2017年秘书资格证三级辅导精华：拟定会议的应急方案

　　第一章　会议管理

　　第一节 会前筹备

　　【考点】拟定会议的应急方案

　　(一) 、会议应急方案的内容

　　1、 会议举行过程中可能出现的问题

　　1) 人员问题2) 场地问题3) 设备问题4) 资料问题5) 健康与安全问题6) 行为问题

　　2、 出现问题时负责解决的会议工作人员

　　(二) 、会议应急方案的作用

　　1、 使会议的策划和筹备做到早做准备，未雨绸缪

　　2、 有效缓解危机，提高会议管理的效率

　　3、 使会议工作人员统一步调，问题出现时能够有回旋余地

　　(三) 、处理会议突发事件的方法

　　1、 处理人员问题——不同的备用人选

　　2、 处理场地问题——替换场所

　　3、 处理设备问题——备用文具和设备供应商，备有维修工程师的联系方式

　　4、 处理资料问题——备份，随时打印

　　5、 处理健康与安全问题——组成专门的安全小组

　　6、 处理行为问题——加强审核与沟通，提前做好准备

　　(四) 、工作程序

　　1、 预测不可预知的情况

　　2、 提前准备应对各种问题的备选方案，考虑好备选的人员，准备好备选的场地、备用的设备和资料等，并在会议筹备阶段不断对各种突发情况进行复查和调整

　　3、 会议正式召开前组织专题性的筹备检查会

　　4、 应急方案的制定过程中可以举行有关人员的头脑风暴会

　　(五) 、注意事项

　　1、 住宿安排要妥善

　　2、 餐饮服务要周到

　　3、 医疗卫生工作要有备无患

　　4、 交通保障应落实到位

　　5、 会议通讯服务力求标准、稳定、可靠、迅速

　　6、 娱乐生活上需丰富多彩

　　7、 会议值班要制度健全，人员要坚守岗位

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