第二节 物业管理招标投标的策划与实施

　　一、物业管理招标投标的基本要求与原则

　　(一)物业管理招标投标的基本要求

　　(1)参与招标投标的双方应根据相关法律、法规的规定组织物业管理的招标投标活动，即对招标投标方的资格认定以及招标投标的具体实施程序等，都必须符合相关法律法规的要求，并接受有关部门的监督与管理。物业管理招标投标的法律依据主要有《中华人民共和国招标投标法》、《物业管理条例》、《前期物业管理招标投标管理暂行办法》及各地方的相关法规政策规定。

　　(2)在物业管理招标投标过程中，无论是招标方还是投标方都应该充分考虑市场要素。招标方应在充分了解和掌握物业管理市场信息的基础上确定招标方式和招标内容，选择投标企业的范围，决定中标结果，确保招标顺利实施;投标方应在充分把握招标投标活动的信息与动态变化的前提下，对投标项目的可行性和项目外部环境和条件等方面进行综合评估，策划组织投标活动，确保投标的成功。

　　(3)投标方应根据项目的实际情况和业主(或物业使用人)的需求，选择最适合项目运作和业主(或物业使用人)需求的物业管理企业及服务;对投标方而言，不仅要依据项目的实际情况和业主(或物业使用人)的需求制订符合项目要求的物业管理模式和运作方案，还应充分考虑项目运作实施过程中潜在的风险，在投标策略方面也应符合项目的特点与企业自身的条件组织投标活动。

　　(4)按照国际惯例和相关法律法规的要求，应明确招标投标的相关程序和时间安排，确保招标投标活动顺利实施。如组成评标委员会的专家必须从政府专家库中抽取;招标人在发布招标公告或投标邀请书的10日内必须提交与招标项目和招标活动有关的资料，向项目所在地的县级以上地方人民政府房地产行政主管部门备案等。

　　(二)物业管理招标投标的基本原则

　　(1)物业管理招标由招标人依法组织实施。招标人不得以不合理条件限制或者排斥潜在投标人，不得对潜在投标人进行歧视待遇，不得对潜在投标人提出与招标物业管理项目实际要求不符的过高的资格等要求。

　　(2)在评标委员会的组成以及开标、答辩、记分、评标、定标等程序和方法上，应当严格遵守相关法律、法规和招标文件的要求，公正地对待每一个投标单位，禁止任何人、任何单位在招标过程中利用特权或优势获得不正当利益。

　　(3)招标投标活动中的条件、程序、方法、过程、结果及相关信息应保持公开，而且是主动针对所有受众的，应使招标活动中的每一个环节都保持高度透明，确保招标公平、公正的实施。

　　(4)在物业管理招标过程中，招标投标双方应该严格按照招标投标的程序要求和相关法律规范实施招标投标活动，实事求是，守信践诺。准确履行招标投标义务，具体表现在以下几个方面：

　　1)招标人不得事先预定中标单位或设定不公平条件，不得在招标过程中以言行影响评标委员会或协助某一投标单位获得竞争优势;

　　2)招标人不得违反规定拒绝与中标人签订合同;

　　3)投标人不得与招标人或其他投标人串通投标，损害国家利益、社会公共利益或者他人合法权益;

　　4)投标人不得向招标人或者招标委员会成员行贿或以其他不正当手段谋取中标。

　　二、物业管理招标的条件与程序

　　(一)物业管理招标的条件

　　1.主体条件

　　招标人为业主委员会的，须经业主大会授权，同时应将招标的过程和结果及时向业主公开;招标人为建设单位的，必须符合相应的法律法规 规定的其他条件;招标项目为重点基础设施或公用事业物业的，招标人必须经相关产权部门的批准、授权。

　　有能力组织和实施招标活动的招标人，可以自行组织实施招标活动，也可以委托招标代理机构办理招标事宜。

　　(1)招标人自行组织招标。

　　自行组织实施招标活动的招标人应当成立专门的招标组织，负责招标活动的具体实施，审定招标条件、标底、评标程序和定标方法等。

　　自行组织物业管理招标活动的招标人应具备以下条件：拥有与招标项目相适应的技术、经济、管理人员;具有编制招标文件的能力;具有组织开标、评标及定标的能力。

　　(2)招标人委托招标代理机构办理招标。

　　委托招标代理机构常见于公开招标和大范围邀请招标。如2003年湖南省某政府物业、广东省某政府物业等采取的是委托招标代理机构进行招标的形式。由于招标代理机构具有较强的专业水平、广泛的市场信息和熟练的招标投标技巧，因此，这种招标方式能够提高招标工作的效率和质量，使招标机构与投标人之间的信息充分对称，有利于招标人选择符合要求的物业管理企业。

