2017年秘书资格证三级辅导精华：调配办公资源

　　(一)相关知识

　　办公资源包括各类办公设备，办公家具，车辆，会议室，日常用品，图书等

　　办公资源管理就是实行办公资料统一规范管理，减少资源浪费，合理的调配与利用办公资资，提高办公资源的使用效率。

　　办公资源档案和运行记录是进行办公资源管理的核心

　　(二)工作程序

　　1、了解本单位所有办公资源的基本情况

　　2、对单位所有办公资源进行分类，对不同资源进行分类管理

　　3、对办公资源建档，记录应用情况

　　(1)设备的购买信息

　　(2)设备的保修信息

　　(3)设备的维护合同

　　(4)设备的操作指南

　　(5)设备的基本信息

　　(6)所有设备的情况列表

　　(7)设备的日志记录和故障登记

　　4、定期进行数据分析

　　(1)是否因管理不明而导致不必要的流失

　　(2)使用率如何?是否达到最大收益

　　(3)运行维护状态如何?是否有足够的备件

　　(4)是否需要保养维护，下一次维护应是什么时候

　　(5)资源的购置计划如何?是否超出预算

　　(三)注意事项

　　1、必须对单位所有的办公资源进行建档，明确每一项资源所在的位置，在需要的时候能够迅速找到它们

　　2、要注意及时更新记录，办公资源的变动情况要记录在案

　　3、要注意按规定清退办公用品，员工离开本单位，应退回领用的办公用品

　　4、办公用品的领用，更换要依照相关规定执行

　　5、公司的员工流动影响着办公用品的调配和使用，应随时掌握员工的信息

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