第七节 会计报表格式设计

　　报表的格式在格式状态下设计。格式对整个报表都有效，下面分别说明固定表和可变表的格式设计过程。

　　一、固定表设计

　　下面以损益表为例，说明固定表的设计步骤。损益表如图4-3所示

　　1.启动UFO，建立报表

　　单击Windows95的系统桌面上的【开始】，依次指向【程序】、【用发财务及企管软件UFERPM8.10】、【财务系统】，最单击【UFO表】，启动UFO表系统。首先是选择账套和会计年度.确认后，进入UFO报表系统，选择【文件】菜单中的【新建】命令或中击【新建】图标后，出现一张空表，默认表名为report1，并进入格式状态。

　　2.设置表尺寸

　　损益表表样中，共有21行4列，包括表头3行，表体16行，表尾2行。单击【格式】下的【表尺寸】，出现表尺寸对话框，将行数设为21，列数设为4，确认。这时屏幕上以保留21行4列，其余部分皆为灰色，注意：如果在设计过程中发现表尺寸有误，可以通过【编辑】菜单下的【插入】和【删除】增减行列数。

　　3.定义表头和关键字

　　(1)定义表头。首先在A1单元输入标题“损益表”。将“损益表” 三字居中放置的操作如下：选中A1：D1 单元，选择【格式】下的【组合单元】，如图4-4所示;8点【们本组合】或【按行组合】，会发现A1到D1成为一个损益表单元，然后单击工具栏的“居中”按钮，就可以将报表标题居中，再选择【格式】菜单中的【单元风格】，在【单元风格】对话框中设置表头字体为黑体，字号为16，确认。在 D2单元输入“会工02 表”，单击工具栏的【右对齐】按钮，将“会工02表”靠右对齐。同理，在D3单元输入“单位：元”字样，并单击工具栏的【右对齐】按钮。

　　(2)定义关键字。选定 A3单元，选择【数据】菜单下的【关键字】后的【设置】，默认设置“单位名称”关键字，确认，A3单元中出现了红色的“单位名称：“×××××××××××”。重复上述操作，选择【关键字】将“年”和“月” 两个关键了加人，关键字“年”和“月”与“单位名称” 重叠在一起，无法辨别。选择【数据】菜单下的【关键字】后的【偏移】，设置月关键字偏移量为40，确认后，月关键字位置向后移动一定距离。由此，可以理解“偏移” 就是指各关键字在单元中的相对位置，负数表示向左偏移，正数表示向右偏移。如果这时单击【数据/格式】按钮切换到“数据”状态，就能清楚地看到损益表的表头了。

　　4.制作表体

　　(1)输入表体内各栏目内容。

　　(2)定义行高。如果希望加大报表的标题行，首先单击行标“1”选择标题行，然后选择【格式】菜单中的【行高】，出现“行高”对话框。在对话框中输入希望的行高值，如8。

　　定义行高时也可以把鼠标定位在第一行和第二行两个行标之间，鼠标变形为黑色双向箭头时，拖动鼠标到满意行高为止。

　　可用鼠标一次调整多行的行高。首先选取多个行标，然后利用鼠标调整行高，选中区域的所有行将按新高度显示。单击表页左上角的全选钮后调整行高，可一次调整表页中所有行的行高。

　　(3)定义列宽。定义列宽的操作与定义行高相似，不再赘述，将损益表各列调整为：A列：50;B列：16;C列：30;D列：30。

　　(4)设置表体单元风格。单元显示风格即单元的字型、字体、字号、颜色、图案、折行显示等。例如，选择A4：D4区域，单击工具栏的【居中】按钮，将表头栏目居中。选择 B 列，单击工具栏的【居中】按钮，将“行次”栏各项居中。

　　5.画表格线

　　选取要画线的区域人A4：D19。选择【格式】菜单中的【区域画线】，在【区域画线】对话框中选择“画线类型”和“样式”，本例中，选择“网格”类型和默认样式，确认后，A4：D19 区域出现设定格线。如果想删除区域中的表格线，则重复以上过程，在对话框中选相应的“画线类型” 样人为“空线”即可。

　　6.设置单元属性

　　系统对在格式状态下录入的单元默认为表样，如 A4：D4 及 A5：A19单元，其余单元均为“数估”

　　需要设置单元属性时，选取要设置单元属性的区域，如 C5：D19，选择【格式】菜单中的【单元属性】，在【单元属性】对话框中设置单元的单元类型、数字格式和边框样式。

　　7.定义公式

　　这里，主要说明计算公式的定义。以C5单元为例，C5单元存放本月产品销售收人的贷方发生额。定义过程如下：

　　(1)在格式设计状态，单击C5单元。

　　(2)输入“=”或单击【fx】图标，出现【定义公式】对话框。

　　(3)在定义公式对话框中，单击【函数向导】按钮，出现函数向导对话框。

　　(4)在函数向导对话框中的函数分类列表框中，选择【账务函数】，在函数名列表框中，选择【发生】，单击【下一步】按钮，出现用友账务函数对话框。

　　(5)在用友账务函数对话框中，单击【冬照】按钮，出现账务函数对话框

　　(6)在账务函数对话框，选择账套号：999、科目：501、期间：月、会计年度：默认、方向：贷及辅助核算项目编码，最后单击【确定】，返回用友账务函数。

　　(7)在用友账务函数对话框中，单击【确定】返回。

　　(8)在定义公式对话框中，最终形成公式 C5=FS(“501”，月，“贷”，999，)， 确定。

　　(9)在C5 单元格内显示“单元公式”字样，在公式栏中显示C5 单元的公式定义。

　　8. 制作表尾

　　在 A20 单元输入“制表”，A21单元输入“财务主管”，C20银元输入“复核”，C21 单元输入“报送日期”，然后将这些单元定义为右对齐。然后选择B20：H21、D20：D21 区域，选择【格式】菜单下的【单元属性】，将单元类型定义为“字符”，并将这两个区域定义为左对齐。

