第四节　总账子系统初始化

　　系统初始化就是结合本企业的实际情况，将一个通用的账务核算系统改造为适合本企业核算要求的“专用账务核算系统”，即将手工会计核算体系移植到计算机，这是企业保证会计核算及各种专项辅助核算等工作顺利开展的重要环节之一。初始化处理分两部分实现，即核算体系的建立与期初数据的整理录入。

　　一、核算体系的建立

　　1.操作员设置

　　所谓操作员设置，就是将本单位财务人员设置为系统认可的操作员，以便在计算机系统上进行操作分工及权限控制。系统管理员和账套的会计主管通过对系统操作的分工和权限的管理，一方面可避免与业务无关人员对系统的操作;另一方面可以对系统所含的各个子系统的操作进行协调，以保证系统的安全与保密。以系统管理员身份注册，进入系统管理的具体操作详见第二章中“设置操作员及权限”部分。

　　2.建立核算账套

　　当用户第一次使用系统时，首先需要建立新的核算账套，以后每个新的会计年度开始时.只需建立新年度的核算账簿即可。新账套的建立参见第二章第一节的相关内容。

　　账套中的“会计主管”应该是本单位的财务人员，因此要先进行操作员设置，再建立核算账套。

　　如果存货(或客户、供应商)要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置存货分类，然后才能设置存货档案，否则可以直接设置存货(或客户、供应商)档案。

　　账套主管可以通过【账套】下的【修改】功能，根据本单位的实际情况，对允许进行修改的内容进行修改。

　　3.操作员权限设置

　　设置好操作员并建立核算账套后，应对每一个操作员赋予一定的权限。该项操作只能由系统管理员和他所指定的账套主管来进行操作，其中，以系统管理员的身份进行操作可以放弃或指定账套主管。操作员权限设置参见第二章第一节相关内容。

　　4.定义编码方案

　　为了便于用户进行分级核算、统计和管理，可以对基础数据的编码进行分级设置。因此，在系统初始时，应对系统将要用到的一些目录的编码级次及每级位数进行定义。可分级设置的内容有：科目编码、存货分类编码、地区分类编码、客户分类编码、供应商分类编码、部门编码、成本对象编码、收发类别编码和结算方式编码。

　　编码级次和各级编码长度的设置将决定用户单位如何编制基础数据的编号，进而构成用户分级核算、统计和管理的基础。

　　定义编码级次方案，可以在建立账套过程，通过建账向导来定义;也可以在【系统控制台】界面，通过【基础设置】中的【编码方案】 来定义、修改编码方案;还可以通过修改账套参数的方法来修改编码方案。

　　5.启用账套

　　启用账套，就是要根据企业的业务特点，对总账系统的一些系统选项进行设置，以便总账系统配置相应的功能或执行相应的控制。当第一次启用总账系统时，系统自动出现图3-5所示对话框，可以进行选项设置。在启用账套或业务变更后，也可以通过该对话框查看或调整账簿的选项。另外，在【总账系统】界面，单击【文件】菜单下的【选项…】，也可以得到选项对话框。

　　从图3-5可以看到，对话框共有四个页签：

　　(1)凭证页签。

　　①制单控制：主要设置在填制凭证时，系统应对哪些操作进行控制。

　　③外币核算：如果企业有外币业务，则应选择相应的汇率方式。

　　③凭证控制：主要设置处理凭证时，系统应对哪些操作进行控制。

　　④往来控制方式：主要设置企业往来核算控制方式。

　　(2)账簿页签。用来调整各种账簿的输出方式及打印要求等。当希望对查询和打印权限作进一步细化时，可选择“明细账查询权限控制到科目”选项，然后再到系统菜单【设置】下的【明细权限】中去设置明细账科目查询权限。

　　(3)会计日历页签。可以查看各会计期间的起始日期与结束日期，以及启用会计年度和启用日期。此处仅能查看会计日历的信息，如需修改请到系统管理中进行。修改时要注意以下限制：

