第六节 会计报表子系统概述

　　一、会计报表子系统的主要功能

　　会计报表子系统的主要功能体现于UFO的强大功能。UFO作为一种优秀的电子表格软件，与其他电子表格软件的最大区别在于它是真正的三维立体表，在此基础上提供了丰富的实用功能，完全实现了三维立体表的四维处理能力。UFO的主要功能有：

　　1.文件管理功能

　　UFO提供了各类文件管理功能，除能完成一般的文件管理外，UFO的数据文件还能够转换为不同的文件格式：如文本文件、*.mdb文件、*.dbf文件、Excel文件、Lotus1-2-3文件。此外，通过 UFO提供的“导入”和“导出”功能，可以实现和其他流行财务软件之间的数据交换。

　　2.格式设计功能

　　UFO提供的格式设计功能，可以设置报表尺寸、组合单元、画表格线(包括斜线)、调整行高列宽、设置字体和颜色、设置显示比例等等，制作各种形式的报表。同时，UFO还内置了11种套用格式和19个行业的标准财务报表模板，包括最新的现金流量表，方便了用户标准报表的制作，对于用户单位内部常用的管理报表，UFO还提供了自定义模板功能。

　　3.数据处理功能

　　UFO的数据处理功能可以固定的格式管理含有大量数据的表页，能将多达99999张具有相同格式的报表资料统一在一个报表文件中管理，并在每张表页之间建立有机的联系。

　　此外，还提供了排序、审核、舍位平衡、汇总功能;提供了绝对单元公式和相对单元公式，可以方便、迅速地定义计算公式;提供了种类丰富的函数，在系统向导的引导下轻松地从账务及其他子系统中提取数据，生成财务报表。

　　4.图表功能

　　UFO可以很方便地对数据进行图形组织和分析，制作包括直方图、立体图、圆饼图、折线图等多种分析图表，并能编辑图表的位置、大小、标题、字体、颜色、打印输出。“图文混排”使财务报表的数据更加直观。

　　5.打印功能

　　UFO提供“所见即所得”和“打印预览”，可以随时观看报表或图形的打印效果。报表打印时，可以打印格式或数据，可以设置表头和表尾，可以在0.3到3倍之间缩放打印，可以横向或纵向打印等等。

　　6.二次开发功能

　　UFO还能进行二次开发。它提供了批命令和自定义菜单，自动记录命令窗中输入的多个命令，可将有规律性的操作过程编制成批命令文件，进一步利用自定义菜单开发出适合本企业的专用系统。

　　二、会计报表子系统与其他系统的主要关系

　　会计报表子系统主要是从其他系统中提取编制报表所需的数据。总账、工资、固定资产、应收、应付、财务分析。采购、库存、存货核算和销售子系统均可向报表子系统传递数据，以生成财务部门所需的各种会计报表。

　　四、会计报表的主要概念

　　正如手工情况下填制一张报表一样、必须有表样后才能填写数据。UFO报表的制作也不外乎是报表的格式设计和数据处理，在介绍UFO的基本操作前，先熟悉一些UFO的基本概念。

　　l.格式状态和数据状态

　　UFO将报表制作分为两大部分来处理，即报表格式设计工作与报表数据处理工作。

　　在报表格式设计状态下进行有关格式设计的操作，如表尺寸。行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字及定义报表的单元公式(计算公式)、审核公式及舍位平衡公式。在格式状态下，所看到的是报表的格式，报表的数据全部隐藏。在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用，并且不能进行数据的录入、计算等操作。

　　在报表的数据状态下管理报表的数据，如输入数据。增加或删除表页、审核。舍位平衡、制作图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式，看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。

　　报表工作区的左下角有一个【格式/数据】按钮。如图 所示，点取这个按钮可以在格式状态和数据状态之间切换。

　　2.单元

　　单元是组成报表的最小单位，单元名称由所在行、列标识，行号用数字l～9999表示，列标用字母 A～IU表示。例如：C8表示第 3列第 8 行的那个单元。单元类型向数值单元、字符单元、表样单元3种。

　　(1)数值单元。用于存放报表的数据，在数据状态下(格式/数据按钮显示为“数据”时)输入，数值单元的内容可以是1.7×(10E-308)-l.7×(10E+308)之间的任何数(15位有效数字),数字可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成、建立一个新表时，所有单元的类型缺省为数值型。

　　(2)字符单元。也是报表的数据，只不过不一定是数值数据，也在数据状态下(格式/数据按钮显示为“数据”时)输入。字符单元的内容可以是汉字、字母、数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符，一个单元中最多可输入63个字符或31个汉字。字符单元的内容也可由单元公式生成。

