2017年秘书资格证三级辅导精华：会议筹备方案的拟订

　　第一章　会议管理

　　第一节 会前筹备

　　【考点】会议筹备方案的拟订

　　(一) 、会议筹备方案的内容

　　1、 确定会议的主题与议题 2、 确定会议的名称 3、 确定会议的议程 4、 确定会议的时间和地点 5、 确定会议所需设备和工具能满足会议的需要 6、 确定会议文件的范围并做好文件的印制或复印工作 7、 确定会议与会代表的组成 8、 确定会议经费预算 9、 确定会议住宿和餐饮安排 10、 确定会议的筹备机构

　　(二) 、会议筹备方案的作用

　　1、 确保会议的周密组织 2、 确保会议服务质量和沟通协调到位 3、 确保领导的意图得以贯彻执行

　　(三) 、电话会议及视频会议的知识

　　1、 电话会议

　　1) 电话会议交流信息的特点

　　A. 方便灵活，准备时间短，回复迅速，电子通信会议中花费最少的

　　B. 缺少身体语言，难以进行互动交流，缺少文本，难以传递大量细节信息

　　C. 可以搭配使用其它通信方式

　　D. 适用于分公司不远、规模不大的企业

　　2) 电话会议信息工作的要求

　　A. 准确发出开会信息

　　B. 认真分发会议书面信息材料

　　C. 合理安排会场信息传输设备

　　D. 按时接通电话

　　E. 通报出席情况

　　F. 做好会议记录

　　2、 视频会议

　　1) 视频会议的特点

　　A. 实现声音和图像同时传送

　　B. 打破空间的限制

　　C. 节省时间、费用

　　D. 交流效果较好

　　E. 局限：初始准备时间较长、初始投入成本较高，互动效果差，交流不够广泛

　　2) 视频会议信息工作的要求

　　A. 发出开会信息

　　B. 分发文件信息资料

　　C. 布置会场

　　D. 设置与检查会场信息传输设备

　　E. 做好会议信息准备

　　F. 采用先集中后分散的形式

　　G. 汇总情况信息

　　(四) 、远程会议筹备方案的特点

　　1、 节省时间和金钱、可以做永久记录、交流更加直接与简短

　　2、 筹备会议方案时与先与电信公司沟通，包括会议的日期、起止时间、参会人数等

　　3、 会议资料寄给与会人员，以便使他们有时间准备会议讨论

　　4、 专人负责远程会议设备

　　(五) 、会务机构分工的要求

　　1、 根据会议的规模和类型组织人员队伍

　　2、 会务机构要分工明确、责任到人

　　3、 加强协调、定期沟通

　　(六) 、工作程序

　　1、 组建会议筹备委员会

　　2、 分成筹备小组

　　3、 形成筹备方案

　　4、 领导审核方案

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