2018年秘书资格考试报考指南：工作能力
来源 :中华考试网 2018-02-28
中秘书资格考试工作要求
工作要求本标准对国家职业资格五级秘书、四级秘书、三级秘书和二级秘书的能力要求依次递进，高级别涵盖低级别的要求。
五级秘书
| 职业功能 | 工作内容 | 能力要求 | 相关知识 |
| 一、会议管理 | （一）会前筹备 | 1.能够发送会议通知 2.能够制发会议证件和指示标识 3.能够预订会议室 4.能够预定、确认会议住宿 5.能够确认最终参会人员 |
1.会议的构成要素 ；2.常见的会议种类 ；3.会议通知的内容 4.会议证件的样式 ；5.会议指示的标识 ；6.会议室预订知识 7.会议接待工作的内容与基本程序 |
| （二）会中服务 | 1.能够按要求接站 2.能够完成签到工作 3.能够引导与会人员就座 |
1.接站的准备内容 2.签到工作的内容 3.引导与会人员就座的方法 | |
| （三）会后落实 | 1.能够安排与会人员返程 2.能够清退会议文件资料 3.能够整理会议室 | 1.返程工作的服务要求 2.清退会议文件资料的基本要求 3.整理会议室的注意事项 | |
| 二、事务管理 | （一）接待 | 1.能够按职业要求着装 2.能够正确接听、拨打电话 3.能够迎送来访者 4.能够招待来访者 5.能够设计、填写接待记录与电话记录表 | 1.着装的要求 2.仪态的要求 3.接听、拨打电话的基本要求 4.迎送来访者的礼仪要求 5.接待的程序及要求 6.电话记录表的设计要求 7.接待记录表的设计要求 |
| （二）办公环境管理 | 1.能够维护接待室、会议室等相关公共区域的环境 2.能够维护上司的办公室环境 3.能够维护本人的办公环境 | 1.公共环境构成的知识 2.上司办公室环境的要求 3.个人办公环境的要求 4.常用个人办公用品的种类 5.常用公共物品的种类 | |
| （三）办公室日常事务管理 | 1.能够安排会议室 2.能够安排用车 3.能够处理邮件 | 1.会议室登记的要求 2.用车登记的要求 3.签收邮件的流程 4.传阅邮件的要求 5.寄发邮件的要求 | |
| （四）办公用品与设备的使用和管理 | 1.能够发放办公用品 2.能够使用打印机打印文档 3.能够使用传真机收、发文件并对结果进行确认 4.能够使用复印机复印文件 5.能够使用碎纸机销毁文件 | 1.常用办公用品的种类 2.发放办公用品的手续 3.打印机的种类及安装知识 4.传真机的使用与维护常识 5.复印机的使用与维护常识 6.碎纸机的日常维护 | |
| 三、文?书?拟?写?与?处?理 | （一）文书拟写 | 1.能够拟写事项性通知 2.能够拟写商洽函 3.能够拟写传真稿 4.能够拟写备忘录 5.能够拟写请柬 6.能够拟写邀请信 7.能够拟写贺信（电） 8.能够拟写感谢信 9.能够拟写各种类型的启事 | 1.事项性通知的概念、类型及拟写要点 2.商洽函的概念、拟写要点及注意事项 3.传真件的格式 4.备忘录的格式 5.请柬的格式 6.邀请信的写作要求 7.贺信（电）的写作要求 8.能够拟写贺信（电） 9.感谢信的写作要求 10.启事的概念、种类、特点及写作要求 |
| （二）收文、发文处理 | 1.能够签收文书 2.能够拆封文书 3.能够登记文书 4.能够分发文书 | 1.文书签收的要求 2.文书拆封的要求 3.文书登记的要求 4.文书分发的要求 5.收文、发文处理程序 | |
| （三）文档管理 | 1.能够确定归档范围 2.能够对文书进行立卷归档 | 1.档案的概念、特点与种类 2.立卷、归档、档案收集的含义 3.归档制度的内容 4.文书归档的要求 5档案装订的方法与要求 |
四级秘书(见附表2)
| 职业功能 | 工作内容 | 能力要求 | 相关知识 |