　　招标人应根据自己的意愿和物业自身情况选择招标代理机构进行招标。招标代理机构与招标人之间仅限于委托代理的关系，因此，招标代理人应当在招标人委托的范围内办理招标事宜，并遵守有关针对招标人的法规规定。

　　2.项目条件

　　按照《物业管理条例》和《前期物业管理招标投标管理暂行办法》规定，住宅及同一物业管理区域内和非住宅的建设单位，应当通过招标投标的方式选聘具有相应资质的物业管理企业;投标人不少于3个或者住宅规模较小的，经物业所在地的区、县人民政府房地产行政主管部门批准，可以采用协议方式选聘具有相应资质的物业管理企业。

　　国家提倡建设单位通过招标投标的方式选聘具有相应资质的物业管理企业。

　　因此，必须通过招标投标方式选聘物业管理企业的项目，仅为新开发的住宅及同一物业管理区域内的非住宅;新开发的非住宅项目，以及业主入住后由业主大会选聘物业管理企业的情况下，既可采取招标投标方式，也可采取其他方式。

　　(二)物业管理招标的程序

　　1.成立招标领导小组

　　招标人在政府房地产行政主管部门的指导、监督下，成立招标领导小组，确定招标方式、内容、招标条件和投标企业的范围，并对招标过程中可能出现的问题和不确定的风险进行预测;制订相应的防范控制体系;编制招标文件;发布招标公告或投标邀请书;对投标人进行资格审查;向投标人发放招标文件和提供相关技术资料;组织投标人现场踏勘和答辩;制订标底和评标方法;发布中标结果等。

　　2.编制招标文件

　　招标人应当根据物业管理项目的特点和需要，在招标前完成招标文件的编制。

　　招标文件应包括以下内容：

　　(1)招标人及招标项目简介，包括招标人名称、地址、联系方式、项目基本情况、物业管理用房的配套情况等;

　　(2)物业管理服务内容及要求，包括服务内容、服务标准等;

　　(3)对投标人及投标书的要求，包括投标人的资格、投标书的格式、主要内容等;

　　(4)评标标准和评标办法;

　　(5)招标活动方案，包括招标组织结构、开标时间及地点等;

　　(6)物业服务合同的签订说明;

　　(7)其他事项的说明及法律法规规定的其他内容。

　　招标人应当在发布招标公告或者发出投标邀请书的10日前，提交与物业管理有关的物业项目开发建设的政府批件、招标公告或者招标邀请书、招标文件和法律、法规规定的其他材料，报物业项目所在地的县级房地产行政主管部门备案。

　　3.公布招标公告或发出投标邀请书

　　招标人采取公开招标方式的，应通过公开每体发布招标公告，并同时在中国住宅与房地产信息网和中国物业管理协会网上发布招标公告。

　　招标公告应当载明招标人的名称和地址，招标项目的基本情况以及获取招标文件的办法等事项。

　　招标人采取邀请招标方式的，应当向3个以上物业管理企业发出投标邀请书，投标邀请书应当包含以上招标公告载明的事项。

　　4.发放招标文件

　　招标文件的发放应当按照招标公告或投标邀请函确定的时间、地点向投标方提供，也可以通过网络下载的方式进行。除不可抗力的因素外，招标人或招标代理机构在发布招标公告和发出投标邀请函后不得终止招标。

　　在进行规模较大、比较复杂的物业项目招标时，通常由招标人或招标机构在投标人获得招标文件后，统一安排投标人会议，即标前会议。标前会议一般安排在投标物业现场，在投标人进行现场踏勘后召开，标前会议的目的在于解答投标人提出的各类问题。

　　招标人应当确定投标人编制投标文件所需要的合理时间。公开招标的物业管理项目，自招标文件发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止，最短不得少于20日。招标人需要对已发出的招标文件进行必要的澄清或者修改的，应当在招标文件要求提交投标文件截止时间至少15日前，以书面形式通知所有的招标文件收受人。该澄清或者修改的内容为招标文件的组成部分。

