一、请看录像(文字部分即为录像内容)，找出录像中秘书晓红行为及工作环境中的至少15项正确或错误点。

　　秘书晓红身着休闲装来到张总经理办公室，敲门得到允许后进入：“王总，我查阅了利康公司近几年来新产品开发的有关资料，整理出来，您看是否对下周的谈判有帮助。 王总：“很好，我正需要这些资料呢。”

　　晓红：“关于对方的观点态度我还不是十分清楚，我想在谈判中是否可以抓住时机采取提问的方式作进一步的了解。”

　　王总：“可以。谈判的具体时问定下来了吗?”

　　晓红：“我想，您上班工作这么忙，就定在下周三下午5点至7点吧。

　　王总思考片刻：“不太合适吧，一天工作之后比较疲惫了，应尽量安排在上午，你征求一下对方的意见。”

　　晓红：“好的。”

　　会谈开始前，晓红来到会谈室检查准备情况，发现客方的座位安排在进门后的左侧，立即让工作人员调整到右侧，并亲自调试了音响设备。在摆放谈判资料时发现少了两份，很生气地埋怨工作人员：“怎么搞的，工作总是马马虎虎的。

　　晓红拨通复印室电话：“请你们加印、装订两份谈判资料，越快越好，谢谢。”

　　第二天，晓红在办公桌前整理谈判记录和有关文件进行分类归档。

　　电话铃响了四声后，晓红接起：“你好，秘书晓红。”

　　电话里传出王总的声音：“上周办公室会议纪要怎么还没有印发?

　　晓红：“对不起，我还没来得及写呢。我马上就写。”

　　小李进来：“卫秘书，下月的公司经营工作会的会议方案我拟写好了，请你帮助审核。”

　　晓红认真地逐项审核：“会议成本没有包括人员的成本开支。”耐心地为小李讲解计算的方法。

　　小李：“我马上去修改，谢谢。”转身离开。

　　参考解析：

　　1.着装不规范。(×)

　　2.进入领导办公室敲门。(√)

　　3.主动为领导谈判准备资料。(√)

　　4.了解谈判中的提问方式并能为领导提建议。(√))

　　5.确定谈判的时间不正确。(×)

　　6.能够在会谈前做好会谈室的检查工作。(√))

　　7.发现主、客方座椅摆放不正确能够及时调整。(√)

　　8.会调试音响设备。(√))

　　9.发现资料少了不应对下属发脾气。(×)

　　10.能够及时解决出现的问题(通知复印室加印)。(√)

　　11.会整理、分类、归档会谈资料。(√))

　　12.接电话不及时。(×)

　　13.接电话用语正确。(√)

　　14.没能及时印发会议纪要。(×)

　　15.能够帮助下属审核会议方案，发现问题能够耐心讲解。(√)