　　①总账系统的启用日期不能在系统的启用日期之前。

　　②已录入汇率后不能修改总账启用日期。

　　③总账中已录入期初余额(包括辅助期初)则不能修改总账启用日期。

　　④总账中已制单的月份不能修改总账的启用日期，其他系统中已制单的月份不能修改总账的启用日期。

　　⑤第二年进入系统，不能修改总账的启用日期。

　　(4)其他页签。对系统的其他选项进行设置，但账套信息的修改只能到系统管理中由账套主管进行。

　　6.定义外币及汇率

　　汇率管理是专为外币核算服务的。企业有外币业务，要进行外币及汇率的

　　设置。这里只能录入固定汇率与浮动汇率值，并不决定在制单时使用固定汇率还是浮动汇率，在【账簿选项】中的【汇率方式】的设置决定制单使用固定汇率还是浮动汇率。

　　如果使用固定汇率，则应在每月月初录入记账汇率(即期初汇率)，月末计算汇兑损益时录入调整汇率(即期末汇率);如果使用浮动汇率，则应每人在此录入当日汇率。

　　7.建立会计科目

　　建立会计科目是会计核算方法之一，财务系统一般都提供了符合国家会计制度规定的一级会计科目，明细科目的确定要根据各企业情况自行确定，确定原则如下：

　　第一，会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求，凡是报表所用数据，需从系统取数的，必须设立相应科目。

　　第二，会计科目的设置必须保持科目与科目间的协调性和体系完整性。不能只有下级而无上级;既要设置总账科目，又要设置明细科目，以提供总括和详细的会计核算资料。

　　第三，会计科目要保持相对稳定，会计年中不能删除;如已经使用，不能增设下一级明细科目。一级科目名称要符合国家标准，明细科目名称要通俗易懂。

　　第四，设置会计科目要考虑与子系统的衔接。在总账系统中，只有末级会计科目才允许有发生额，才能接收各个子系统转入的数据。因此，要将各个于系统中的核算科目设置为末级科目。

　　一般来说，为了充分体现计算机管理的优势，在企业原有的会计科目基础上，应对以往的一些科目结构进行优化调整，充分发挥总账系统提供的辅助核算功能，深化、强化企业的核算和管理工作。

　　当企业规模不大，往来业务较少时，可采用和手工方式一样的科目结构及记账方法，即将往来单位、个人、部门、项目通过设置明细科目来进行核算管理：而对于一个往来业务频繁，清欠、清理工作量大，核算要求严格的企业来说，应该采用总账系统提供的辅助核算功能进行管理，即将这些明细科目的上级科目设为末级科目并设为辅助核算科目，并将这些明细科目设为相应的辅助核算目录。一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会登记在总账和辅助明细账上。

　　例如：当未使用总账系统的辅助核算功能时，科目设置如表3—1

科目编码	科目名称	科目编码	科目名称
113	应收账款	121	材料采购
11301	北京石化公司	12101	甲材料
11302	天津销售分公司	12102	乙材料
……		……
119	其他应收账款	169	在建工程
11901	差旅费应收款	1690101	A部门
1190101	王坚	1690102	B部门
1190102	李默	……
11902	私人借款	521	管理费用
1190201	王坚	52101	办公费
1190202	李默	5210101	A部门
……		5210102	B部门
		……

　　(1)增加会计科目。在【总账系统】中，单击【系统初始化】下的【会计科目】，进入会计科目界面，单击【增加】按钮，出现会计科目一新增对话框，如图3—6所示：

　　①科目编码：科目编码必须唯一，且必须按其级次的先后次序建立。科目编码只能由数字、英文字母及减号(-)、正斜杠(\)表示，其他字符(如&" ’;空格等)禁止使用。

　　②科目名称：分为科目中文名称和科目英文名称，可以是汉字、英文字母或数字，可以是减号(-)。正斜杠(\)，但不能输入其他字符。科目中文名称最多可输入10个汉字，科目英文名称最多可输入100个英文字母。

