2017年秘书资格考试必备常识：会议安排

　　召开和参加会议是总经理的主要工作方式之一。组织会议和处理与会议有关的事务几乎成为秘书的经常工作，其重要性不言而喻。会务工作是秘书组织工作能力的综合体现，它将多种繁杂事务汇集一身。保证会议顺利的举行，需要多方面的准备工作。这就需要秘书是八面玲珑的天才，同时善用平时培养出的细心与责任心，沉着应对，以不变应万变!以下分内部会议与外部会议分别介绍。

　　(一) 内部会议安排

　　l 总经理主持的会议

　　注意事项：

　　Ø会前与GM及相关部门负责人明确会议内容、议程和参加人;

　　Ø综合考虑各种因素(如GM全天日程安排)，安排会议地点及时间;

　　Ø下发会议通知后，确认参会人是否已收到通知，对特别重要的参会人，可通过电话确认;

　　Ø会中协助放映PPT，并时刻关注会场内情况，随机应变;

　　Ø对会中达成的决议及时跟踪，并反馈给GM;

　　l 总经理参加的会议

　　注意：把握前往会议地点出发时间的安排。

　　(二)外部会面安排

　　l 总经理主持的外部会面

　　结束

　　注意事项：

　　l 综合考虑各种因素，选择合适的会面地点、预定会议室;

　　l 注意准备电子或纸制的欢迎牌、激光笔;

　　l 会前与对方沟通是否需准备翻译，如需要，提前确认;

　　l 根据来访公司的习惯及来访者的级别准备礼物;

　　l 在与来访公司沟通中确认是否需安排车辆接送，如需要注意把握接送时间，并通知对方确切的会面时间及地点;

　　l 考虑是否需要在会面时录音或拍照，并提前准备;

　　l 如需安排参观，提前与行政后勤部联系，填写参观申请，安排参观陪同人;

　　l 会前给总经理提供相关背景材料，如需要请相关部门负责人与总经理沟通洽谈事宜;

　　l 在会前拟制meeting agenda(见模版)

　　l 在制作PPT时根据各部门情况、来访者的需求酌情修改添加内容，注意内容的及时更新，并根据来访者需求制作中/英文;

　　--初次会面PPT应包括：联想总体情况及业务情况介绍;

　　--再次会面应注意：有针对性的业务回顾(可请相关业务部门提供资料)。

　　l 帮总经理准备名片，并提醒会面时携带;

　　l 提前30分钟进行，调试设备，摆放材料，迎接客人，注意对待客人谦和有礼的态度;

　　l 提醒总经理参会，在GM同意后陪同参会，参会中协助放映ppt，并关注会场内情况，随机应变，灵活处理各种情况;

　　l 会面结束后，代总经理或陪同送客人离去;之后整理笔记本电脑等仪器设备;

　　l 总经理参加的外部会面

　　总经理参加其他部门组织、主持的会面，秘书的工作可能就不像前面介绍的那样繁多。但应从较专业的角度协助安排。并关注以下几点：

　　注意事项：

　　l 会前为总经理准备详细的背景材料;

　　l 会前了解会议的具体地点，如在不同办公区，请注意把握出发参会时间;

　　l 对会中决议，总经理希望详细了解的，及时跟进并反馈;

　　外部会面会议备忘模版

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