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秘书资格证四级考点:会议用品的类型和准备

来源 :中华考试网 2016-06-27

  会议材料与用品

  会议用品的类型和准备

  1、会议用品的类型

  (1)必备用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备。

  1)会议内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设备以及必要的安全设施等。

  2)常用物资有电脑、打印机、复印机、传真机、照相机、摄像机或小型DVD、胶卷、饮用水、一次性水杯、电池、裁纸刀、剪刀、胶带纸、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔、白粉笔等。

  (2)特殊用品是指一些特殊类型的会议所需用品和设备。例如,选举会议、谈判会议、庆典会议、展览会经常需要的特殊用品和设备,如伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花等。

  2、准备会议用品

  (1)检查空调设备,必要时做好开机准备,一般要在会议前两小时预热或预冷。

  (2)检查好灯光、扩音设备。

  (3)检查黑板、白板,确保已擦干净,准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。

  (4)如有陌生人或外来人参加会议,摆放好姓名牌,注意文字大小适当,清楚易认。

  (5)在每人座位前摆放纸笔。

  (6)多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。

  (7)如果有选举、表决、表彰的议程,还需要准备好投票箱、计数设备和奖励用品。

  (8)会期较长的会议,要安排好茶水饮料,并指定专人服务。

  (9)如果是电话、广播会议,须提前检查线路,保证音响效果良好。

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