。另一方面可使办公人员能共享各种集中保管的资料、文件、档案等。

　　2.(1)办公自动化系统的主要功能;

　　①文字处理。②数据处理。③语音处理。④图形与图像处理。⑤决策支持。⑥网络通信。⑦信息查询。⑧行政管理。

　　(2)办公自动化的主要设备技术。

　　①计算机。一是文字处理步骤。包括文字输入;文字编辑;打印复制。二是汉字处理系统。包括输入法;文字处理软件;打印系统。

　　②电子信箱。③复印机。④传真机。⑤电话机。⑥打字机。⑦多媒体。

　　3.多媒体及其应用范围。

　　它是近几年发展起来的，集声音、文字、图形、图像、音乐、动画和视听技术于一体的现代办公自动化领域的新技术。

　　应用范围很广，有以下几个方面：(1)教育与训练。(2)演示系统。(3)咨询服务。(4)管理信息系统与办公自动化。(5)讲演辅助。(6)视像会议。

　　(六)实施办公自动化的基本要求。

　　基本要求：(1)要进一步提高各级党政领导对办公自动化重大意义的认识。①审查批准办公自动化工作总体规划;②帮助落实经费;③亲自参与办公自动化的重大活动，推动办公自动化工作。

　　(2)要从人力、物力的实际情况出发，选择好各自发展的工作重点。

　　(3)要建立一支熟练掌握办公自动化技术的信息人员。

　　(4)要加强科学管理，充分发挥自动化系统设备的作用。

　　(5)要注意新技术的开发和推广应用。

　　(6)要加强安全保密措施。①经常对信息工作人员进行电子信息安全保密教育，不断提高电子信息的安全保密意识。②要求传真机操作员、计算机操作员特别是联络机操作员，要严格遵守有关规定和操作规程。③要加强电子信息载体软盘、硬盘、磁带等的管理。④要加强防范措施，如机房门要加固，要有专用保险柜，建立计算机通信网络，要装备数据加密机等。⑤有关人员调整时要有严格的安全保密工作交接制度。⑥要重视计算机病毒的防治。