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职称计算机考试Excel知识点:数据库

来源 :中华考试网 2017-01-17

  数据库

  1.输入和编辑记录

  使用记录单输入数据

  (1)首先建立数据库。

  (2)在数据库中选择要添加数据的单元格。

  (3)选择【数据】/【记录单】命令,打开【记录单】对话框,该对话框用它所在的工作表的名称命令。

  (4)单击【新建】按钮,可新建一个空白记录单。

  (5)在空白记录单输入需要添加的内容。在输入记录的过程中,敲击键盘中的Tab键,可下移一个字段,敲击Shift+Tab组合键,可上移一个字段。

  (6)如果要继续添加记录,可再次单击对话框中的【新建】按钮,或者敲击键盘中的Enter键。

  (7)输入完毕,单击【关闭】按钮即可。

  使用记录单编辑记录

  (1)在数据库中任选一单元格。

  (2)选择菜单栏中的【数据】/【记录单】命令,打开【记录单】对话框。

  (3)在对话框中拖曳文本框右侧的滚动条,或单击【上一条】按钮和【下一条】按钮,选择要修改的记录。

  (4)完成修改后,单击【关闭】按钮,关闭【记录单】对话框即可。

  (5)如果要删除数据库中的记录,在记录单对话框中选择要修改的记录。

  (6)单击【删除】按钮,弹出提示框,询问是否删除所选记录。单击【确定】按钮即可将所选记录删除。

  在记录单中使用条件格式

  (1)在打开的数据库单击选择任一单元格。

  (2)选择菜单栏中的【数据】/【记录单】命令,打开【记录单】对话框。

  (3)在【记录单】对话框中单击【条件】按钮,则【记录单】对话框发生改变。

  (4)在对话框中输入要搜索的条件。

  (5)单击【表单】按钮,将返回记录单初始状态。

  (6)单击【下一条】按钮,记录单中将显示符合条件的记录。

  (7)继续单击【下一条】和【上一条】按钮,符合条件的记录将交替出现在【记录单】对话框中。

  2.数据的排序

  默认排序次序

  数字:数字从最小的负数到最大的正数进行排序。

  按字母先后顺序排序:在按字母先后顺序对文本项进行排序时,Excel从左到右一个字符一个字符地进行排序。

  文本以及包含数字的文本

  错误值:所有错误值的优先级相同。

  空格:空格始终排在数字的后面。

  按列进行排序

  (1)打开数据库。

  (2)选择要排序的单元格区域。

  (3)单击【常用】工具栏中的【升序排列】按钮,当所选单元格区域旁边还有数据时,将弹【排序警告】对话框。

  (4)如果选择【以当前选定区域排序】选项,则Excel将只对所选单元格中的数据按从小到大的顺序进行排序,其他列中的数值位置保持不变。

  (5)如果选择【扩展选定区域】选项,则除了所选单元格区域的数据按从小到大的顺序排列外,数据库中的其他数据的位置也相应的发生了变化。

  按行进行排序

  (1)打开数据库,单击数据库内任一单元格。

  (2)选择菜单栏中的【数据】/【排序】命令,打开【排序】对话框,数据库中的所有数据被全部选取。

  (3)单击对话框中的【选项】按钮,可打开【排序选项】对话框,在该对话框中选择【按行排序】选项。

  (4)单击【确定】按钮,返回【排序】对话框,在【排序】对话框中设置选项。

  (5)单击【排序】对话框【确定】按钮,数据库中的第一行标题将按字母顺序进行排序。

  3.筛选数据

  自动筛选

  (1)打开数据库,单击要进行筛选的区域中的单元格。

  (2)选择菜单栏中的【数据】/【筛选】/【自动筛选】命令,则数据库中每个字段名右侧将出现一个向下的三角按钮。

  (3)单击“涨跌(元)”字段右侧的按钮,弹出下拉列表。

  (4)在下拉列表中选择“0.15”选项,则数据库中将只显示涨跌为0.15的股票记录。

  (5)单击“(前10个)”选项,将弹出【自动筛选前10个】对话框。

  (6)在左边的列表框中,选择【最大】选项;在中间的微调框中,输入数字“5”;在右边的列表框中,选择【项】选项。

  (7)单击【确定】按钮,则数据库中将显示涨跌在前五名的股票记录。

  自定义筛选

  (1 打开“股票行情.xls”数据库,单击要进行筛选的区域中的单元格。

  (2)选择菜单栏中的【数据】/【筛选】/【自动筛选】命令。

  (3)单击数据库中“成交万股”字段右侧的,在弹出的下拉列表中单击“(自定义……)”选项,弹出【自定义自动筛选方式】对话框。

  (4)在【自定义自动筛选方式】对话框中设置筛选的条件。

  (5)【自定义自动筛选方式】对话框中,【与】选项代表与运算,也就是条件字段中的数据要同时满足两个条件;【或】选项代表或运算,也就是要求条件字段中的数据只要满足两个条件中的一条即可。