| 一、会?议?管?理 | （一）会前筹备 | 1.能够拟定会议议程、日程 2.能够提供会议地点备选方案 3.能够布置会场和安排座次 4.能够发布会议信息 5.能够安排会议食宿、车辆 6.能够邀请嘉宾 7.能够准备会议资料、会议用品 8.能够安排会议礼仪服务 9.能够检查会议常用视听设备是否正常 | 1.会议议程、日程的内容 2.会议地点选择的要求 3.会议整体布局的要求 4.主席台座次和场内座次 5.会议信息发布的内容与方法 6.安排食宿的常识 7.邀请嘉宾的要求 8.会议资料、用品的类型和准备程序 9.会议礼仪服务的知识 10.会议常用视听设备检查的内容和要求 |
| （二）会中服务 | 1.能够安排会议值班工作 2.能够联系和接待新闻媒体 3.能够进行会议记录 4.能够收集与会人员对会议的意见和建议 5.能够印发会议简报 6.能够安排与会人员的集体合影 | 1.会议值班工作的内容与要求 2.接待新闻媒体的工作内容 3.会议记录的特点 4.会议记录的注意事项 5.收集会议信息的要求 6.会议简报的内容和要求 7.反馈会议信息的内容与要求 | |
| （三）会后落实 | 1.能够收集、整理会议文件资料 2.能够印发会议纪要 3.能够结算会议经费 4.能够收集、反馈会议精神的落实情况 | 1.会议文件资料收集、整理的要求 2.会议纪要的内容和要求 3.会议经费结算的方法 4.收集、反馈会议精神落实情况的方法 | |
| 二、事?务?管?理 | （一）接待 | 1.能够制定接待工作计划 2.能够安排迎送来访团体 3.能够安排来访者食宿、交通、行程 4.能够安排来访者的参观、娱乐活动 | 1.确定接待规格的方法 2.接待计划的基本内容和要求 3.中餐宴请礼仪的要求 4.用车礼仪的要求 |
| （二）办公环境管理 | 1.能够布置办公室 2.能够检查办公室环境的安全状况 3.能够对办公室安全隐患提出处理办法 | 1.办公室的布置要求 2.办公室的布置原则 3.安全检查的内容与要求 4.安全隐患表的填写要求 5.设备故障表的填写要求 | |
| （三）办公室日常事务管理 | 1.能够编制工作时间表 2.能够编制、管理工作日志 3.能够管理印章和介绍信 4.能够安排值班工作 5.能够办理现金使用手续 6.能够办理上司的差旅事务 7.能够办理上司临时交办的事项 8.能够完成文字记录工作 | 1.工作时间表的内容与编写要求 2.时间管理的内容、工具与技巧 3.工作日志的内容与编写要求 4.管理上司工作日志的方法及注意事项 5.印章的种类、样式、管理与使用要求 6.介绍信的使用要求 7.值班工作的内容、任务与要求 8.现金提取、使用与报销要求 9.办理差旅事务的要求 10.上司临时交办事项的特点、范围 11.文字记录的方法与要求 | |
| （四）办公用品与设备的使用和管理 | 1.能够订购、接收、管理办公用品 2.能够使用数码相机拍摄照片 3.能够使用扫描仪扫描文件与图片 4.能够使用光盘刻录机刻录光盘 5.能够使用投影仪显示图文 6.能够使用摄像机进行拍摄 | 1.订购、接收、管理办公用品的常识 2.数码相机使用与维护常识 3.扫描仪的安装与使用常识 4.光盘刻录机的使用常识 5.投影仪使用、保养的注意事项 6.摄像机的使用与维护常识 | |
| （五）信息管理 | 1.能够收集信息 2.能够筛选信息 3.能够分类信息 4.能够校核信息 5.能够用各种方式传递信息 6.能够登记、编码、排列、保管信息 | 1.信息的含义、特征与种类 2.信息工作的程序 3.信息收集的方法、渠道与要求 4.信息筛选的含义与要求 5.信息分类的含义、方法与要求 6.信息校核的含义、方法与要求 7.信息传递的方向、要素、形式、方法及要求 8.信息存储的载体、方式与要求 | |