　　需要注意的是，科目中文名称和英文名称不能同时为空。在中文版中，必须录入中文名称;若是英文版，则必须录入英文名称。

　　③科目类型：行业性质为企业时，科目类型分为：资产、负债、所有者权益、成本、损益，没有成本类的企业可不设成本类;行业性质为行政单位或事业单位时，按新会计制度科目类型设置。

　　④账页格式：定义该科目在账簿打印时的默认打印格式。系统提供了金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种账页格式供选择。

　　⑤助记码：用于帮助记忆科目，一般可用科目名称中各个汉字拼音的头一个字母组成，例如，管理费用，其助记码可写为glfy，这样在制单或查账中可使用助记码glfy，系统可自动将助记码转换成科目名称。

　　③辅助核算：也叫辅助账类。用于说明本科目是否有其他核算要求，系统除完成一般的总账，明细账核算外，并提供部门核算，个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算四种专项核算功能供选用。设置辅助核算要考虑以下几点：

　　第一，一个科目可同时设置两种专项核算，如管理费用既想核算各部门的使用情况，也想了解各项目的使用情况，那么可以同时设置部门核算和项目核算。

　　第二，个人往来核算不能与其他专项一同设置，客户与供应商核算不能一同设置。辅助账类必须设在未级科目上，但为了查询或出账方便，有些科目也可以在未级和上级设账类。但若只在上级科目设账类，其末级科目没有设该账类，系统将不承认，也就是说当上级科目设有某账类时，其末级科目中必设有该账类，否则只上级设账类，系统将不处理。

　　第三，在设置辅助核算时请尽量慎重，因为如果科目已有数据，而要对科目的辅助核算进行修改，那么很可能会造成总账与辅助账对账不平。

　　①其他核算：用于说明本科目是否有其他要求，如银行账、日记账等。一般情况下，现金科目要设为日记账;银行存款科目要设为银行账和日记账。

　　③科目性质(余额方向)：增加记借方的科目，科目性质为借方;增加记贷方的科目，科目性质为贷方。一般情况下，只能在一级科目设置科目性质，下级科目的科目性质与其一级科目的相同。已有数据的科目不能再修改科目性质。

　　③外币核算：用于设定该科目是否有外币核算，以及核算的外币名称。一个科目只能核算一种外币，只有有外币核算要求的科目才允许也必须设定外币币名。

　　④数量核算：用于设定该科目是否有数量核算和数量计量单位。计量单位可以是任何汉字或字符，如公斤、件、吨等。

　　(2)科目修改。当科目属性有错误时，可以对错误属性进行修改。但是如果某科目已被制过单或已录入期初余额，则不能修改该科目。如要修改该科目必须先删除有该科目的凭证，并将该科目及其下级科目余额清零，再修改，修改完毕后要将余额及凭证补上。已使用的科目不能增加下级。

　　(3)科目查询。准确而迅速地将指针定位在用户所要查询的科目上，方便地查询或修改科目的各种属性。

　　(4)科目删除。对于不再使用的科目，可以将其从科目库中删除掉。但是已有余额的科目不能删除，不能删除非未级科目。

　　(5)指定科目。指定会计科目是指定出纳的专管科目。只有指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行管理的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。

　　8.建立辅助核算

　　将科目设置了辅助核算还是不够的，还应将从科目中去掉的明细科目设置

　　为辅助核算的目录。不同的辅助核算，应设置不同的核算目录，如部门目录、个人目录、项目目录、客户目录。供应商目录。

　　(1)部门目录设置。按照已经定义好的部门编码级次原则输入部门编号及其信息。最多可分5级，编码总长12位，部门档案包含部门编码、名称、负责人、部门属性等信息。在【总账系统】界面，单击【系统初始化】下的【部门目录】，出现【部门档案】界面。单击【增加】按钮，在相应编辑区域输入