　　(3)表样单元，是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字一旦单元被定义为表样，那么在其中输入的内容对所有表页都有效。表样单元在格式状态下(格式/数据按钮显示为“格式”时)输入和修改，在数据状态下(格式/数据按钮显示为“数据”时)不允许修改。

　　3.组合单元

　　由于一个单元只能输入有限个字符，在实际工作中有的单元有超长输入情况，这时，可以采用系统提供的组合单元。组合单元由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型(表样、数值、字符)，UFO在处理报表时将组合单元视为一个单元。可以组合同一行相邻的几个单元，可以组合同一列相邻的几个单元，也可以把一个多行多列的平面区域设为一个组合单元。组合单元的名称可以用区域的名称或区域中的单元的名称来表示。例如把B2到B3定义为一个组合单元，这个组合单元可以用“B2”、“B3”、或“B2:B3”表示。

　　4.区域

　　由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。在UFO中，区域是二维的，最大的区域是一个表的所有单元(整个表页)，最小的区域是一个单元。例如：A6到C10的长方形区域表示为A6：C10，起点单元与终点单元用“：”连接。

　　5.表页

　　一个 UFO报表最多可容纳 99 999 张表页，每一张表页是由许多单元组成的。一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同。表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为“页标”。页标用“第1页”-“第99999页”表示，当前表的第2页，可以表示为@2。

　　6.二维表和三维表

　　确定某一数据位置的要素称为“维”。在一张有方格的纸上填写 一个数，这个数的付置可通过行和列(二维)来描述。如果将一张有方格的纸称为表，那么这个表就是二维表，通过行(横轴)和列(纵轴)可以找到这个二维表中任何位置的数据。如果将多个相同的二维表叠在一起，找到某一个数据的要素需增加一个，即表页号(Z轴)。这一叠表称为一个三维表。如果将多个不同的三维表放在一起，要从这多个三维表中找到一个数据，又需增加一个要素，即表名。三维表的表间操作即为“四维运算”。因此，在UFO中要确定一个数据的所有要素为：<表名>、<列>、<行>、<表页> ，如利润表第2页的C5单元，表示为：“利润表”→C5@2。

　　一张二维报表的各项缺省指标为：行数：1-9999(缺省值为50行);列数;l-255(缺省值为7列);行高：0-160毫米(缺省值为5毫米);列宽：0-220毫米(缺省值为26毫米);表页数：1-99 999页(缺省值为 l页)。

　　7.固定区及可变区

　　(1)固定区。指组成一个区域的行数和列数是固定的数目。一旦设定好以后，在固定区域内其单元总数是不变的。

　　(2)可变区。指组成一个区域的行数或列数是不固定的数字，可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的。在一个报表中只能设置一个可变区，或是行可变区或是列可变区。行可变区是指可变区中的行数是可变的;列可变区是指可变区中的列数是可变的。设置可变区后，屏幕只显示可变区的第一行或第一列，其他可变行列隐藏在表体内。在以后的数据操作中，可变行列数随着需要而增减。有可变区的报表称为可变表。没有可变区的表称为固定表。

　　8.关键字

　　关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。如：一个资产负债表的表文件可放一年12个月的资产负债表(甚至多年的多张表)，要对某一张表页的数据进行定位，要设置一些定位标志，在UFO中称为关键字。

　　UFO共提供了以下六种关键字，关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。

　　(1)单位名称。字符型(最多30个字符)，为该报表表页编制单位的名称。

　　(2)单位编号。字符型(最多10个字符)，为该报表表页编制单位的编号。

　　(3)年。数字型(1904-2100)，该报表表页反映的年度。

　　(4)季。数字型(l-4)，该报表表页反映的季度。

　　(5)月。数字型(1～12)，该报表表页反映的月份。

　　(6)日。数字型(1～31)，该报表表页反映的日期。

　　除此之外，UFO还增加了一个自定义关键字，当定义名称为“周”和“旬”时有特殊意义，可以用于业务函数中代表取数日期，可以从其他系统中提取数据，在实际工作中可以根据具体情况灵活运用这些关键字。

　　9.筛选

　　筛选是在执行UFO的命令或函数时，根据用户指定的筛选条件，对报表中每一个表页或每一个可变行(列)进行判断，只处理符合筛选条件的表页或可变行(列)。

　　筛选条件分为表页筛选条件和可变区筛选条件。表页筛选条件指定要处理的表页;可变区筛选条件指定要处理的可变行或可变列。

　　筛选条件跟在命令、函数的后面，用“FOR <筛选条件> ”来表示。例如：某企业1998全年的费用表存在一个报表文件中，每个月的费用表占一张表页，共12张表页。使用命令：LET A10=“下半年”FOR 月>5，表示给6、7、8、9、10、11、12月表页的A10 单元赋值为“下半年”，其他表页的A10 单元不变。

