第二节建设工程监理文件资料管理职责和要求

　　一、管理职责

　　建设工程监理文件资料应以施工及验收规范、工程合同、设计文件、工程施工质量验收标准、建设工程监理规范等为依据填写，并随工程进度及时收集、整理，认真书写，项目齐全、准确、真实，无未了事项。表格应采用统一格式，特殊要求需增加的表格应统一归类，按要求归档。

　　根据《建设工程监理规范》，项目监理机构文件资料管理的基本职责如下：

　　(1)应建立和完善监理文件资料管理制度，宜设专人管理监理文件资料。

　　(2)应及时、准确、完整地收集、整理、编制、传递监理文件资料，宜采用信息技术进行监理文件资料管理。

　　(3)应及时整理、分类汇总监理文件资料，并按规定组卷，形成监理档案。

　　(4)应根据工程特点和有关规定，保存监理档案，并应向有关单位、部门移交需要存档的监理文件资料。

　　【例】根据《建设工程监理规范》,关于项目监理机构文件资料监理职责的说法，错误的是()。

　　A.应建立和完善监理文件资料管理制度，宜设专人管理监理文件资料

　　B.应及时整理、分类汇总监理文件资料，并按分项工程组卷存放

　　C.应及时收集、整理、编制、传递监理文件资料

　　D.应根据工程特点和有关规定保存监理档案，并向有关单位、部门移交

　　【答案】B

　　二、管理要求

　　建设工程监理文件资料的管理要求体现在建设工程监理文件资料管理全过程，包括：监理文件资料收发文与登记、传阅、分类存放、组卷归档、验收与移交等。

　　【例】下列工作内容中，属于建设工程监理文件资料管理的有()。

　　A.收发文与登记 B.文件起草与修改

　　C.文件传阅 D.文件分类存放 E.文件组卷归档

　　【答案】ACDE

　　(一)建设工程监理文件资料收文与登记

　　项目监理机构所有收文应在收文登记表上按监理信息分类分别进行登记，应记录文件名称、文件摘要信息、文件发放单位(部门)、文件编号以及收文日期，必要时应注明接收文件的具体时间，最后由项目监理机构负责收文人员签字。

　　在监理文件资料有追溯性要求的情况下，应注意核查所填内容是否可追溯。

　　项目监理机构文件资料管理人员应检查监理文件资料的各项内容填写和记录是否真实完整，签字认可人员应为符合相关规定的责任人员，并且不得以盖章和打印代替手写签认。

　　对于工程照片及声像资料等，应注明拍摄日期及所反映的工程部位等摘要信息。收文登记后应交给项目总监理工程师或由其授权的监理工程师进行处理，重要文件内容应记录在监理日志中。

　　【例】下列关于监理文件和档案收文与登记管理的表述中，正确的是()。

　　A.所有收文最后都应由项目总监理工程师签字

　　B.经检查，文件档案资料各项内容填写和记录真实完整，由符合相关规定的责任人员签字认可

　　C.符合相关规定责任人员的签字可以盖章代替

　　D.有关工程建设照片注明拍摄日期后，交资料员处理

　　【答案】B

　　(二)建设工程监理文件资料传阅与登记

　　建设工程监理文件资料需要由总监理工程师或其授权的监理工程师确定是否需要传阅。

　　每一位传阅人员阅后应在文件传阅纸上签名，并注明日期。传阅完毕后，文件资料原件应交还信息管理人员存档。

　　(三)建设工程监理文件资料发文与登记

　　建设工程监理文件资料发文应由总监理工程师或其授权的监理工程师签名，并加盖项目监理机构图章。若为紧急处理的文件，应在文件资料首页标注“急件”字样。

　　所有建设工程监理文件资料应要求进行分类编码，并在发文登记表上进行登记。

　　(四)建设工程监理文件资料分类存放

　　建设工程监理文件资料经收/发文、登记和传阅工作程序后，必须进行科学的分类后进行存放。

　　建设工程监理文件资料的分类原则应根据工程特点及监理与相关服务内容确定，工程监理单位的技术管理部门应明确本单位文件档案资料管理的基本原则，以便统一管理并体现建设工程监理企业的特色。

　　建设工程监理文件资料的分类原则上可按施工单位、专业施工部位、单位工程等进行分类，以保证建设工程监理文件资料检索和归档工作的顺利进行。

　　【例】关于建设工程监理文件资料管理的说法，正确的是()。

　　A.监理文件资料有追溯性要求时，收文登记应注意核查所填内容是否可追溯

　　B.监理文件资料的收文登记人员应确定该文件资料是否需传阅及传阅范围

　　C.监理文件资料完成传阅程序后应按监理单位对项目检查的需要进行分类存放

　　D.监理文件资料应按施工总承包单位，分包单位和材料供应单位进行分类

　　【答案】A

　　(五)建设工程监理文件资料组卷归档

　　1.建设工程监理文件资料编制要求

　　(1)归档的文件资料一般应为原件。

　　(2)文件资料的内容及其深度须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准的要求。

　　(3)文件资料的内容必须真实、准确，与工程实际相符。

　　(4)文件资料应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

　　(5) 文件资料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

　　(6)文件资料中文字材料幅面尺寸规格宜为 A4 幅面(297mmX210mm)。纸张应采用能够长时间保存的韧力大、耐久性强的纸张。

　　(7)文件资料的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作，主要技术指标要符合国家标准，保证质量，以适应长期安全保管。

　　(8)文件资料中的照片及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明或内容准确。

　　(9)文件资料应采用打印形式并使用档案规定用笔，手工签字，在不能使用原件时，应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处。

　　应用计算机辅助管理建设工程监理文件资料时，相关文件和记录经相关负责人员签字确定、正式生效并已存入项目监理机构相关资料夹时，信息管理人员应将储存在计算机中的相应文件和记录的属性改为“只读”，并将保存的目录名记录在书面文件上，以便于进行查阅。在建设工程监理文件资料归档前，不得删除计算机中保存的有效文件和记录。

　　【例】下列对建设工程归档文件的要求中，属于编制要求的有()。

　　A.符合国家有关的技术规范、标准

　　B.案卷不宜过厚，一般不超过 40mm

　　C.不同载体的文件一般应分别组卷

　　D.内容真实、准确，与工程实际相符

　　E.应采用耐久性强的书写材料

　　【答案】ADE