2017年秘书资格考试必备常识：突发来访接待

　　接待突发来访流程说明：

　　l 问清对方来访目的;

　　l 对于总经理熟悉且非常重要的客人，如果总经理当时有时间接待，应该尽量安排，可以把来访者带到会议室，为对方准备饮料和报纸，并告诉对方大概要等多久，同时礼貌地暗示对方总经理的下一个约会何时开始，请对方注意时间;

　　l 对于总经理熟悉且非常重要的客人，如果总经理当时不愿接待或不在办公室，由秘书对情况做出解释，让来访者觉得他随时都会受到欢迎，同时征询来访者意见，主动和来访者另约一个见面时间，或帮助他安排和相关负责人见面;留下来访者的联系方式和资料，待总经理方便时转告总经理，如果需要可进行后续安排;

　　l 对于与公司和部门毫不相关的来访者，有礼貌地回绝;但如果自己不能确定，一定要征询相关负责人的意见;

　　l 对于与其它部门业务相关的来访，可以告诉对方相关部门的联系方式，留下对方的联系方式和资料，转交相关部门处理;

　　l 对于确实应由总经理分管的来访记下对方的联系方式，告诉对方总经理不能立刻接待他，并做出解释。如果对方愿意，可以推荐对方与部门其他负责人联系，同时告诉对方可以先把想法以写信或寄email的方式告诉总经理;

　　在总经理方便时告知来访情况，根据总经理授意进行后续安排。

　　注意事项：

　　l 有些来访者听不进秘书所做的任何解释，死缠着非见总经理不可，对这种人一定要毫不妥协—但要注意礼貌—反复进行解释并提出建议。同时一定要向对方保证可以写信或发email给总经理，而且总经理一定会看。

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