　　部门档案的各项信息，然后单击【保存】工具钮，所增加的部门即在左侧空白区中显示，如图3—7所示：

　　注意：部门编号必须符合部门编码级次原则。

　　(2)个人目录设置。主要用于记录本单位使用系统的职员列表，包括职员编号、名称、所属部门及职员属性等。职员编号必须唯一，职员编号和职员名称必须输入。

　　(3)项目目录设置。一个单位项目核算的种类可能多种多样，比如说，在建工程、对外投资、技术改造、融资成本、在产品成本、课题、合同订单……，为此应允许企业定义多个种类的项目核算。可以将具有相同特性的一类目定义成一个项目大类，一个项目大类可以核算多个项目，为了便于管理，还可以对这些项目进行分类管理。例如，可以按以下步骤定义项目：

　　①设置科目：为对部分成本费用和收人按项目核算、管理，在会计科目设置功能中先设置相关的项目核算科目，然后再定义项目目录。如对生产成本科目设置项目核算的辅助账类。

　　②定义项目大类：即项目核算的分类类别。在项目目录定义功能中，增加项目大类，如增加生产成本项目大类。项目大类名称是该类项目的总称，而不是会计科目名称。如果使用了存货核算系统，可以在此选择存货中已定义好的存货目录作为项目目录。

　　③指定核算科目：即具体指定需按此类项目核算的科目。一个项目大类可以指定多个科目，一个科目只能指定一个项目大类。在项目目录定义功能中指定。如将直接材料、直接工资和制造费用指定为生产成本项目大类的科目。

　　④定义项目分类：为了便于统计，可将同一项目大类下的项目进一步划分。如生产成本项目大类进一步划分明细项目为自行开发项目和委托开发项目。

　　⑤定义项目栏目：是将各个项目大类中的具体项目输入系统。具体输入的内容又取决于项目栏目中所定义的栏目名称或数据。

　　(4)客户档案设置。当往来客户较多时，可以对客户进行分类，以便对客户进行分类统计和汇总。在桌面中单击【系统初始化】下的【客户分类】，屏幕显示图3-8所示【客户分类】界面。客户分类编码必须唯一，客户分类的分类编码必须与“编码原则” 中设定的编码级次结构相同。

　　如果需要进行往来管理，那么，必须将企业中客户的详细信息录入客户档案中。建立客户档案直接关系到对客户数据的统计、汇总和查询等分类处理。设置充客户分类，就可在最末级客户分类下增加客户目录。在桌面中单击【系统初始化】下的【客户档案】，选择最末级分类，单击【增加】，屏幕显示图3-9所示【客户档案卡片】界面。客户档案中“基本”信息中客户编码、名称、简称必须输入，其余可输可不输;“联系”信息包括地址、邮政编码。E-mail地址。电话、传真、呼机等;“信用”信息包括应收余额、信用等级、信用额度、付款条件等;“其他”信息包括分管部门、专营业务员、停用日期、使用频度等。

　　(5)供应商档案设置。建立供应商档案主要是为企业的采购管理、库存管理、应付账款管理服务的。在填制采购入库单、采购发票和进行采购结算、应付款结算和有关供货单位统计时都会用到供货单位档案，因此必须先设立供应商档案，以便减少工作差错。

　　系统提供了对供货客户档案的设置和管理功能。若在“账簿选项”中将供应商往来款项设为由应付系统核算，那么对供应商档案的设置和管理也可在应付系统中进行，同时应付系统所生成的凭证将自动传输给总账系统，若在“账簿选项” 中将供应商往来款项设为由总账系统核算，在总账系统制作的凭证，应付款的查询仍可在应付系统中进行。其操作原理与客户目录设置相同。

