秘书处理人际关系的能力和技巧

　　•秘书是一种特殊的社会角色。全美秘书协会《 章程》 对秘书人员的要求：要像心理学家一样善于洞察别人的心灵，要像外交家一样善于处理各种交际关系。

　　•处理人际关系是一门学问。“世事洞明皆学问，人情练达皆文章。”

　　•秘书处理人际关系应具备哪些能力?

　　※理解和领会的能力

　　要听得快，听得准，记得牢。只有清楚领会他人的意图才能理解他人的立场，从而和谐融洽人际关系。

　　※会说话

　　会说话是一门学问，也是一项技巧。它关系着人际关系成败的基础。会说话要求：在适当的时间地点说适当的话。

　　※应变能力

　　秘书接触的人际关系多样化，办公室各色人员之间难免有时会出现不和谐的因子，这就要求秘书人员能坚守原则，灵活处置。

　　※控制自我情绪的能力

　　工作时应该保持稳定的情绪状态，绝不把消极负面的情绪带进办公室，带进工作中。

　　•秘书处理人际关系应具备哪些技巧?

　　※寻找共同语言。

　　※向对方有限度地敞开自己。

　　※善解人意，站在对方的立场上考虑问题。

　　※学会倾听。

　　※真诚的赞赏。

　　※沉着应付。

　　※尊重同事，不当个人英雄，用适当的方式解决问题。

　　•如果只有领导表扬你，而同事却经常在背后诋毁你，这表明你可能是个能干的个人英雄主义者，你应认识到缺乏同事的配合，个人英雄主义做不长久，

　　•年轻人很容易想到什么就说什么，想做什么就做什么，有人认为这样很自然真实，没有丝毫的虚伪，但却可能事与愿违，被人认为莽撞、无礼、不成熟，结果好心办坏事，好事多磨。

　　•因为年轻人的眼里心里只有自己的世界，很少考虑到别人的想法。这可能也是第一次当秘书的你的特点，缺乏人际交往的经验，急于求成，想用简单方式解决问题，如果没有一个正确的方式，只是一个好的出发点，很难达到预期的效果，甚至会走向反面。

　　※勤于沟通，重视同事间的交往

　　•当人们在办公室忙碌，思想禁锢在本职工作范围。但在饭厅食堂、生日聚会、集体旅游时，你可以接触到不同部门平时不大容易接触到的人员，在办公室之外，人们在相对放松的状态下讲述自己的苦乐，你会听到真实的抱怨、真诚的赞誉、客观的评价，你可以更加了解某个人和某个集体，也会发现谁会成为自己的朋友，谁将止于同事关系。

　　•作为秘书，与同事交往不仅能提高你的声誉，扩大影响力，改变别人对你的误会，还可以收集掌握信息，了解群众的心声，某项政策的反馈。当然，同时要提防“包打听”飞短流长者，推心置腹向你泄密者，两面三刀巴结奉承领导者，公私不分功劳独占者。

　　※强化为群众服务的观念

　　• 做好份内的群众服务工作;

　　• 做好力所能及的群众服务工作。

　　• 为群众服务也应谦和有礼，不要有“ 恩赐” 的心态。

　　※化解办公室的冲突，营造亲密、融洽的“家庭式气氛”。

　　了解同事的潜在语言，技巧性地回答不能回答的问题，及时化解办公室的冲突。

　　•有些同事讲话尖酸刻薄，把他当作无知或把他拉到一边：“你这人这么好，不应该说这种话。”或者直接了当地告诉他：“你这样说冒犯到我了”但表现自己时不要愤怒，否则只能表现自己的软弱。你的毫不动气，可以在相形之下显示出对方的态度很不成熟，而且你的镇定会避免冲突，使对方镇定下来。

　　※加强领导与群众之间的信息沟通。

　　要站在领导和群众的不同角度看待问题和解决问题。既把领导的意图及有关政策原原本本传达给群众，也要把群众的意见和要求不折不扣转达给领导。

　　(2) 秘书在同事交往中的忌讳

　　切忌拉小圈子

　　忌情绪不佳，牢骚满腹

　　切忌趋炎附势，攀龙附凤

　　切忌逢人诉苦

　　切忌故作姿态，举止特异

　　(3)秘书与同事交往沟通的具体做法

　　绝不居功

　　以诚待人，信守承诺

　　赞美别人，不吝赞美与鼓励

　　关注他人，勤于联络感情

　　专注工作，积极参与公共事务

　　尊重对方，记得感谢

　　融入集体，保持个性

　　不忘幽默与宽容

　　(六)秘书的业缘关系

　　(1)秘书与其他业缘关系的范围

　　政府机关，部门牵涉的工作关系

　　工商企业与顾客、客户的关系

　　组织与新闻媒介的关系

　　组织与社区工作的关系

　　企业与政府部门的关系

　　企业与股东的关系

　　(2)秘书与其他业缘关系的特征

　　广泛性

　　复杂性

　　灵活性

　　变动性

　　(3)秘书处理其他业缘关系的原则

　　广结良缘：这些关系涉及的人员都是秘书的服务对象，必需以“为人民服务”为根本宗旨。

　　区分主次：面对广泛、复杂的人际关系，秘书必须平均使用精力，区分主次轻重。

　　一视同仁：无论对方的地位、身份等如何，秘书都应一视同仁，以礼相待。

　　微笑的魅力：秘书真诚的微笑能给对方美好印象，继而辅之以文雅得体的举止言谈。

　　记住姓名：姓名，对于每个人都是最重视最美好的字眼，初次见面能适当称呼对方，会给对方得到尊重的满足。

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