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2017年二级秘书证考点精选:按字母排列的分类法

来源 :中华考试网 2017-02-17

  2017年二级秘书证考点精选:按字母排列的分类法

  在这种分类法中,每一通讯人的名字立一个案卷,案卷严格按照字母顺序排列。姓的第一个字母是指示该案卷在档案柜中存放位置最初步的索引,如果要决定该卷的准确位置,姓氏第一个字母以后的字母是决定的因素。例如,CoffinThomas应该排在 Cryton Philip之后。

  数量较少的、无须一分别立卷的文件资料归放在一起组成杂类卷,这类案卷也可以用字母表中的字母来标分,每一杂类卷的封面上应写有该卷内装放的文件资料的目录。

  1、按主题分类

  文件的主题有时会取代作者成为归档的依据,最重要的主题名称作为归档的首要因素,次要的主题作为第二个因素,依次类推。最基本的分类导片标示出各类文件的主要标题,这些标题都是与单位的某项业务相关的,如:广告、运输、独家代理商、购置、管理等等。很多单位都有一定数量的文件资料适合按主题分类,这些主题通常是有关该业务部的总的管理以及该业务部与其分部、代理商、贸易联系单位的关系等等。各主题之间的排列可以根据字母排列顺序进行。按主题分类立档的优点是所有有关资料都集中存放,可以迅速、简便地查阅。

  2、按地区分类

  在按地区分类法中,档案是按其产生的省、市、地、县等分类的,其基本原理与按主题分类的基本原理是相同的,只是在该法中,文件是按国名、省份、城市等名称的字母顺序排列的。这样可以使有关地区的所有文件集中存放,然后再按其他问题分别立卷。运输和出口业务部门、计划部门和销售部门最适合用这种方法保存文件。

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