　　5.投标申请人的资格预审

　　实行投标资格预审的物业管理项目，招标人应当在招标公告或者投标邀请书中载明资格预审的条件和获取资格预审文件的办法。资格预审文件一般应当包括资格预审申请书格式、申请人须知，以及需要投标申请人提供的企业资质文件、业绩、技术装备、财务状况和拟派出的项目负责人与主要管理人员的简历、业绩等证明材料。

　　经资格预审后，公开招标的招标人应当向资格预审合格的投标申请人发出资格预审合格通知书，告知获取招标文件的时间、地点和方法，并同时向不符合资格的投标申请人告知资格预审结果。在资格预审合格的投标申请人过多时，可以由投标人从中选择不少于5家资格预审合格的投标申请人。

　　6.接受投标文件

　　投标人应按照招标文件规定的时间和地点接受投标文件。投标人在送达投标文件时，招标人应检验玩具是否密封或送达时间是否符合要求，符合者发给回执，否则招标人有权拒绝或作为废标处理。投标书递交后，在投标截止时间期限前，投标人可以通过正式函件的形式调整报价及作补充说明。

　　招标人不得向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量以及可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况。

　　7.成立评标委员会

　　招标人或招标代理机构负责组建评标委员会，评标委员会由招标人的 代表与物业管理专家组成，专家从房地产行政主管部门建立的物业管理评标专家库中采取随机抽取的方式确定。评标委员会的人数一般为5人以上的单数，其中招标代表以外的物业管理方面的专家人数不得少于成员数的2/3。评标委员会的成员的名单在开标前严格保密。与投标人有利害关系的人员不得作为评标委员会的成员。

　　评标委员会成员应当客观、公正地履行职责，遵守职业道德，对所提出的评审意见承担个人责任。评标委员会成员不得与任何投标人或者与招标结果有利害关系的人进行接触，不得收受投标人、中介人、其他利害关系人的财物或者其他好处。

　　8.开标、评标和中标

　　(1)开标

　　开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行;开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。开标由招标人主持，邀请所有投标人参加。开标应当按照以下规定进行：由投标人或者其推选代表检查投标文件的密封情况，也可以由招标人委托公证机构进行检查公证。经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。在招标文件要求提交投标文件的截止时间前收到的所有投标文件，在开标时都应当由招标人当众予以拆封。开标过程应当进行记录，并由招标人存档备查。

　　(2)评标

　　开标过程结束后应立即进入评标程序。评标由评标委员会负责，除现场答辩部分外，评标应当在严格保密的情况下进行。评标委员会负责根据招标文件规定的要求和评分方式、标准进行评标，评标采取集中会议的方式对所有的投标文件进行严格的审查和比较，评标一般采用综合评议和百分制量化的评分方法。

　　评标委员会可以用书面形式要求投标人对投标文件中涵义不明确的内容作必要的澄清或者说明。投标人应当采用书面形式进行澄清或者说明，其澄清或者说明不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。在评标过程中召开现场答辩会的，应当事先在招标文件中说明，并注目所占评分的比重。评标委员会应当按照评标文件的评标要求，根据标书评分、现场答辩等情况进行综合评标。评标委员会应当按照招标文件确定的评分标准和方法，对投标文件进行评审和比较，并对评标结果签字确认。评标委员会经评审，认为所有投标文件都不符合招标文件要求的，可以否决所有投标。依法必须进行招标的物业管理项目的所有投标被否决的，招标人应当重新招标。评标委员会完成评标后，应当向招标人提出书面评标报告，阐明评标委员会对各投标文件的评审和比较意见，并按照招标文件规定的评标标准和评标方法，推荐不超过3名有排序的合格的中标候选人。当确定中标候选人放弃中标或者因不可抗力提出不能履行合同的，招标人可以依序确定其他中标候选人为中标人。

　　(3)中标及签订合同

　　招标人应当在投标有效截止时限30日前确定中标人。投标有效期应当在招标文件中载明。招标人应当向中标人发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的投标人，并返还其投标书。招标人应当自确定中标人之日起15内，向物业项目所在地的现级以上人民政府房地产行政主管部门备案。备案材料应包括开标评标过程、确定中标人的方式及理由、评标委员会的评标报告、中标人的投标文件等资料。委托代理招标的，还应当附招标代理委托合同。

　　招标人和中标人应当自中标通知书发出起30日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同;招标人和中标人不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议。招标人无正当理由不与中标人签订合同，给中标人造成损失的，招标人应当给予赔偿。

