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秘书资格证四级考点:信息与档案

来源 :中华考试网 2016-06-27

  信息与档案

  1.信息分类的五大方法:字母分类法、地区分类法、主题分类法、数字分类法和时间分类法。其中主题分类法用的最多。

  2.选择题:信息筛选方法:主要是前三个:看来源、看标题、看正文。 题型:前三个占三个选项,在随便写一个构成四个选项,让你选择。

  3.信息取舍的方法:一是择其重点;二是择优录用

  对信息决定取舍时,要留下的信息应要:一突出思想;二要注意典型性;三要富有新意

  4.信息核对方法:重点看一(溯源法)、三点(核对法)。题型:可能反过来考

  5.信息工作程序:收集、整理、传递、存储、利用、反馈(顺序不能错)

  其中信息整理是信息工作的核心,是对原始信息进行分类、筛选、核实

  6.信息分类的步骤:辨类和归类

  7.在分类中遵循的原则:A科学系统原则B层次性原则C符合实际原则D交叉包容原则 答案:ABC 见书上第301页下

  8.信息内向传递的形式有:备忘录、传阅单、企业内部刊物等;

  信息外向传递的形式有:新闻稿、新闻发布会等 题型:随机写出四个,让你选择是内向传递的形式?或外向传递的形式?

  9.信息传递:口头传递的缺点:信息零乱;较难储存

  10.企业文字传递信息的主要表现形式有:文本、表格、图表、框图

  表示企业生产常用柱状图、饼行图

  11.信息传递的三要素:信源、信道、信宿

  信源分为原生源和再生源

  信宿包括接受信息和利用信息

  12.何为信息的登记和编码?

  答案:登记即建立信息的完整记录,系统地反映存储情况,便于查找和利用。信息的登记包括总括登记和个别登记;登记的形式有薄册式、卡片式

  信息的编码是为了适应电子计算机处理的需求,它的编码结构一般由字符(字母或数字)组成基本数码,再由基本数码结合成为组合数据。

  信息编码的一般步骤:①分析所有预编码的信息资料②选择最佳的编码方法③确定数码的位数。

  信息资料编码的方法:①顺序编码法②分组编码法:所有项目都要有同样多的数码个数,左边数码表示大类,而向右排列的每一个数码,则标志着更细的小类。

  在登记、编码后,要根据时序、来源、内容、字顺排序。排序完后,要进行科学保管,因为保管关系到信息的安全、完整和使用寿命。

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