　　二、请看录像(文字部分即为录像内容)，找出录像中秘书晓红行为及工作环境中的至少10项正确或错误点。

　　背景说明：你是亚晖时代公司行政总监李琳，下面是总经理王涛需要你完成的工作。

　　按照以下便条要求完成工作。

　　参考解析：

　　②签署多边合同，仅放一张座椅，供各方签字人签字时轮流就座;也可为每位签字人分别提供一张座椅。

　　4)签字厅内要悬挂“××××××签字仪式”的横幅。

　　5)签字桌上，应摆放好待签字的合同文本、签字笔友吸墨器等签字时所用到的文具。

　　6)与外商签署涉外商务合同时，要在签字桌上插放各方的国旗。插放国旗时，必须按礼宾次序而设置位置和顺序。

　　(2)安排坐次

　　1)签署双边合同

　　①客方签字人在签字桌右侧就座，主方签字人在签字桌左侧就座。

　　②双方各自的助签人分别站立于各自一方签字人的外侧，以便随时为签字人提供帮助。

　　③双方的其他随员依职位的高低，依次自左至右：(客方)或自右至左(主方)排列，

　　站立于主方签字人身后。

　　2)签署多边合同

　　①一般仅设一张椅子，各方签字人签字时，需依照有关各方事先同意的先后顺序， 依次签字。

　　②助签人在助签时，依照“右高左低”的规矩，助签人应站立于签字人的左侧。

　　③各方随员，应按一定的序列，站立于签字桌后面。当一行站不完时，可按“前高后低”的惯例排咸两行、三行或四行。

　　(3)准备待签合同文本

　　1)定稿。通过讨论和磋商确定正式文件的文字内容，这是文本准备的前提。双方并列缔约，在用本国文字写成的文本中并提双方国名或领导人姓名时，本国的国名和姓名列在前面。

　　2)文字。按照有关规定，签署涉外合同的文本应同时使用有关各方法定的官方语言。

　　3)定稿校对。依照惯例，应是合同有关各方一起指定专人，共同负责合同的定稿、校对、印刷和装订。

　　4)确定正本和副本。正本签字后由各方各自保存。必要时，可向各方提供一份副本。

　　5)盖章。为保证文本在签字后立即生效，一般在举行前，先在文本上盖上双方的公章，文本一经签字，便具有法定效力。

　　6)文本应以精美的白纸印刷而成，按大八开的规格装订成册，并以高档质料如真皮、金属、软木等作为封面。

　　(4)确定出席人员

　　出席签字仪式的人员分为签字人、领导人、见证人和助签人。

　　1)签字人。签字人是签字仪式上的主角。签字人可以是参加谈判的主谈人，也可以另派更高级别的领导人，以示重视。

　　①必须具有代表一级政府或组织的法定资格。

　　②各方签字人的身份应大致相等。

　　2)领导人。为了表示对签字仪式的重视和庆贺，各方可派领导人参加仪式。但要注意各方领导人的规格大体相等。

　　3)见证人。也称随从人员，主要是参加会谈的人员，各方的人数应大体相等。

　　4)助签人。助签人的职责主要是在签字过程中帮助签字人翻揭文本、指明签字之处。

　　双边签字时，双方助签人的人选应事先商定;多边签字时，可由主方派一名助签人，依次协助各方签字。

　　三、按照以下便条要求完成工作

　　2001年6月23日晚，昔日皇家禁苑中乐声翩翩，弦歌阵阵。世界著名三大男高音歌唱家在紫禁城午门广场联袂演出，在“6•23国际奥林匹克日”掀起北京申奥活动的高潮。国务院副总理李岚清和数万名热情的中外观众一同观赏了这场精彩的演出。

　　当晚三位“歌剧之王”身着黑色燕尾服，站在紫禁城的古老红墙之间的舞台上显得神采奕奕，他们演唱了近30首脍炙人口的歌剧选段或歌曲。从卡雷拉斯的《我知道这个花园》到多明戈的《星光灿烂》，到帕瓦罗蒂的《今夜无人入睡》，洪亮且有穿透力的歌声，赢得了现场3万名观众的热烈掌声。

　　昔日这里曾经钟鼓齐鸣，如今西方歌剧在这里缭绕;昔日皇帝曾在这里议政，如今三位西方音乐大师在这里纵情高歌。东方建筑的神韵与西方艺术经典在这里达成了完美的交融，古老的紫禁城在一个充满激情的夜晚被唤醒，改革开放的中国以一场东西文化交融的音乐盛会，向世界展示他们积极走向世界的宽阔胸怀。

　　紫禁城午门广场，“歌剧之王”帕瓦罗蒂、多明戈、卡雷拉斯深情演绎音乐盛典，取得了空前的成功，音乐会电视直播可覆盖全球110多个国家和地区的33亿观众。

　　参考解析：

　　世界著名三大男高音歌唱家在紫禁城午门广场联袂演出，在“6•23国际奥林匹克日” 掀起北京申奥活动的高潮是借助了公共关系学中名流公众的效应。

　　1.借助于社会名流的知识和专长

　　策划组织借助名流的知名度扩大组织的公共关系网络，扩大组织的公众影响力，丰满组织的社会形象，无形中使组织增添了一笔知识财富和信息财富。

　　2.借助于社会名流的社会声望

　　一般公众存在“崇尚英雄”“崇拜明星”的社会心理，组织与社会名流建立良好的关系，就会将本组织的名字与社会名流的名望联系在一起，利用公众崇拜名流的心理，提高了本组织在公众心目中的位置。