　　三、物业管理投标的条件、程序与策略技巧

　　(一)参加物业管理投标的条件

　　1.法律法规规定的要求

　　根据相关法律、法规的要求，参与物业管理投标应当是具有相应物业管理企业资质和承担招标项目能力的法人企业。物业管理企业在国内参与投标业务的，必须取得《企业法人营业执照》和政府行政主管部门颁发的《物业管理企业资质证书》。具体可参照建设部2004年3月颁发的中华人民共和国建设部令第125号《物业管理企业资质管理办法》的相关规定。

　　2.招标方规定的要求

　　在物业管理招标中，招标方在招标条件中除要求投标人具备相应的物业管理企业资质，一般还会要求投标方具有管理与投标物业类似项目的经验与业绩，并对投标人在资金、管理和技术实力，投标人的商业信誉，派驻项目的负责人、管理团队的条件，物业管理服务内容和服务标准，投标书的制作、技术规范和合同条款等方面作出明确具体的要求。

　　(二)物业管理投标程序

　　1.获取招标信息

　　根据招标方式的特点，投标人获取招标信息一般来自两个渠道：一是从公共媒介上采集公开招标信息，二是来自招标方的邀请。

　　2.项目评估与风险防范

　　在获取招标信息后，投标应首先组织经营管理、专业技术和财务等方面的人员对招标物业进行项目评估，预测中标成功的可能性和存在的风险，对投标活动进行策划，制订相应的投标策略和风险控制措施，确保投标的成功或避免企业遭受损失。

　　(1)项目评估

　　项目评估一般分为两 个阶段，即初选阶段，准备和实施阶段。初选阶段的评估主要是在调查、研究资料的基础上对项目进行分析、预测和评定，目的是确定是否参与投标;准备和实施阶段的评估主要是对投标物业进行深入的调查和进行技术、经济论证，并在此基础上确定最佳投标策略和管理方案。

　　项目评估主要包括以下几个方面的内容：

　　1)投标物业的基本情况

　　投标人在分析招标物业项目的基本情况时，主要是从物业的性质、类型入手，着重了解物业的建筑面积和投资规模、使用周期、建筑设计规划、配套设施设备等具体情况。属于新建物业的，就要了解物业的建设周期和进度，分析物业现有条件对实施物业管理服务的利弊，如在早期介入和前期物业管理的项目中，要关注现有规划设计及建筑施工中是否存在不符合物业管理要求的问题，以便在方案中提出相应的解决或建议方案;属于已投入使用的物业的，则应收集物业使用过程中的具体资料，如历年大中修计划实施情况、配套设施功能改造方案等;属于商业类型物业的，则应了解商业物业的使用功能和规模;对公用事业类型物业，除了解物业的基本情况外，还应该关注现有规划或已配置的设施中是否具备预防及应对紧急事件的条件等。

　　物业管理企业可以通过招标文件、现场踏勘、标前会议等渠道获取招标物业项目的基本资料，为项目的组织架构设计、人员及岗位的设置、费用测算等提供准确的依据。

　　2)招标物业项目的定位

　　分析招标物业项目的定位要从投标物业项目的内部条件和外部环境入手，了解物业的功能定位、形象定位和市场定位，调查物业所在地域的人文环境、经济环境、政治及法律环境，具体包括物业所在地域的法规政策，政府管理，社会文化传统与习惯，居民收入与消费水平，物业所在区域的位置、交通条件、商业状况、人口流动状况，同类物业的服务费用标准等。

　　3)业主的需求

　　招标物业项目的业主对物业管理服务的需求包括业主需求的内容、物业管理消费的承受能力等。目前设计得甲较为规范的物业管理招标文件中对物业管理服务需求都有明确具体的规定，物业管理企业应认真分析招标文件和相关内容。对于非单一业主性质的招标项目，物业管理企业还应通过市场调研的方式了解招标物业业主(包括预售或现售性质物业的潜在客户)的文化层次、生活需求、对物业管理服务的期望与要求，从而为制订管理方案中的服务重点和管理措施提供决策依据。

