2017年秘书资格证三级辅导精华：检查会务的筹备情况

　　第一章　会议管理

　　第一节 会前筹备

　　【考点】检查会务的筹备情况

　　(一) 、会务筹备情况检查的主要内容

　　1、 会议准备是否充分

　　2、 会议期间能否排除各种干扰

　　3、 环境条件与用品准备

　　4、 文件材料的准备情况

　　5、 会场布置情况的检查

　　6、 会议保卫工作的检查

　　1) 确保会场内所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠

　　2) 确保会场内消防设施齐全有效

　　3) 确保会场的防窃听装置灵敏高效

　　4) 确保会场的防盗设施处于运行状态

　　5) 检查进出会场人员的身份，尽量不须与会议无关人士进入会场

　　7、 检查的其他内容

　　1) 颁奖大会——奖品、颁奖顺序

　　2) 选举会议——票箱、投票、计票

　　3) 现场会——参观现场、参观顺序、线路

　　4) 摄影座次

　　(二) 、会务筹备情况检查结果的形式

　　1、 书面形式 2、 口头形式 3、 协调会形式

　　(三) 、会务筹备情况检查的方法

　　1、 听取会议筹备人员的汇报

　　2、 会前现场检查

　　1) 确保所有事项都条理清晰2) 注意气味3) 设立入场登记台4) 佩戴徽章、名牌5) 准备接待休息室6) 安排接待、服务人员

　　(四) 、工作程序

　　1、 开会检查的程序

　　1) 自我检查，将检查结果上报领导小组

　　2) 领导小组经过协调确定汇报会的时间和地点，并发出协调会通知

　　3) 召开筹备检查协调会，听取汇报，现场解决各种需要协调的问题

　　4) 汇报会后以电话、现场指导等方式对检查中发现的问题予以催办和落实

　　2、 现场检查的程序

　　1) 制定现场检查路线和确定现场检查的重点，并通知有关筹备部门

　　2) 将现场检查的项目制成检查单，以便记录和汇总

　　3) 按既定的检查路线和项目注意现场核对，对达到和未达到预期要求的准备项目要有明确记录

　　4) 对未达到检查要求的项目整理出整改和修订意见，以电话、文件或会议等形式及时通报给相关筹备部门予以纠正

　　(五) 、注意事项

　　1、 会务筹备情况检查的汇报材料

　　1) 汇报材料实现要认真核实，根据会议筹备方案的预先设计进行比较和检查

　　2) 突出问题，提出对策，注重实效

　　3) 有量化检查的数据，不能过于笼统

　　2、 对检查所发现问题的纠正

　　1) 先对问题的性质和范围进行分析，确定问题对会议质量的影响程度

　　2) 找出问题产生的原因，寻找解决问题的方法

　　3) 在人、财、物等方面为纠正偏差做好相应准备

　　4) 责任到人，抓紧落实，并及时将纠偏的结果进行通报

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