2017年秘书资格证5级易考点第六节 办公室事务和管理
来源 :中华考试网 2017-10-26
中2017年秘书资格证5级易考点第六节 办公室事务和管理
一、鉴定要点
掌握维护责任区工作环境的基本要求;正确识别办公场所和常用设备的隐患;掌握日常 办公室事务的处理方法，包括邮件或文件的收发、接打电话、办公用品的发放和管理;能够 合理安排日常工作及上司交办的工作;对日常办公事务进行协调;熟悉办公用品和易耗品的 范围和分类。
二、重点提示
1.经常清洁整理责任区
(1)秘书要经常清洁整理由自己负责的办公区。
(2)清洁整理本人参与的公用区域。
2.设备、物品要放置适当、取用有序
(1)本人经常使用的办公用品和设备摆放有序，方便操作。
(2)公用资源摆放有序，用后归位。
3.办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患
(1)地、墙、天花板、门、窗的安全。
(2)室内光线、温度、通风、噪声、通道方面的隐患。
(3)办公家具方面的隐患。
(4)办公设备及操作中的隐患。
(5)工作中疏忽大意造成伤害的隐患。
(6)工作中疏忽大意造成失密的隐患。
(7)火灾或消防中的隐患。
4.收、发文件或邮件的工作程序
(1)收文件或邮件的工作程序包括：签收、拆封、登记、分类。
(2)发文件或邮件的工作程序包括：查对、检查附件、分类、标记、检查邮编、签名、 登记、了解有关规章制度和寄发时间。
5.上司不在时，秘书处理信件或邮件的方法
(1)将公司和外来的信件或邮件分开，并把内容大致记录下来。
(2)主动与上司联系，告诉上司需要亲自处理的邮件或信件。
(3)把信件或邮件交给公司有权处理的人回复。
(4)把寄给上司的信件或邮件连续编号。
(5)把需要上司亲自处理的信件或邮件保存下来，并在通知发件人已收到的信中告诉对 方何时可以得到回复。
(6)把积压的信件或邮件分别装入纸袋中，标上“需要××处理”的字样。
6.接打电话
(1)处理电话留言的一般原则：简洁、完整、准确、及时送达。
(2)接电话的方法
1)“响铃不过三”。
2)有问候语。
3)如果来电要找的人不能接听电话，要恰当回答。
4)注意接电话的语调。
5)做好电话记录。
(3)拨打电话的方法
1)首先报出本人的姓名和单位名称。
2)如果想留言请对方回电，要留下自己的电话号码。
3)要问对方此时打去电话是否方便。
4)注意自己的语言。
5)适时结束通话并用规范的结束语。
7.办公用品的发放程序
(1)指定专人发放。
(2)按单位的有关制度和规定时间发放。
(3)紧急物品发放必须有相应的程序处理。
(4)填写物品申领表，由授权人签字批准。
(5)清点核实发放的办公用品。
(6)提醒领取部门或个人节约使用办公用品。
8.节约使用办公用品的措施
(1)复印机：填写申请表;发复印卡以限制部门使用;彩色复印要统一管理。
(2)传真机：指定专人使用;做好登记并保留发送记录。
(3)计算机、打印机、因特网：限制使用，彩色打印要集中管理;严格管理因特网的使 用。
(4)电话、移动电话：控制打私人电话和国内国际长途电话;按规定使用移动电话。
9.用ABCD法则排出工作的优先等级
A类：重要并紧急的，必须立即做、优先做。
B类：重要而不紧急的，应接着处理。
C类：紧急而不重要的，有时间才做。
D类：不重要又不紧急的，可以不做。
10.有效利用时间的方法
(1)明确自己的工作任务和职责。
(2)要区分常规工作和非常规工作。
(3)分清工作的轻重缓急，判断工作的先后次序，科学有序地完成工作任务。
(4)巧妙地运用一些方法，合理分配精力，精明地利用时间，以提高效率。
(5)使用办公辅助手段帮助组织工作。
(6)安排工作要适应整个流程的正常运转，不间断、延误或降低团队的整体效益。
(7)要遵照组织制定的规章制度和有关工作的承办周期安排工作。
(8)秘书要记好工作日记并认真分析、评估自己利用时间的有效程度。
11.日常办公事务的协调
(1)内部会议室的预订工作。
(2)用车预订工作。
(3)协助同事印制名片。
(4)协助安排各办公室的桶装饮用水。
(5)协助组织入口处的出勤登记打卡工作。
(6)按组织要求，保证接待岗位上班时间都要有人。
12.掌握好协调工作的基本原则
协调时应从组织的整体利益出发，先考虑重要、紧急、难度大、不方便的工作或事情， 通过协调力求安排好次要、非紧急、难度小或较方便的工作或事情。
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