　　9.报表存盘

　　经过以上步骤，一个损益表的样板基本上建立起来了，选择【文件】菜单下的【保存】，出现“另存为”对话框，输入文件名“SYB”，确认。如果不立即进行报表计算。可以选【文件】菜单下的【关闭】，关闭当前文件。

　　10.数据处理

　　现在使用刚才制作的样板进行数据处理，生成9月份的损益表。

　　(1)打开报表.如果报表是关闭状态，需要打开报表。选择【文件】菜单下的【打开】.选择文件“损益表”，中击【打开】按钮，屏幕下出现已事先定义的“损益表”，并处于数据处理状态。

　　(2)录入关键字。单击【数据】菜单卜的【关键字】的【录入】.输入单位名称。1999年、9月份, 确认。

　　(3)数据输入及计算。输入报表中未定义单元公式的数据.其他单元会根据公式自动计算。

　　(4)保存。选择【文件】该中卜的【保存】保存报表。

　　11.退出

　　报表编制完成后，选择【文件】菜单下的【关闭】，关闭当前文件。

　　二、可变表设计

　　一般来说，企业常用报表的格式比较固定，即使有变化，也可以通过修改固定及来实现。这里的可变表不是指固定表格式的变化，而是指那些行数或列数不固定，随实际需要变动的表。例如 ABC公司9、10月份销售的产品有三种：甲产品、乙产品、丙产品。为考核各种产品的获利能力，设计了产品销售毛利明细表，如表4-1所示，在表中产品的品种是可以变化的，假定在 1999年度 ABC 公司预计最多可以销售10 种产品(包括甲、乙、丙三种产品〕，这就用列人可变表制作。

　　制作可变表的步骤基本同固定表，简述如下：

　　1.确立表尺寸

　　本表共3列,行数不固定,最大为14行,10种产品各占1行,其他占4行2.定义输入表头和关键字

　　具体方法同“固定表”的定义与输入方法。

　　3.制作表体

　　具体方法同“固定表”的表体制作步骤。

　　4.定义可变区

　　首先选中行标4，选择【格式】菜单下的【可变区】后的【设置】，本表为行可变，输入数量“10”，单击【确认】，此时第4行的行标变为了14。

　　注意：一个报表只能定义一个可变区。如果想重新设置可变区，首先取消现有可变区，再设置新的可变区。

　　5.定义公式

　　首先选择B14单元，单击fx，再定义公式对话框中，单击【函数向导】按钮，选择【统计函数】中的“GTOTAL”函数，如图4-5所示，单击【下一步】按钮，在可变区字段单元中输入“B3:B13”，确认。同理定义C14和D14单元公式。

　　然后，可以将文件命名为“xsmxb”保存。

　　6.数据处理

　　单击左下角的【格式/数据】按钮，切换到数据状态。

　　(1)输入关键字。输入单位名称、“1999年” 和“9月”。

　　(2)插入行。选中A4单元，单击【编辑】菜单中的【插入】/【行】，输入插入的行数2，确认，屏幕上增加了两行，行标分别是5和6。

　　(3)输入数据。在第4、5、6行各单元输入数据，系统自动计算，结果如图4—6所示。

　　图4-6 完成后的产品销售毛利明细表

　　三、格式设计的其他功能

　　l.套用格式

　　如果需要制作一个标准的财务报表如资产负债表等，可以利用UFO提供的财务报表模板自动生成一个标准财务报表。UFO提供了11种套用格式，可以选择与报表要求相近的套用格式，再进行一些必要的修改即可。操作步骤如下：

　　(1)单击【格式/数据】按钮，进入格式状态。

　　(2)选取要套用格式的区域。

　　(3)选择【格式】菜单中的【套用格式】，出现【套用格式】对话框。在对话框中选取一种套用格式，如图4-7套用格式界面所示。

　　图4-7套用格式界面所示

　　确认后，所选区域即出现相应的格式。注意：区域套用格式之后，区域中原有格式和数据全部丢失。有些套用格式中已设置了计算公式，当前区域套用该格式后，公式同时写入了相应单元中。

　　2.报表模板

　　UFO提供的报表模板包括了16个行业的70多张标准财务报表，包括现金流量表，以及单位常用的内部报表，UFO还提供了自定义模板。利用模板编制现金流量表的步骤如下：

　　(1)单击【格式/数据】按钮，进入格式状态。

　　(2)选择【格式】菜单中的【报表模板】，在报表模板对话框中选择行业和财务报表名，确认后生成一张空的标准财务报表，如图4-8刊用模板编制现金流量表所示。可以在此基础上稍作修改，最终得到满意的结果。

　　3.自定义模板

　　用户可以根据本单位的实际需要定制内部报表模板，并可将自定义的模板加入到系统提供的模板库中，也可增加或删除各个行业及其内置的模板。

　　(1)定制行业。在UFO中作出本单位的模板后，选择【格式】下【自定义模板】，在自定义模板对话框中单击【增加】按钮，出现定义模板编辑框，录入新增的行业名称即可。

　　(2)定制模板。使用定制模板，可以将本单位自制的模板加入到定制行业或系统提供的行业模板下。在自定义模板对话框中选择某行业，单击【下一步】按钮，在随后出现的对话框中选择【增加】，出现模板编辑框。在【模板名称】编辑框中录入模板的名称，在【模板路径】编辑框中录入模板保存的路径，确认。