  (6)单击【确定】按钮,则数据库中将显示筛选后的结果。

  高级筛选

  (1)开“股票行情.xls”数据库,单击“Sheet2”工作表标签,切换到“Sheet2”工作表中。

  (2)在“Sheet2”工作表中建立条件区域。

  (3)切换至“Sheet1”工作表中,选择A1—G15的数据区域,敲击键盘中的Ctrl+C键,对其进行复制。

  (4)切换至“Sheet2”工作表中,单击A5单元格,敲击键盘中的键对数据区域进行粘贴。

  (5)选择菜单栏中的【数据】/【筛选】/【高级筛选】命令,打开【高级筛选】对话框。

  (6)在对话框中的【列表区域】文本框和【条件区域】文本框中输入数据区域和条件区域,单击【确定】按钮。

  (7)若要保留原始数据,在工作表的其他区域显示筛选结果,则在【高级筛选】对话框点选【将筛选结果复制到其他位置】选项,此时,对话框中的【复制到】选项将成为可选状态。

  (8)在【复制到】文本框中输入复制后的位置。

  (9)单击【确定】按钮,则显示筛选后的结果。

  4.分类汇总数据

  (1)打开“生产统计A.xls”文档,单击数据库中的任一单元格。

  (2)选择菜单栏中的【数据】/【分类汇总】命令,打开【分类汇总】对话框。

  (3)在【分类字段】下拉列表中设置数据分类的标准,在【汇总方式】下拉列表中选择数据的汇总方式,在【选定汇总项】对下拉列表中设置要汇总的项目。

  (4)单击对话框中的【确定】按钮,显示分类汇总后的数据效果。

  要删除分类汇总,可在含有分类汇总的单元格区域的任一位置单击鼠标,再次选择【数据】/【分类汇总】命令,在【分类汇总】对话框中单击【全部删除】按钮即可。

  5.应用列表

  (1)打开要创建列表的数据库,单击数据库中任一单元格。

  (2)选择菜单栏中的【数据】/【列表】/【创建列表】命令,打开【创建列表】对话框。

  (3)在对话框中输入要创建列表的数据区域,单击【确定】按钮创建列表。

  列表创建好了,还可以对其进行编辑:

  (1)选择【视图】/【工具栏】/【列表】命令,显示【列表】工具栏。

  (2)单击工具栏中的【列表】按钮,弹出下拉列表,可以进行插入行和列、删除行和列、排序、转换区域等操作。

  (3)单击【切换汇总行】按钮,将在列表底端添加汇总行。

  (4)此时可设置数据的汇总方式,如果要对“毛巾”一列的数据进行汇总,则单击C12单元格,此时C12单元格旁边将会出现一个 按钮,单击该按钮,弹出下拉列表。

  (5)选择【求和】选项,所选单元格中将会显示计算后的结果。

  对学生成绩进行排序并进行筛选

  (1)打开“各科成绩统计.xls”文档。

  (2)在数据区域单击任一单元格。

  (3)选择菜单栏中的【数据】/【排序】命令,打开【排序】对话框。

  (4)在【排序】对话框中设置要进行排序的字段。

  (5)单击【确定】按钮,则Excel将对“英语”字段中的数据按升序进行排序,当英语成绩出现相同情况时,以“语文”成绩为依据按升序进行排序。

  (6)对“数学”、“语文”、“英语”字段进行复制。

  (7)单击“Sheet2”工作表标签,在“Sheet2”工作表中粘贴复制的字段。

  (8)在字段下输入筛选条件,创建条件区域。

  (9)切换至Sheet1工作表中,选择A1—G11数据区域,单击【常用】工具栏中的【复制】按钮,对其进行复制。

  (10)在“Sheet2”工作表中单击A5单元格,单击【常用】工具栏中的【粘贴】按钮,对数据区域进行粘贴。

  (11)选择菜单栏中的【数据】/【筛选】/【高级筛选】命令,在打开的【高级筛选】对话框中设置条件区域和数据区域。

  (12)单击【确定】按钮,工作表中将显示符合筛选条件的记录。

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