会计报表数据管理

　　1. 数据透视

　　在UFO中，所有的数据都存放在表页中，正常情况下只能看到一张表页，要想对各个表页的数据进行比较，可以利用数据透视功能，把多张表页的多个区域的数据显示在一个平面上。

　　假定ABC公司1999年9月份、10月份损益表如图4-15，现在要比较两个月的收入、成本情况。

　　具体操作为：

　　(1)打开SYB文件，进入数据状态。

　　图4-14 查找表页

项目	9 月发生额	10月发生额
一、产品销售收入
减：产品销售成本
产品销售费用
产品销售税金及附加
二、产品销售利润
加：其他业务利润
减：管理费用
财务费用
三、营业费用
加：投资收益
营业外收入
减：营业外支出
四、利润总额
减：所得稅
五、尽利润

　　(2)选择要透视的第一张表页，然后对它和它之后的表页的数据进行透视。

　　(3)选择【数据】菜单的【透视】，出现【多区域透视】对话框。

　　(4)在【输入透视区域范围】编辑框中输入区域范围，如 CS：C6。区域范围可以是单元，也可以是区域，也可以是不连续的多个区域，不同区域之间用“，”分开。

　　(5)确认后生成透视结果，可以将透视结果保存为报表。

　　2. 数据汇总

　　报表汇总是一项经常性的事务工作。UFO提供了表页汇总和可变区汇总两种汇总方式。

　　(1)表页汇总。表页汇总是把整个报表的数据进行立体方向的叠加，汇总数据可以存放在本报表的最后一张表页或生成一个新的汇总报表。汇总时既可以汇总报表中所有的表页，也可只汇总符合指定条件的表页。

　　例如：汇总ABC公司9月份、10月份的损益表。具体操作如下：

　　①打开表文件SYB，进入数据状态。

　　②选择【数据】菜单下的【汇总】/【表页】，出现【表页汇总——步骤l/3】对话框，此对话框用于指定汇总数据保存的位置，如图4-16所示。如果要把汇总结果保存在本报表中，选择【汇总到本表最后一张表页】，UFO将自动追加一张表页，并把汇总数据保存在这张表页中。如果要把汇总结果保存在一个新的报表中，则选择【汇总到新的报表】，并且在编辑框中输入路径和新的报表名，缺省路径为当前目录。如果指定的报表名已经存在，则覆盖原报表内容。

　　表页汇总——步骤1/3

　　③单击【下一步】，出现【表页汇总——步骤2/3】对话框，如图4-17所示，此对话框用于指明表页汇总条件。如果汇总全部表页，则无需输入条件。可以以单元的值为汇总条件，也可以发关键字的值为汇总条件.还可以以表页号为汇总条件。汇总条件可以有多个。如以申元值为汇总条件：“A10>=500”表示汇总A10 的值大于等于500的表页; 以关键字值为汇总条件：“年=1999 AND月>9” 表示汇总第四季度的表页;以表页号为汇总条件：“MREC()>=5 AND MREC()<=10” 表示汇总第5页到第10页的表页。

　　表页汇总—一步骤2/3

　　④单击【下一步]，出现【表页汇总—一步骤 2/3】对话框，如图4-18所示。此对话框用于处理报表中的可变区。报表中的可变区如果【按物理位置汇总】，UFO将直接把可变区数据接位置叠加。如果按【关键值】汇总，需要在关键值列表框中选择一个关键值，关键值为行可变区的某一列或列可变区的某一行。

　　⑤单击【完成】，生成汇总结果，UFO自动给汇总表页设置“表页不计算”标志。

　　(2)可变区汇总。可变区汇总是把指定表页中可变区的数据进行平面方向的叠加，执行可变区汇总后，UFO在可变区汇总的表页中自动追加一个可变行或可变列，把汇总数据保存在其中。

　　如：对 ABC公司的“xsmxb” 的可变区进行汇总，具体操作如下：

　　①打开表文件“xsmxb”，进入数据状态。

　　②选择【数据】菜单下的【汇总】【可变区】，出现【可变区汇总—一步骤1/2】对话框，如图4-19所示，此对话框用于指定对报表中哪些表页进行可变区汇总。如果汇总当前表页，则无需输入表页汇总条件。在【汇总条件编辑框中】输入“ALL”表示对所有表页的可变区进行汇总。其余选项同表页汇总。

　　可变区汇总——步骤1/2

　　③单击【下一步】，出现【可变区汇总——步骤2/2】对话框，如图4-20所示。此对话框用于指定汇总可变区中的哪些可变行(可变列)。默认汇总整个可变区。如果只汇总部分可变区，应定义【可变区汇总条件】。汇总条件hJ以是单元的值，或者以行可变区中的一列(或者列可变区中的一行)的值为可变区的汇总条件。汇总条件可以有多个。如以单元的值为可变区汇总条件：“V-A1>=500”表示汇总V-A1单元的值大于等于500的可变行(可变列);如以行可变区中的一列(或者列可变区中的一行)的值为可变区的汇总条件：

　　“V-A>l000”表示汇总V一A列数据大于1000的可变行。

　　可变区汇总——步骤2/2

　　④单击【完成】，生成汇总结果。