2017年秘书证3级精华考点整理第三章 第三节
来源 :中华考试网 2017-11-02
中2017年秘书证3级精华考点整理第三章 第三节
第三章 文书拟写与处理
第三节 文档管理
●档案利用
●档案参考材料的编写
●电子档案的管理
一、 档案利用
(一) 含义
档案利用是开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。
档案利用工作可以去分为：提供档案利用 AND 利用档案
提供档案利用——针对管理人员而言，指档案管理部门和人员以所藏档案信息资源为基础，向前来咨询的人提供服务
利用档案——针对利用者，利用者以借阅、复制、摘录等形式使用档案的活动
(二) 工作程序
1、 熟悉库藏
包括：档案内容、成分及存放位置，明确单位档案的形成、整理状况及利用价值。
2、 分析利用需求
够针对不同工作人员提供服务
1) 满足计划决策人员对档案的需求——主要服务对象
|
性质与范围 |
概括性、综合性强的高层次信息；可信度高 |
|
内容 |
政策性文件和分析论证材料。史上处理类似问题所形成的材料，包括决策方案、决策依据、反馈意见等 |
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时间和方式 |
有特殊要求。最好主动上门。 |
2) 满足基层管理者对档案的需求
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性质 |
具体、详尽、实用的信息 |
|
内容 |
信息的专业性较强 |
|
范围 |
单位内部信息 |
3) 满足科研人员对档案的需求
单位内部科研人员，一般从事的是应用技术的研究，也有少数开展基础研究。
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范围 |
利用需求稳定，表现为对某一个或多个主题的档案信息的需求 |
|
形式 |
更倾向于原始材料，要求提供关于某一专题的完整、准确、系统的信息 |
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时间 |
相对宽松 |
4) 满足工程科技人员对档案的需求
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性质 |
提供针对性强和内容具体的信息。如具体的图形、数据、报表 |
|
内容 |
专利文献和标准化材料，需要同类客体、同类项目或同行业的最新信息 |
|
时间 |
迅速和及时 |
3、 选择档案利用方式
1) 开设阅览室，直接提供档案原件或复制件借阅
2) 档案外借
3) 制发档案复制本
4) 出具档案证明
5) 提供咨询服务
6) 印发目录
7) 举办档案展览
4、 获取档案
5、 提供档案
(三) 要求
依法
主动积极
完善服务方式和手段
掌握本单位近期的重点工作、重大活动，据此开展档案利用
二、 档案参考材料的编写
(一) 含义
是档案部门或人员按照一定题目，根据所保存档案综合而成的可供人们参考的档案材料加工品。
它改变了档案原来的形式，属于三次文献。
(二) 要求
1、 在获取丰富的档案材料的基础上，选择准确、典型的材料;
2、 编写要真实、准确、实用，注意其保密性
3、 问题集中，内容准确，文字凝练，概括性强
(三) 工作程序
1、 确定编写档案参考资料的种类
几种常见的档案参考资料的编写
· 大事记
· 组织机构沿革
· 统计数字汇集
· 会议简介
· 科技成果简介
· 企业年鉴
· 企业史志
· 科技图册
· 科技手册
· 科技简报
2、收集档案材料
3、进行编写
(四)优点
利用者不必翻阅大批档案，就可以简明的得到所需的材料。
三、 电子档案的管理
(一) 含义
在计算机系统中形成的具有查考利用价值的社会活动的原始记录。
(二) 特点
1) 非人工识读性
2) 对电子技术和设备的依赖性
3) 信息的可变性
4) 信息与载体的可分离性
5) 信息的可共享性
6) 多种信息载体的集成性
(三) 种类
按照电子档案的存在形式划分
按照电子档案的功能划分
(四) 要求
真实性
完整性
可读性
(五)工作程序
1、电子档案的收集累积
2、电子档案的归档
3、电子档案的保管
4、电子档案的利用
a) 电子阅览室
b) 复制
c) 出借
d) 在线利用
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