期初余额的整理录入

　　在开始使用总账系统时，应将经过整理的手工账目的期初余额录入计算机，假如是年中启用总账，而又希望查询结果，全面反映今年的业务情况，则应先将各账户此时的余额和年初到此时的借贷方累计发生额计算清楚。例如，某企业2000年4月开始启用总账系统，那么，应将该企业2000年3月末各科目的期末余额及l、3月的累计发生额计算出来，准备作为启用系统的期初数据录入到总账系统中，系统将自动计算年初余额;若企业是在年初建账，或不反映启用日期以前的发生额，则期初余额就是年初数。若科目有辅助核算，还应整理各辅助项目的期初余额，以便在期初余额中录入。

　　期初余额的录入分两部分：即总账期初余额录入和辅助账期初余额录入。

　　1.总账期初余额录入

　　期初余额录入是将手工会计资料录入到计算机中的过程之一。在桌面中单击【系统初始化】下的【录入期初余额】，在【期初余额录入】界面的“期初余额”栏中，直接输入数据，数据输入完毕，单击【刷新】按钮，系统自动生成上级科目的余额如图3-12所示。

　　余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算。如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量外币余额。若期初余额有外币、数量余额，则必须有本币余额。红字余额用负号输入。

　　2.辅助账期初余额录入

　　在录入期初余额时，若某科目涉及辅助核算，则系统会自动为该科目开设辅助账页。相应地，在输入期初余额时，该科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来，即不能直接输入总账期初数。

　　期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证;已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能。

　　若使用了应收、应付系统，并且在“选项”中将客户往来或供应商往来由应收。应付系统核算，那么，应该到应收、应付系统中录入合客户、供应商账类的科目的明细期初余额，在这里，只能录入这些科目的总余额。若这些科目还有其他辅助核算，如部门核算或项目核算，则只能录入这些科目下各部门总余额或各项目的总余额。如某科目为客户往来科目，该科目的期初余额，将不能在期初明细录入窗中录入，而是直接在期初余额中录入即可。又如某科目为部门客户核算科目，则进入期初明细录入窗后，只能录入各部门的余额。至于各客户及供应商的余额，可到应收、应付系统中去录入。