2017年秘书资格考试必备常识：大型活动

　　(一) 陪同总经理参加的大型活动：

　　陪同总经理参加的大型活动流程说明：

　　1、 接受活动邀请

　　l 得到活动议程，判断重要程度，征询总经理意见;

　　l 对于总经理同意参加的活动事先安排日程;

　　2、 活动前一天的准备工作

　　l 做好准备工作，如预定车辆等;

　　l 提醒总经理应该参与活动的那几项;

　　3、 活动当天

　　l 着大方的职业装，化淡妆，发型整齐，工作时间要佩带胸卡;

　　l 带好活动议程、名片等资料;

　　l 活动中关注总经理的需要，注意保持在总经理的视线内，在必要时为总经理挡驾;

　　4、 活动后

　　l 整理业务资料和名片。

(二)参与支持的大型活动：

　　参与支持的大型活动流程说明：

　　1、 接受活动邀请

　　l 得到活动议程，判断重要程度，征询总经理的意见;

　　l 如果总经理同意参加活动，安排好日程;

　　2、 活动前三星期

　　l 参加分工会，明确总经理和自己的职责，了解其他人职责，将总经理日程细化落实;

　　如果讲话稿、PPT是由秘书准备的，要给自己留出修改时间;

　　l 帮助总经理准备PPT、发言稿、主持词等，经总经理审阅后修改定稿;

　　定稿的PPT和发言稿要交给会议组织者;

　　l 参加彩排;对重大活动中需要配合演示的PPT一定要反复演练;

　　3、 活动当天

　　l 参加外部活动时，秘书应着端庄大方的职业装，化淡妆，发型整齐，工作时间要佩带胸卡;

　　l 带好如下物品：拷好资料的笔记本电脑和两张备份软盘、名片、激光笔、激光笔电池、签字笔、录音机、磁带、麦克风、纸巾、润喉片等;

　　l 活动中配合演示PPT，做好录音;

　　l 活动中配合接待公司或外部领导，活动期间要保持在总经理的视线之内，在关注自己总经理需求的同时也关注其他总经理的需求;

　　l 在突发紧急情况下不要慌乱，首先要关注自己总经理的需求或部署，可能情况下主动分担会务人员的工作;

　　4、 活动后

　　l 整理业务资料和名片;

　　l 根据录音整理讲话稿;

　　l 总经理在活动中往往会遇到很多人，引发很多工作管理上的想法，需要秘书参会后跟进落实。

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