| 三、文?书?拟?写?与?处?理 | （一）文书拟写 | 1.能够拟写批转或转发性通知 2.能够拟写报告 3.能够拟写请示 4.能够拟写问答函 5.能够拟写简报 6.能够拟写意向书 7.能够拟写各种形式的订货单 8.能够撰写商品说明书 | 1.批转或转发性通知的概念、类型及拟写要点 2.报告的概念、特点、类型、拟写要点、注意事项 3.请示的概念、特点、类型、拟写要点、注意事项 4.报告与请示的区别 5.问答函的概念、类型、拟写要点 6.简报的概念、类型与特点、注意事项 7.意向书的概念、特点、结构 8.订货单的概念、特点、写作类型 9.商品说明书的概念、特点、写作及注意事项 |
| （二）收文、发文处理 | 1.能够校对文书 2.能够缮印文书 3.能够传阅文书 | 1.文书校对的要求 2.文书缮印的要求 3.文书传阅的要求 | |
| （三）文档管理 | 1.能够进行档案分类 2.能够编制档案检索工具 3.能够鉴定档案 4.能够管理档案库 | 1.档案分类的含义、方法与要求 2.档案检索工作的内容 3.档案检索工具的含义与类型 4.档案鉴定的方法 5.档案保管期限 6.档案鉴定工作的内容与要求 7.档案保管工作的内容与要求 |
三级秘书(见附表3)
| 职业功能 | 工作内容 | 能力要求 | 相关知识 |
| 一、会议管理 | （一）会前筹备 | 1．能够拟订各种会议的筹备方案 2．能够督查会务的筹备情况 3.能够审核会议文件 4.能够与上司沟通会议的有关事宜 5.能够拟订会议的应急方案 | 1.会议方案的内容 2.电话会议及视频会议知识 3.会务机构的分工 4.督查会务筹备的内容 5.会议文件审核的内容及方法 6.会前与上司沟通的内容 7.会议应急方案的内容 |
| （二）会中服务 | 1.能够提示会议按计划进行 2.能够监督会议经费的使用 3.能够处理会中突发事件 | 1.提示会议进程的方法 2.监督会议经费使用的方法 3.处理会议突发事件的要求 | |
| （三）会后落实 | 1.能够对会议进行总结 2.能够评估会议工作 | 1.会议总结工作的内容和要求 2.会议评工作的标准 | |
| 二、事务管理 | （一）接待 | 1.能够安排涉外礼宾次序 2.能够安排涉外迎送仪式 3.能够安排涉外会见、会谈和拜访 4.能够安排涉外宴请 5能够选择馈赠礼品 | 1.国际礼仪常识 2..涉外接待的原和要求 3涉外迎送仪式的要求 4.涉外会见会谈和拜访要求 5.涉外宴请常识 6.馈赠礼品的要求 |
| （二）办公环境管理 | 1.能够选择办公室模式 2.能够提出办公室布局方案 | 1.办公模式的种类及特点 2.办公室的布局类型 3.办公室合理布局的作用 |
| 职业功能 | 工作内容 | 能力要求 | 相关知识 |
| 二、事务管理 | （三）办公室日常事务管理 | 1.能够对办公流程提出改进建议 2.能够提出预防及应对突发事件的措施 3.能够督促、检查各项办公室日常事务工作的完成情况 4.能够制订工作计划 5.能够确定承办期限 6.能够进行工作评估 | 1.改进办公室日常事务工作流程的基本思路、注意事项 2.突发事件的种类 3.处理突发事件的原因 4.督查工作的内容、特点、原因与方法 5工作计划的种类、内容与要求 6制订与实施工作计划的注意事项 7.确定承办期限的要求 8.工作评估标准 9.工作评估的要求与方法 |
| （四）办公用品与设备管理 | 1.能够制订办公用品和办公设备的采购程序 2.能够编制采购办公用品和办公设备的预算方案 3.能够调配办公资源 | 1.采用办公用品和办公设备的程序化要求 2.编制预算方案的注意事项 3办公资源调配与合理利用的基本要求 | |
| （五）信息管理 | 1.能够加工、编写信息材料 2能够提供并利用信息 3能够反馈信息 | １.信息开发的类型、形式、方法与要求 ２.信息编写的类型 ３.信息利用的方法与要求 ４.信息反馈的形式\方法与要求 |