　　4)建设单位、物业产权人(含业主)、物业使用人的基本情况

　　建设单位、物业产权人(含业主)、物业使用人的基本情况包括其背景资料以及是否具有诚意合作并具备履行合同的实力。属于新建物业的，要详细调查了解建设单位的资金实力、技术力量和商业信誉等，并通过对建设单位以往所承建的物业质量，以及有关物业管理公司与之合作情况的调查，分析判断招标物业建设单位的可靠性;属于重新选聘物业管理企业的招标项目，应调查解聘原管理方的原因、物业产权人是否与原建设单位或管理方存在法律纠纷;对于已投入使用一定年限的招标物业，需详细了解物业的使用情况、产权人的背景资金实力和信誉，物业是否存在重大隐患;属于要求投标参与物业合作经营的招标项目，应另作具体的投资可行性分析论证。

　　5)招标条件和招标过程

　　对招标方要求的条件要进行深入分析，预测中标的可能性。对在招标文件和招标过程中出现的异常要求和情况要进行分析判断，调查招标策略，避免因招标方或竞争对手使用违规手段操纵招标活动，使企业蒙受不必要的损失。如有的招标文件会由于招标者的利益趋向而呈现出某种明显偏向。在阅读标书时，物业管理公司应特别注意招标公告中的特殊要求，以便作出正确的判断，还应对招标方增加的合同特殊条款作出其是否符合《物业管理条例》规定的判断，从而评估企业若承担特殊条款可能存在的风险。

　　6)竞争对手

　　对竞争对手的分析评估包括了解竞争对手的规模、数量和企业综合实力;竞争对手现接管物业的社会影响程度;竞争对手与招标方是否存在背景联系，在物业招标前双方是否存在关联交易;竞争对手对招标项目是否具有绝对优势;竞争对手可能采取的投标策略等。

　　7)企业自身条件的分析

　　对企业自身条件的分析内容包括：招标项目的性质，所在区域、规模是否符合企业发展规划;项目类型是否符合企业确定的目标客户;常规预测的盈利;项目风险控制是否在企业可以承受的范围内;投标企业现有的人、财、物等资源条件满足项目需求的能力。

　　物业管理企业只有通过对项目进行合理的分析和正确的评估，并结合物业管理企业自身的优势条件，才能确定招标项目的选择和招标活动的具体实施。

　　(2)投标风险的防范与控制

　　物业管理投标的主要风险来自招标人和招标物业、投标人、竞争对手等三个方面。

　　1)来自于招标人和招标物业的风险有：招标方提出显示公平的特殊条件，招标方未告知可能会直接影响投标结果的信息，建设单位可能出现资金等方面的困难而造成项目无法正常进行，因物业延迟交付使用而造成早期介入期限延长，招标方与其他投标人存在关联交易等。

　　2)来自于投标人的风险主要有：未对项目实施必要的可行性分析、评估、论证，从而造成投标决策和投标策略的失误;盲目作出服务承诺;价格测算失误造成未中标或中标后亏损经营;项目负责人现场答辩出现失误;接受资格审查时出现不可预见或可预见但未作相应防范补救措施的失误;投标资料(如物业管理方案、报价等)泄露;投标人采取不正当的手段参与竞争，被招标方或评标委员会取消投标资格;未按要求制作投标文件或送达投标文件造成废标等。

　　3)来自竞争对手的风险主要有：采取低于成本竞争、欺诈、行贿等不正当的竞争手段;具备相关背景或综合竞争的绝对优势;窃取他人的投标资料和商业秘密等。

　　对上述风险的防范与控制的具体措施有：严格按照相关法律法规的要求参与投标活动;对项目进行科学合理的分析、评估，周密策划、组织、实施投标活动;完善企业自身的管理;选择信誉良好的招标方和手续完备盈利优势明显的物业;充分考虑企业的承受能力，制订可行的物业管理方案，选择经验丰富的项目负责人;慎重对待合同的附加条款和招标方的特殊要求等。

　　3.登记并取得招标文件

　　物业管理企业在确定参加投标后，按招标公告和投标邀请书指定的地点和方式登记并取得招标文件。

　　4.准备投标文件

　　投标文件应严格按照招标文件的要求编制投标文件，并对招标文件提出的实质性要求和条件作出响应。投标文件又称标书，一般由投标函、投标报价表、资格证明文件、物业管理方案、招标文件要求提供的其他材料等几部分组成。常见的做法是将投标文件根据性质分为商务文件和技术文件两大类。

　　(1)商务投标文件(或称物业基本情况)

　　1)公司简介。包括投标公司的资质条件、以往业绩、人员等情况。

　　2)公司法人地位及法定代表证明。包括资格证明文件(营业执照、税务登记证、企业代码以及行业主管部门颁发的资质等级证书、授权书、代理协议书等)、资信证明文件(保函、已履行的合同及商户意见书、中介机构出具的财务状况书等)。