　　分析评点：

　　名流公众指那些对社会舆论和社会生活具有较大影响力和号召力的有名望人士。这类关系对象的数量有限，但对传播的作用很大，能在舆论中迅速“聚焦”，影响力很强。通过社会名流去影响公众和舆论，往往具有事半功倍的效果。世界著名三大男高音歌唱家首聚北京，为中国放歌，这是我国对外文化交流的空前创举，其文化含量及影响力都将在21世纪的开年之时留下深刻的痕迹，并赋予古典艺术活动前所未有的商业价值。

　　四、按照以下便条要求完成工作

　　背景说明：你是亚晖时代公司行政总监李琳，下面是总经理王涛需要你完成的工作。

　　按照以下便条要求完成工作。

　　便 条

　　李琳：

　　我公司历次召开办公会，组织工作总是很杂乱，为了改进工作，请你先就组织办公会的程序问题提出意见，用备忘录的形式发给我，然后我们一起讨论后再行改进。

　　谢谢。

　　总经理：王涛

　　2007年4月6日

　　参考解析：

　　备忘录

　　发给：王涛

　　发自：李琳

　　日期：2007年4月8日

　　内容：

　　(1)收集议题。召开办公会前，必须做好议题的收集工作，这是开好办公会的前提条件。收集议题的工作一般由办公室或秘书部门负责。收集议题的主要渠道有：

　　1)向领导班子成员收集，请他们提出议题。

　　2)向各部门收集，需要在办公会上讨论、决定的议题。

　　3)向下属部门收集，如请示、报告需要批复和审议的事项等。

　　(2)协调议题

　　1)凡拟在办公会上讨论的议题是经过有关部门协商后的议题，对意见分歧较大的问题，先由部门负责人、部门之间、分管领导进行协商，协商意见基本一致，再提交办公会讨论，以免在会上扯皮。

　　2)只提出问题，而没有解决问题的建议或意见，即不成熟的议题，不宜提交办公会审议，以免久而不决。

　　(3)准备文件。提交办公会讨论决定的事项，如有相关的文件、资料、说明等要提前准备到位，需要与会者了解、研究的文件资料要在会前分发给与会者。

　　(4)掌握缺席情况。对可能缺席的会议人员和需要列席的人员应事先掌握，并进行协调，以免影响议题的讨论。

　　(5)安排候会。由于办公会讨论的问题内容多、事项杂，列席人员相对较多。为节省时间，防止陪会和会议内容交叉扩散，应安排列席人员候会。秘书应事先了解和估算每项议程的大致时间，及时通知列席人员，保证列席人员能够准时进入会场。

　　(6)做好会议记录。办公会会议记录是会议纪要的依据，也是原始的资料记录，秘 书人员应按照会议记录的要求，认真做好办公会会议记录。

　　(7)写好会议纪要。办公会会议纪要是记载会议决定事项的结果性文件，秘书人员要根据会议记录认真写好会议纪要。会议纪要经领导人的签发方可印制和分发给有关部门贯彻执行。

　　五、试运用公共关系学中的相关知识分析评点以下案例

　　背景说明：你是亚晖时代公司行政总监李琳，下面是总经理王涛需要你完成的工作。

　　按照以下便条要求完成工作。

　　参考解析：

　　1.提出会议的目标和任务要切实，目标过高、过低或过于空洞，脱离实际需要，都不 利于会议的成功举办，无助于解决问题、协调工作，有时会产生负面影响。

　　2.会议名称的使用应分场合，正式场合、正式文件、会议记录应庄重，必须用全称。 会议简报、宣传报道可以用规范化简称。

　　3.处理好主题与议题的关系。主题统帅议题，议题体现主题的思想性，并将主题具体 化。

　　4.明确与会人员的资格，在会议的邀请书和会议通知中应明确说明是“出席”、“列席” 或“旁听”。

　　5.会议的具体日期应考虑周到。

　　(1)如是否和与会者的民族风俗、宗教信仰不符。

　　(2)会议邀请的领导、嘉宾、报告人能否按时出席。

　　(3)会议所需要的材料及其他准备工作能否按时完成。

　　6.会议地点应综合考虑会场的规模、大小、设施能否满足召开会议的需要，以及场馆 周边环境、交通、安全等因素是否适宜。

　　7.会议的公关和宣传应针对会前、会中、会后三个时段的不同特点和需要来组织安排。

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