| 职业功能 | 工作内容 | 能力要求 | 相关知识 |
| 三、文书拟写与处理 | （一）文书拟写 | 1.能够拟写通告 2能够拟写通报 3能够拟写决定 4能够拟写请批、批答函 5.能够制订计划 6能够拟写总结 7.能够拟写述职报告 8.能够拟写讲话稿 9.能够拟写市场调查报告 10.能够拟写招标书 11.能够拟写投标书 | 1.通告的概念、类型、与公告的区别、拟写要点、注意事项 2.通报的概念、性质、类型、拟写要点、注意事项 3.决定的概念、特点、类型、拟写要点、注意事项 4请批、批答函的概念、类型、拟写要点、注意事项 5计划的概念和特点 6.总结的概念、类型、注意事项 7.述职报告的概念和特点 8.讲话稿的特点、注意事项 9市场调查报告的概念和特点 10招标书的类型 11.投标书的结构与写法 |
| （二）收文、发文处理 | 1.能够审核文书 2.能够拟办文书 3能够承办文书 4能够催办、注办文书 | １.文书审核的要求 ２.文书拟办的要求 ３文书承办的要求 ４.文书催办、注办的要求 | |
| （三）文档管理 | 1.能够提供并利用档案 2.能够编写档案参考材料 3.能够管理电子档案 | １.档案利用的概念 ２.档案参考材料的编写要求 ３.电子档案的管理要求 |
二级秘书(见附表4)
| 职业功能 | 工作内容 | 能力要求 | 相关知识 |
| 一、会议管理 | （一）会前筹备 | 1.能够拟订会议策划方案 2.能够审核会议的筹备方案 3.能够组织与培训会议工作人员 | １.策划会议方案的注意事项 ２.会议筹备方案的审核要求 ３.会议工作人员的培训内容和方法 |
| （二）会议组织 | 1.能够主持会议 2.能够督查会议据以的落实 | １.主持会议的技巧与要求 ２.落实会议决议的要求 | |
| 二、事务管理 | （一）办公环境管理 | 1.能够实施并监管组织的安全运营 2.能够评估办公室环境管理状况 | １.安全生产的法规 ２.办公环境应具备的条件 |
| （二）办公室日常事务管理 | 1.能够管理团队 2.能够陪同协助上司工作 3.能够拟订调查研究方案并组织实施 | 1.团队管理的要求 2..陪同协助工作的类型、特点及要求 3.确定调查研究课题的方法 4.调查研究的类型、方法及注意事项 | |
| （三）商务活动实施 | 1.能够安排参观活动 2．能够安排签字仪式 ３.能够安排典礼仪式 ４.能够安排展览活动 ５.能够安排商务谈判 ６.能够安排招商活动 | 1.参观活动的目的、类型、注意事项 2.签字仪式的类型 3.典礼仪式的类型 4.展览活动的目的及类型 5.秘书在商务谈判中的注意事项 6.招商活动的基本形式 | |
| （四）信息管理 | １.能够利用信息辅助决策 ２.能够制订信息工作制度 | 1.决策的程序 2.辅助决策的信息工作内容、方法与要求 3.信息工作制度的内容及制定要求 |
| 职业功能 | 工作内容 | 能力要求 | 相关知识 |
| 三、文书拟写与处理 | （一）文书拟写 | 1.能够拟写会议纪要 2.能够拟写意见 3.能够拟写合同 4.能够拟写可行性研究报告 | 1.会议纪要的概念、特点、类型、起草程序、拟写要点、注意事项 2意见的概念、特点、类型、拟写要点、注意事项 3.合同的概念、特点、类型 4.合同的主要条款、写作要求 5可行性研究报告的概念 6.可行性研究报告的类型、写作要求 |
| （二）文档管理 | 1.能够制订档案管理制度 2.能够选择档案管理模式 | 1.档案管理制度的内容与要求 2档案管理模式的相关知识 |
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