企业如何做好合同综合管理

　　市场经济本质上是契约经济。随着我国市场经济的不断成熟，合同在企业对外经济交往中越来越重要，合同管理在企业管理中日益突出。

　　对合同当事人的资信审查合同谈判前，首先应对其他合同当事人的资质进行审查，包括签约资格、履约能力、以往的履约信誉等。如果不对其他当事人的基本情况进行了解，就仓促冒然地签订合同，很容易与一些信誉不好、履约能力差的单位发生经济关系，甚至会上当受骗，导致经济损失，严重影响企业的正常运转，有时还会引发企业的全面亏损和破产。签约前的资质审查十分重要，应该引起高度重视，将资质审查作为合同管理中一项必不可少的重要工作来做。

　　资信审查主要看以下几方面。一是营业执照，一个企业的营业执照上有该企业的注册资金额、法定代表人或负责人的姓名、企业性质、企业地址、经营范围等情况，这些都反映了该企业的一些基本情况。二是授权委托书，大多数合同都是企业派出的业务员承办的，此时应让业务员提供其法定代表人签发的授权委托书原件。三是资产负债情况，从资产负债表和损益表中可以了解到该企业的经济实力和经营状况，要尽可能选择有经济实力、经营状况良好的企业。四是相关业绩，可以要求提供客户评价书，有条件的最好进行实地考察。五是特许行业或特种商品的经营许可证、施工资格等级证、通信产品的进网许可证等。另外，质量体系认证书、银行或税务部门出具的信用证书、相关主要荣誉证书对了解合同当事人的资信情况有参考作用，但不是合同当事人必须提供的。

　　对合同文本的审查谈合同时，一般各方都希望用本单位草拟的文本为基础，因为用本单位起草的文本，基本用语条款和格式大多对本单位有利，也较熟悉，谈判起来就方便一些，用别的单位文本，往往比较生疏，改动量较大，有时有的单位故意将文本写得很长，其中设置文字陷阱，稍不注意就会签订不利合同。

　　合同是各方当事人在平等自愿、协商一致的基础上商定的，用谁的文本为基础谈判法律没有规定，选择用任何一方的文本作基础都可以，包括一些政府部门制订的示范文本，也不是必须使用的，合同当事人可以以任何文本为基础谈判，最后形成商定文本。

　　另外，文本审查应特别注意格式合同问题。

　　格式合同是当事人为了重复使用而预先拟定，并在订立合同时未与对方协商的合同。格式合同往往是一些公用企业和服务行业为了逃避责任，对广大消费者提出不平等、歧视性的要求。为了防止格式条款的弊端，《合同法》作了一些具体规定：采用格式条款订立合同的，提供格式条款的一方应当遵循公平原则确定当事人之间的权利和义务，并采取合理的方式提请对方注意免除或者限制其责任的条款，按照对方的要求，对该条款予以说明：提供格式条款一方免除自身责任、加重对方责任、排除对方主要权利的，该条款无效。使用格式合同较多的企业，为避免签订无效合同，应对一些免除自身责任、加重对方责任、排除对方主要权利的条款作一些醒目注释，还可对以上条款，在合同文本中用选择或填空的方式与对方协商，给对方表达意愿的机会，这样经过双方协商一致，就不属于格式条款。

　　签订合同的授权与签章手续签订合同是一种重要的法律行为，为了保证一个单位对外签订合同的合法、统一与高效，各单位都应有签约授权的管理制度。

　　授权委托书中一般应有被授权人的姓名、身份，授权的事项、授权的时间和范围，由法定代表人或负责人签字。授权委托书的格式由合同综合管理部门制订。为了简化手续，法定代表人或负责人可以一次性将某类合同授权某人签订，而不必就每一个合同单独授权。被授权人必须在授权的期间和范围内签订合同，不得超越授权委托书确定的期间和范围，合同综合管理部门应监督被授权人的签约行为。

　　企业要保证签订的合同统一合法有效，并得到严格履行，可以通过使用合同专用章这一方式。在合同管理制度中规定，对外签订合同必须统一加盖合同专用章，只有加盖合同专用章的合同，企业才予以认可，这样可避免一些部门和人员加盖其他公章，对外签订合同，也可避免一些人员逃避合同综合管理部门的监督管理。

　　对合同履行情况的监督检查合同综合管理部门监督检查合同的履行情况，一般采取重点检查和抽查的方式。检查内容主要包括三方面，一要看各方是否按合同约定进度全面履行合同，督促各方严格履约;二要看履行过程中是否存在合同数量、工期、设计等方面的变更情况，如有变更，应履行变更签约手续，以合同形式明确变更情况;三要看是否存在违约情况，这是监督检查的主要工作。合同当事人任何一方违反合同约定的任何一项义务，都会导致违约情况，其中最多的是工期逾期、质量不符合约定。因为处理违约情况涉及大量法律规定，所以，合同综合管理部门对此过程应重点监控。合同履行过程中，当事各方的往来函件、通知等文书都具有法律效力，如果发生纠纷，也是区分责任的重要证据，所以对合同履行每一环节形成的书面材料都应注意完整保存。

