2017年秘书资格考试必备常识：总体日程安排

　　第二部分 日程安排

　　控制日程，意味着你与总经理一起有序工作。

　　“日程安排”是指时间排定的领导工作计划，是领导工作量、工作效率、工作成果的一种反映，是时间管理艺术的集中体现。秘书的职责是当好“管家”按日程安排为领导做好各种必要的准备，并提醒领导实施。本文将从总体日程安排、出差日程安排、会议安排、媒体采访、大型活动和突发来访六部分加以详细说明并提供文字模版，希望能给大家的工作提供参考。

　　日程是领导的工作质量，工作效率，工作成果的一种体现，而规划 、安排领导的工作日程是秘书的一项基本工作。这项工作看似简单，但却十分重要，它是秘书辅助总经理工作的基础，安排好总经理的日程，意味着秘书将和总经理一起进行有序的工作。作为秘书一定要细心观察领导的工作习惯和做事风格，调整自己的工作方法，主动适应领导的工作节拍。在没有达成默契的情况下，最好在合作之初与领导做一次深入沟通，准确了解领导的要求、需求，并对可能会遇到的一些情况的处理原则达成共识，为日后工作的顺利开展做铺垫。此外，勤于思考，多做总结对于秘书日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的经验、教训、小技巧等做一备忘录，时常翻看，补己之短，扬己所长这不仅提高了自己的工作水准，同时也对领导的工作效率起到了间接地促进作用。

　　【知识点】总体日程安排

　　领导的日常工作分为日常性工作，即事先有计划的相对固定的工作(如会议、出差、接待等)和突发性工作(临时安排的事情)两类。而秘书的通常做法是将有计划的事情预先填入拟好的日程表中，同时细致灵活地安排好突发随机事件。

　　(一)总体原则：

　　Ø了解总经理的日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况，

　　-优化工作方法，细心观察总经理的工作习惯与做事风格，主动适应其工作节拍;

　　-了解公司业务发展情况，特别是所服务总经理的业务进展情况，留意近期的工作兴奋点;

　　Ø对计划内事情预先写入日程;及时整理日程表，以免安排冲突;

　　Ø明确事情的优先级，在处理事务时注意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理;

　　Ø定期与总经理沟通，将双方的要求、需求和可能会遇到情况的处理原则达成共识，以利工作开展;

　　Ø注意日程安排的时间松紧，适当安排

　　(二)经验与技巧

　　Ø周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务;

　　Ø在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给总经理留出整理思路的时间;同时预留时间处理日常事务;

　　Ø根据总经理习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息;

　　Ø对于总经理的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，防止冲突;每日安排相对固定时间与总经理核对日程，保证秘书与总经理日程表内容一致;

　　Ø不要代替领导做决定，在总经理的同意下针对其工作习惯和时间对各种预约酌情处理;

　　Ø控制约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程;

　　Ø掌握近期要回避的人物;

　　月/周计划安排模版

　　Ø可使用NOTES日历功能，填入相关安排，打印即可;

　　Ø也可按照总经理习惯，自行制作日程表;

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