　　3)投标报价单及招标文件要求提供的其他资料。

　　商务文件要求投标人按招标要求和行业标准真实反映企业的情况和详细的报价。

　　(2)技术文件

　　技术文件又称技术指标，主要是物业管理方案和招标方要求提供的其他技术性资料。

　　应注意，有的 招标条件要求在技术文件中禁止透露可以反映企业情况的数据、文字、报价等，在准备材料时应按招标要求准备相关资料。

　　5.送交投标文件

　　全部投标文件编制好以后，投标人应按招标文件要求进行封装，并按时送达招标单位。

　　6.接受招标方的资格审查

　　投标人应按招标文件规定的要求准备相应的资料，接受招标方的资格审查。

　　7.参加开标、现场答辩和评标

　　投标人在接到开标通知后，应在规定的时间到达开标地点参加会议和现场答辩，并接受评标委员会的审核。

　　8.签约并执行合同

　　投标人在收到中标通知书后，应在规定的时间内及时与招标人签订物业管理服务合同。同时，投标人还要同招标单位协商解决进驻物业区域、实施前期物业管理的有关的问题。

　　投标结束后，要对投标活动进行分析总结，结算投标有关费用，对招标投标资料进行整理、归档。

　　(三)投标的策略及技巧

　　1.投标的组织策划

　　物业管理企业在获取招标信息后应组织相关人员组成投标小组，对投标活动进行策划实施，其主要任务是项目分析评估、标书编制、投标策略的制订、参与现场踏勘、开标、评标、现场答辩、签约谈判等。

　　(1)根据招标物业项目的情况选择企业骨干力量组成投标小组，投标小组成员的选择、配备，尤其是项目负责人的选择是确保投标活动的质量和效率的基础。

　　(2)对招标方、招标物业基本情况和竞争对手要进行深入细致的调查，正确评估，预测并降低投标的风险。

　　(3)正确编制标书。编制标书要根据招标文件的要求进行，在透彻掌握招标文件内容和进行细致深入的市场调查基础上，确定管理项目的整体思路(包括物业管理工作重点、服务特色、管理目标、管理方式及实施措施等)，制订物业管理方案。

　　(4)在科学分析和准确计算的前提下测算管理服务成本并制订合理报价。

　　(5)灵活运用公共关系，多渠道获取相关信息，确保报价的合理性。

　　(6)选择最能体现企业优势的物业作为招标方考察的对象。

　　(7)加强与招标方的沟通，了解招标方的需求，及时掌握投标过程中出现的变化情况并采取相应的应对措施。

　　(8)周密安排招标方的资格预选和评标过程中的现场答辩活动。

　　2.项目的现场踏勘

　　在踏勘现场过程中，招标人还会就投标公司代表提出的问题作出口头回答，但这种口头回答并不具备法律效力，只有在投标者以书面形式提出问题并由招标人作出书面答复时，才能产生法律约束力。投标人应对现场物业进行详细的踏勘，查勘现场物业与投标报价是否存在外在风险条件。具体包括以下几方面：

　　(1)物业建筑及安装施工进度(新建物业)，物业当前使用情况及陈旧老化程度(旧有物业);物业配套设施设备及其分布情况;周边道路交通及停车场情况;园林绿化及环境标识情况;内部公共使用区域及通道分布情况;物业管理用房等。

　　(2)主要业主情况，包括客户定位、主要服务要求与所需特殊服务、物业服务费的承受能力等。这些情况可由投标人自行安排人员与时间进行调查。

　　(3)物业所在地的气候条件、经济环境、人文环境、消费需求和市场变化情况以及与物业管理相关的政策法规等。

　　3.投标文件的编写

　　物业管理投标文件除了按规定格式要求响应招标文件外，最主要的内容是介绍物业管理要点和物业管理服务的内容、服务形式和费用。

　　(1)投标文件编写的基本要求。

　　作为评标的基本依据，投标文件必须具有统一的编写基础，以便于评标工作的顺利进行。

　　1)使用国家统一的行业标准计量单位，避免在定标和履约中出现混乱。

　　2)使用统一的货币。国内物业管理投标书规定使用的货币应为“人民币”，而国际投标中所使用货币则应按招标文件的规定执行。

　　3)使用国家统一颁布的行业标准与规范。如果某些业主由于特定需要要求提供特殊服务，也应按照国家正式批准的统一的服务行业标准规范。若招标文件要求采用国外的服务标准与规范，应将所使用的标准规范译成中文，并在投标文件中说明。