　　9.明细权限设置

　　当需要对操作员的操作权限做进一步细化，如希望制单权限控制到科目。

　　凭证审核权控制到操作员、明细账查询控制到科目等。首先应在“账簿选项”中将上述选项作选中标记，再到“明细权限” 功能中进行设置。

　　在桌面中单击【系统初始化】下的【明细权限】，系统提供了明细账科目权限设置、凭证审核权限设置和制单科目权限设置。

　　在月份综合明细账中，可查询所有科目，并不受此权限的限制。

　　10.结算方式定义

　　该功能用来建立和管理企业在经营活动中所涉及到的结算方式。它与财务

　　结算方式一致，如现金结算、支票结算等。结算方式最多可以分为2级。结算方式编码级次的设定在建账的编码部分中进行。【结算方式】界面如图3-10所示。

　　(1)结算方式编码。用以标识某结算方式。必须按照结算方式编码级次的先后顺序来进行录入，录入值必须唯一。一般结算方式编码可以用数字0-9或字符A-Z表示。

　　(2)结算方式名称。根据企业的实际情况，必须录入所用结算方式的名称，录入值必须唯一。

　　(3)票据管理标志。即是否使用支票登记簿，以辅助银行出纳对银行结算的管理。可根据实际情况，通过单击复选框来选择某结算方式下的票据是否要进行票据管理。

　　11.凭证类别设置

　　许多企业为了便于管理或登账方便，一般对记账凭证进行分类编制，但各

　　企业的分类方法不尽相同，可以按照本单位的需要对凭证进行分类。系统提供了五种常用分类方式供选择：包括记账凭证，收款、付款。转账凭证，现金、银行、转账凭证，现金收款、现金付款、银行收款。银行付款，转账凭证，自定义凭证类别。

　　在桌面中单击【系统初始化】下的【凭证类别】。选择所需类别，进而进入凭证类别设置界面，如图3-11所示【凭证类别】，在此可对凭证类别进行增加、修改。删除等操作。

　　某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，在这里，系统有五种限制类型供选择：

　　(1)借方必有。制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生。

　　(2)贷方必有。制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生。

　　(3)凭证必有。制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生。

　　(4)凭证必无。制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生。

　　(5)无限制。制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。

　　限制科目由用户输入，可以是任意级次的科目，科目之间用逗号分割，数量不限，也可参照输入，但不能重复录入。

　　在开始用计算机灵人凭证之前应进行凭证类别的设置：已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字;若限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有下级科目都将受到同样的限制。

　　12.自定义项设置

　　在账务系统中，各企业所使用的各类原始单据(如发票、凭证。出入库单

　　等)和常用基础信息(如客户、供应商和存货)中的项目可能会因为企业自身的原因出现一些差异，为满足企业的不同要求，系统为各类原始单据和基础信息设置了自定义项和自由项，以便设置一些系统没有提供、但又需要的特殊项目，这样在使用时就能够灵活自由地录入一些辅助信息。

　　在桌面中单击【系统初始化】下的【自定义项】，屏幕显示【自定义项设置】界面。系统预先定义好了最多可设置的自定义项和自由项。就自定义项而言，是针对单据、客户、供应商和存货;而自由项只针对存货而言。一个自定义项目只能定义一个属性，但一个自由项可以定义多个属性

　　13.常用凭证及常用摘要定义

　　(1)常用凭证定义。在单位里，会计业务都有其规范性，因而在日常填制凭证的过程中，经常会有许多凭证完全相同或部分相同，如果将这些常用的凭证存储起来，在填制会计凭证时可随时调用，必将大大提高业务处理的效率。确切地说，“常用凭证”提供的是常用会计凭证的模板，在调用常用凭证后，仍可做修改，使其符合当时会计业务需要。

　　常用凭证可以利用【总账系统】中【凭证】菜单下的【常用凭证】定义，也可以通过【填制凭证】桌面中【制单】菜单下的【生成常用凭证】项生成。

　　定义常用凭证时既要定义凭证主要信息，也要定义凭证分录内容。

　　(2)常用摘要定义。在日常填制凭证的过程中，因为业务的重复性发生，经常会有许多摘要完全相同或大部分相同，如果将这些常用摘要存储起来，在填制会计凭证时可随时调用，必将大大提高业务处理效率。

　　常用摘要定义编号、摘要内容、相关科目，调用常用摘要可以直接输入摘要编号或参照输入，这些信息(数据)可任意设定并在调用后可以修改补充。