第三章　医药科技档案的形成和归档

　　第八条　各单位必须建立和健全科技文件材料的形成、积累、整理、归档制度，并列入科技工作程序和科研、生产、基建等计划中，列入有关部门和有关人员的职责范围，要做到每项科研、生产、基建等活动都有完整、准确、系统的科技文件材料归档。

　　第九条　各单位在对每一科研、生产或设计工程项目进行评议、鉴定、贵重仪器设备开箱验收、基建工程竣工验收时，要有科技档案部门参加，对应当归档的科技文件材料加以验收。没有完整、准确、系统的科技文件材料归案的项目，不能验收。

　　第十条　一个科研课题、生产产品、一项工程或其他技术项目，在完成或告一段落后，都必须将所形成的科技文件材料，按其自然形成规律，按归档具体要求加以系统整理，组成保管单位，填写保管期限，注明密级，由项目负责人审查签字后向档案部门归档。

　　第十一条　凡归档的科技文件材料，都应做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰，宜用蓝黑墨水、碳素墨水书写，禁用铅笔书写，以利长期保存。

　　第十二条　需要归档的科技文件材料至少配套归档一份。重要项目的科技文件材料应复制二份至三份配套归档。

　　第十三条　科技档案的归档时间，以一项科研成果鉴定、产品正式投产、仪器设备正常运转、基建工程竣工验收后及时整理，随时归档。综合科技计划、报表以年度为单位，在年终汇总后归档。

　　第十四条　凡是几个单位共同协作完成的项目或工程，由主办单位归档保存一整套完整的科技档案。参加协作单位除保存本单位承担任务部分的档案正本外，应将复制本送主办单位保存。

　　第十五条　因故中断的研制任务，项目(课题)负责人必须将该项目的技术文件材料及时整理归档。

　　第十六条　医药科技文件材料包括以下内容：

　　(1)药政管理类、(2)药学教育类、(3)医药技术情报类、(4)医药科研类、(5)医药设计类、(6)药品生产类、(7)医疗设备器械生产类、(8)医药科技出版物类、(9)仪器设备类、(10)基本建设类。

　　各类具体科技文件材料的收集范围按《国家医药管理局科技文件材料归档范围及保管期限划定办法》(试行)的各条款执行。

　　第四章　医药科技档案的管理

　　第十七条　科技文件材料归档后要及时进行分类、编目、登帐、统计和必要的加工整理，编制检索工具和参考资料，为科研、生产、基建、教学等各项工作积极提供利用。《国家医药管理局科技档案分类法》是医药科技档案分类的依据，供本系统分类科技档案应用。

　　第十八条　科技档案的密级划定、升、降，由业务主管部门、鉴定小组根据有关规定确定和调整。密级分为：绝密、机密、秘密三种。科技档案部门必须建立保密制度，注意在不失密的情况下扩大利用范围。

　　第十九条　科技档案的保管期限分永久、长期(15年以上)、短期(15年以下)三种。各单位根据国家医药管理局科技档案保管期限表结合本单位具体情况制定本单位的科技档案具体保管期限。

　　第二十条　各单位的科技档案部门，要做好科技档案的鉴定工作，在总工程师或技术负责人的领导下，由科技领导干部、熟悉有关业务的科技人员和科技档案人员组成鉴定小组。鉴定的方法为直接鉴定法。即直接对每一案卷档案的内容、完整情况等进行慎重地详细审查，对案卷的密别、保管期限进行严格的审核和调整。凡没有划定保管期限的，应确定其保管期限;对已失去保存价值的，应及时进行剔除处理;凡属需要销毁的，应提出销毁意见，并写出销毁报告、编造清册，经单位领导审定，并报上级主管机关备案。

　　第二十一条　销毁档案时，应与本单位的保密、保卫部门取得联系，并指定销毁地点和监销人，防止失密。

　　第二十二条　各单位应建立和健全对已归档的科技文件材料的补充修改制度，在得到业务负责人的审批后方可进行补充、修改。

　　第二十三条　管理科技档案必须有专用库房，库房内保持适当的温、湿度，并应有防火、防虫、防鼠、防晒等措施，搞好技术保护工作。档案部门应经常地对科技档案进行保管状况的检查。如发现问题除及时报告本单位的保密、保卫部门及单位领导外，应采取补救措施，以减少档案的损失。

　　第二十四条　各单位的科技档案部门应建立登记统计制度，对科技档案的接收、借阅、利用效果等方面进行登记和统计。

　　第二十五条　单位撤销或变动，以及建筑物、构筑物、设备、仪器等转移使用关系时，应将其档案收集齐全，妥善整理，经上级主管单位批准后，向接受单位办理交接手续。重要设备、仪器报废后，其档案仍由档案部门存查。

　　第二十六条　科技档案部门增添设备和用品的费用，按财政部和国家档案局的有关规定执行。

　　第五章　科技档案干部

　　第二十七条　各单位可根据工作量的大小，给科技档案部门配备一定数量且能胜任工作的专、兼职科技档案管理技术人员，并保持相对稳定，以保证工作的需要。

　　第二十八条　科技档案干部要努力学习马列主义、毛泽东思想，认真执行国家的方针政策，热爱档案工作，刻苦钻研业务，扩充知识面，勇于开创新局面，不断总结经验，提高管理工作水平，积极为社会主义现代化建设服务。

　　第二十九条　各单位要经常对科技档案干部进行保守国家机密的教育，检查遵守保密制度的情况。

　　第三十条　科技档案干部的聘任(任命)、晋升、奖惩，按国家的有关规定执行。

　　第六章　附则

　　第三十一条　各单位应参照本办法制定本单位的实施细则、报上级主管机关档案部门备案。

　　第三十二条　本办法自公布之日起施行。