　　4)使用准确的表述方式。投标书的文字与图纸是投标者借以表达其意图的语言，必须能准确表达投标公司的投标方案。投标文件要使用简洁、明确、文法畅通、条理清楚、言简易赅的表述方式，最大限度地减少招标单位的误解和可能出现的争议。

　　图纸、表格的编写要做到前后一致、风格统一、符合招标文件的要求。最好能以索引查阅方式将图纸表格装订成册，并和投标文件中的文字保持一致。

　　5)确保资料的真实性。投标文件的内容应符合招标文件的要求提供投标文件，并保证所提供全部资料的真实性。

　　(2)投标文件编写中应注意的问题。

　　1)确保填写无遗漏，无空缺。投标文件中的每一空白都需填写，如有空鼓，则被认为放弃意见;重要数据未填写，可能被作为废标处理。

　　2)不可任意修改填写内容。投标人所递交的全部文件均应由投标方法定人代表或委托代理人签字;若填写中有错误而不得不修改，则应由投标方负责人在修改处签字。

　　3)填写方式规范。除投标方对错处作出必要修改外，投标文件中不允许出现加行、涂抹或改写痕迹。

　　4)不得改变标书格式。若投标人认为原有招标文件规定的格式不能表达投标意图，可另附补充说明，但不得任意修改原招标文件规定的格式。

　　5)计算数字必须准确无误。投标公司必须对单价、合计数、分步合计、总标价及其大写数字进行仔细核对。

　　6)报价合理。投标人应对招标项目提出合理的报价。

　　7)包装整洁美观。投标文件应保证字迹清楚，文本整洁，纸张统一，装桢美观大方。

　　8)做好投标文件的保密措施。

　　4.投标报价的策略和技巧

　　投标报价是技术性、技巧性较强的工作，在投标的过程中，需要不断调整策略，使报价更接近标底。投标报价的策略主要有：

　　(1)对项目运作的经营管理成本进行准确测算，确定项目运作的盈亏平衡点和利润空间，在此基础上预测标底和竞争对手的报价范围。

　　(2)密切关注、正确分析竞争对手的报价。

　　(3)补充一些投标人有能力承担的优惠条件为报价的附加。

　　在投标过程中，投标人采取的报价技巧主要有：

　　1)多方案报价。在邀请招标或议标的方式中，由于招标文件不明确或项目本身有多方案存在，投标人对项目原方案提出在经济上、技术上更合理可行的方案，即准备两个或两个以上的报价，最后与招标方进行协商处理。

　　2)保本报价。即按成本报价，适用于规模大、远景效益好的项目或业主大会委托业主委员会组织的招标项目。

　　5.现场答辩的技巧

　　(1)应选择经验丰富、性格沉稳、对项目情况熟悉的答辩人。在开标前应对答辩人员进行模拟演练，正确把握招标文件的要点、投标文件的重点内容、对项目的熟悉程度等，对重点问题、难点问题、普遍性的问题一一准备答辩要点。

　　(2)开标前，答辩人员应该保持良好的精神状态。

　　(3)在正式开标时，一般要求在规定的时间内完整地将标书主要内容、特点作一概要性介绍，答辩人员应当围绕招标方和评委普遍关注的问题集中阐述，重点突出，难点讲透，特色鲜明，从而体现投标企业的信心和实力，感染并打动招标方和评委。在现场发挥时要果断、明确，避免匆忙回答或含糊其辞。

　　6.签约谈判的技巧

　　(1)在签约谈判时要准确把握对方的真实意图，准确判断对方履行合同的诚意和能力，对进驻物业和实施常规物业管理必备的条件应明确约定。

　　(2)慎重考虑物业管理目标、前期投入费用及奖罚条件等方面的任何承诺。如对管辖区域刑事案件、业主(或物业使用人)人身和财产安全损失等的承诺。

　　(3)预测承接物业后可能出现的各种风险，将其列入相应的合同条款中加以规避。

　　(四)招标文件示例

　　.A省政府大楼的招标文件(部分内容)：该项目位于G市T区，总建筑面积为84350m2，招标方式为邀请招标，由招标人委托代理机构于2004年4月组织具体的招标活动。