　　贵在提高责任心合同综合管理不仅工作量繁重，而且责任重大，《刑法》第四百零六条明确规定，国家机关工作人员在签订、履行合同过程中，因严重不负责任被诈骗，致使国家利益遭受重大损失的，处三年以下有期徒刑或者拘役;致使国家利益遭受特别重大损失的，处三年以上七年以下有期徒刑。《刑法》规定这一罪刑，就是针对国有企业中负责合同管理的工作人员，包括合同综合管理人员。

　　作为合同综合管理人员，应认识到本职工作的重要责任，不断学习相关知识，把好合同管理的每个环节，全面履行合同管理职责，以维护企业利益，促进企业健康发展。

　　现代企业中的合同管理

　　市场经济是法治经济、契约经济，合同是商品经济的产物，是商品交换的法律表现形式。现代企业的经济往来，主要是通过合同形式进行的，所以，合同管理作为现代企业法律顾问制度的重要内容之一，能否实施有效管理把好合同关，是现化企业经营管理成败的一个重要因素。

　　一、现代企业的合同管理机构和管理模式

　　首先，合同立由企业法律顾问部门管理。在市场经济条件下，企业为实现一定的经济目的，明确相互权利义务关系而签订的合同是民事合同，企业通过合同所确立的民事关系，是—种受法律保护的民事法律关系‘，所以通过签订合同建立民事法律关系的行为是一种民事法律行为。由此可见，由于合同本身的特征，决定了合同不同于企业内部的生产人事、财务等管理工作，已超越了企业自身的界限，使之成为一种受法律规范和调整的社会关系，涉及大量的法律专业问题，所以合同应由企业法律顾问部门管理。

　　其次，合同管理应采取企业法律顾问部门统一归口管理和各业务部门、各单位分口管理的模式。法律顾问部门作为企业合同的统一管理部门，对企业合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。具体操作上，对合同实行分级、划块管理，各业务部门(主要有供销、基建、技改等)和所属各单位(主要有各个分公司、驻外机构)作为台同二级管理单位，负责本部门、本单位的合同签订和履行，并向法律顾问部门定期汇报有关合同的执行情况。这样。企业和所属各部门、各单位对合同的管理做到机构、人员、制度三落实，形成完善的合同管理体系。

　　二、合同管理的具体内容合同关系

　　自始至终是一种法律关系，所以现代企业的合同管理也应当是自始至终的全过程的、全方位的管理。根据多年来我国企业的合同管理实践，合同管理应做好如下几项工作：

　　1、建立健全规章制度。要使合同管理规范化、科学化、法律化，首先要从完善制度人手，制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要内容应包括：合同的归口管理，合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案，法人授权委托办法，合同示范文本管理，合同专用章管理，合同履行与纠分处理，合同定期统计与考核检查，合同管理人员培训，合同管理奖惩与挂钩考核等。企业通过建立合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。

　　2、加强合同管理人员的培训教育。合同管理人员的业务素质的高低，直接影响着合同管理的质量。通过学习培训，使合同管理人员掌握合同法律知识和签约技巧，坚持持证上岗和年检考核制度，这不但增强了合同管理人员的责任感，也提高了合同法律意识。

　　3、重大合同审查管理。企业重大合同主要有：中外合资合作合同、企业购并合同、联营合同，独家代理协议、重大技术改进或技术引进合同、涉及担保的合同、房地产开发与交易合同等。把这些对企业的生产经营活动和经济效益影响大的合同挑出来，做为合同的重点管理对象，从合同的项目论证、对方当事资信调查、合同谈判、文本起草、修改、签约、履行或变更解除、纠纷处理的全过程，都由法律顾问部门参与，严格管理和控制，预防合同纠纷的发生，有效维护企业合法权益。

　　4、履行监督和结算管理。签约的目的主要是保障合同的及时有效履行，防止违约行为的发生，所以;企业法律顾。问对合同的履行进行监督是十分必要的。通过监督可以知道企业各类合同的履行情况，及时发现影响履行的原因，以便随时向各部门反馈，排除阻碍，防止违约的发生。另外，合同结算是合同履行的主要环节和内容，法律顾问部门同财务部门密切配合;把好合同的结算关至关重要，这既是对合同签订的审查，也是对合同履行的监督，具体可采取或制定贷款支付复核程序，实施有效的管理。

　　5、违约纠纷的及时处理。合同关系是一种法律关系，违约行为是一种违法行为，要承担支付违约金、赔偿损失或强制履行等法律后果。法律顾问部门审查合同时选择合适的违约条款和纠纷处理条款显得很重要，一旦发生违约情形，法律顾问要区别情况，及时采用协商，仲裁或诉讼等方式，积极维护企业的合法权益，减少企业的经济损失。

　　合同管理是：企业法律顾问事务中的一项重要工作，它不再是简单的要约、承诺、签约等内容;：而是一种全过程、全方位、科学的管理，现代企业若能对合同实施有效管理，将为企业管理水平和经济效益的提高产生巨大的推动力。