实质上，任何一个工程的文件再多，也没有图书馆的资料多，但为什么人们到图书馆两分钟就可找到自己所要的书？这是由于图书馆有一个很强的索引系统和文档系统。在工程中也必须建立这样一个系统，才能符合现代项目管理的需要。

（一）合同资料的主要作用

合同管理者负责合同资料和与合同有关的工程资料的收集，整理和保管（存档）工作。这不仅是他的工作责任，而且是他的工作需要。他的工作以这些资料为基础，同时又靠资料来实施。这里有两方面意义：

1.在合同签订、合同分析、合同监督、合同跟踪、变更和索赔中需要资料，同时又产生大量资料。

2.合同管理者要作出各种工程报表，向项目经理提出意见和建议，向工程小组落实工程责任，作协调方案等。

（二）合同管理在这方面的主要任务

1.合同资料的收集。合同包括许多资料、文件；合同分析又产生许多分析文件；在合同实施中每天又产生许多资料，如记工单、领料单、图纸、报告、指令、信件等。首先必须落实这些资料的收集工作，应由相应的职能人员每天收集这些原始资料交合同管理人员。

2.资料加工。原始资料必须经过信息加工才能成为可供决策的信息，成为工程报表或报告文件。

3.资料的储存。所有合同管理中涉及到的资料不仅目前使用，而且必须保存，直到合同结束。为了查找和使用方便必须建立资料的文档系统。

4.资料的提供、调用和输出。合同管理人员有责任向项目经理、向业主作工程实施情况报告；向各职能人员和各工程小组、分包商提供资料；为工程的各种验收、为索赔和反索赔提供资料和证据。