　　10.关联

　　UFO报表中的数据有着特殊的经济含义，因此报表数据不是孤立存在的，一张报表中不同表页的数据或多个报表中的数据可能存在着这样或那样的经济关系或勾稽关系，要根据这种对应关系找到相关联的数据进行引用，就需要定义关联条件。UFO在多个报表之间操作时，主要通过关联条件来实现数据组织。

　　关联条件跟在命令、函数的后面，用“RELATION <关联条件>”来表示。如果有筛选条件，则关联条件应跟在筛选条件的后面。

　　五、制作会计报表的流程

　　如果系统内置的标准报表不能满足您的需要，用户可以按照下述流程自己制作报表，一般来讲在下面讨论的制表流程步骤中，第l、2、4、7步是必须的，因为要完成报表处理，一定要有启动系统建立报表、设计格式、数据处理、退出系统这些基本过程。

　　1.启动UFO，建立报表

　　单击Windows95系统桌面上的【开始】，依次指向【程序】、【用友财务及企管软件UFERPM8.10】、【财务系统】，最后单击【UFO表】，启动UFO报表系统。首先是选择账套和会计年度，确认后，进入UFO报表系统，选择【文件】菜单中的【新建】命令或单击【新建】图标后，建立一个空的报表，默认表名为report1，并进入格式状态。这时可以在这张报表上开始设计报表格式，在保存文件时可以用自己的文件名给这张报表命名。

　　2.设计报表的格式

　　报表的格式设计在格式状态下进行，格式对整个报表都有效，包括以下操作：

　　(1)设置表尺寸。定义报表的大小即设定报表的行数和列数。

　　(2)输入表内文字。包括表头、表体和表尾(关键字值除外)。在格式状态下定义了单元内容的自动默认为表样型，定义为表样型的单元在数据状态下不允许修改和删除。

　　(3)确定关键字在表页上的位置，如单位名称、年、月等。

　　(4)定义行高和列宽。

　　(5)定义组合单元。即把几个单元作为一个单元使用。

　　(6)设置单元风格。设置单元的字形、字体、字号、颜色、图案、折行显示等。

　　(7)设置单元属性。把需要输入数字的单元定为数值单元;把需要输入字符的单元定为字符单元。

　　(8)画表格线。

　　(9)设置可变区。即确定可变区在表页上的位置和大小。

　　3.定义各类公式

　　公式的定义在格式状态下进行，计算公式定义了报表数据之间的运算关系，可以实现报表系统从其他子系统取数。在报表单元中键人“=”就可以直接定义计算公式，所以称为单元公式。审核公式用用于审核报表内或报表之间的勾稽关系是否正确，需要用【审核公式】菜单项定义。舍位平衡公式用于报在数据进行进位或小数取整时调整数据，避免破坏原数据平衡，需要用【舍位平衡公式】菜单项定义。

　　4.报表数据处理

　　报表格式和报表中的各类公式定义好之后，就可以输入数据并进行处理了。报表数据处理在数据状态下进行。包括以下操作：

　　(1)新建的报表只有一张表页，需要追加多个表页。

　　(2)如果报表中定义了关键字，则输入每张表页上关键字的值。例如录入关键字“单位名称”的值：给第一页录入“甲单位”，给第二页录入“乙单位”给第三页输入“丙单位”等等。

　　(3)在数值单元或字符单元中输入数据。

　　(4)如果报表中有可变区，可变区初始只有一行或一列.需要追加可变行或可变列，并在可变行或可变列中输入数据。随着数据的输入，当前表页的单元公式将自动运算并显示结果。如果报表有审核公式和舍位平衡公式，则执行审核和舍位。需要的话，做报表汇总和合并报表。

　　5.报表图形处理

　　选取报表数据后可以制作各种图形，如直方图、圆饼图、拆线图、面积图、立体图。图形可随意移动，图形的标题、数据组可以按照要求设置，图形可以打印输出。

　　6.打印报表

　　可控制打印方向，横向或纵向打印;可控制行列打印顺序;不但可以以设置页眉和页脚，还可设置财务报表的页首和页尾;可缩放打印;利用打印预览可观看打印效果。

　　7.退出

　　所有操作进行完毕之后，不要忘了保存报表文件，保存后可以退出 UFO系统。如果忘记保存文件，UFO在退出前将有提示。