2016监理工程师《案例分析》讲义：第七讲

 建设工程文件档案资料管理

　　建设工程文件档案资料管理内容：

　　1、监理文件和档案收文与登记

　　2、监理文件档案资料传阅与登记

　　3、监理文件资料发文与登记

　　4、监理文件档案资料分类存

　　5、监理文件档案资料归档

　　6、监理文件档案资料借阅、更改与作废

　　建设工程档案：在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史纪录，也可称工程档案。

　　建设工程文件档案资料：由建设工程文件和档案组成。

　　“加强企业管理”：档案文书管理制度。制定档案的整理和保管制度，文件和资料的使用、归档管理办法等。

　　“建设工程监理实施程序”：向业主提交建设工程监理档案资料。

　　“建设工程监理规划的作用”：监理规划是监理单位内部考核的依据和重要的存档资料。

　　《建设工程监理规范》：施工阶段监理资料的管理

　　《建设工程信息管理》第三章建设工程文件档案资料管理

　　1.建设工程监理文件档案分类《建设工程信息管理》

　　(l)按照规范分类。建设工程项目竣工后监理单位向建设单位移交的监理文件。对其中的文件，分别在地方城建档案馆、建设单位、监理单位三处归档保存，保存期分为永久、长期、短期。

　　送地方城建档案管理部门保存的监理文件有：监理规划、监理实施细则;监理月报和监理会议纪要中有关质量问题;工程开工/复工审批表、暂停令;不合格项目通知;质量事故报告及处理意见;工程竣工决算审核意见书;工程延期报告及审批;合同争议、违约报告及处理意见;合同变更材料、工程竣工总结;质量评价意见报告等。

　　送建设单位永久保存的监理文件有：工程延期报告及审批;合同争议、违约报告及处理意见，共两类。

　　送建设单位长期保存的有：监理规划、监理实施细则;监理部总控制计划等：监理月报和监理会议纪要中有关质量问题;工程开工/复工审批表、暂停令;不合格项目通知;质量事故报告及处理意见;设计变更、洽商费用报审与签认;工程竣工决算审核意见书;分包单位资质材料;供货单位资质材料;试验等单位资质材料;有关进度控制的监理通知;有关质量控制的监理通知;有关造价控制的监理通知;费用索赔报告及审批;合同变更材料;专题总结;月报总结;工程竣工总结;质量评价意见报告等;

　　建设单位短期保存的有：预付款报审与支付;月付款报审与支付两类。

　　(2)按照建设工程项目监理部在监理实践中使用的监理文件，进行分类。可以分为：合同文件;勘察、设计文件;监理工作指导文件;施工工作指导文件;资质管理文件;工程进度管理文件;工程质量管理文件;工程造价管理文件;会议纪要;监理报告;监理工作函件;工程验收文件;监理日记;监理工作总结;监理工作记录;建设工程管理往来函件;监理内部文件，共17类。

　　(3)按监理公司建立的档案分类。公司内部管理文件;项目监理管理文件;政府相关管理文件;招投标、经营管理文件;财务文件;人员管理文件;设备管理文件，共7类。

　　2.建设工程监理文件档案的归集和整理

　　建设工程监理文件档案应由总监理工程师负责，安排专人，在施工过程中随时归集，在每阶段监理工作结束后及时整理归档。《建设工程监理规范》7.4.2

　　3.建设工程监理文件档案的归档程序

　　建设工程监理文件档案首先由项目监理机构向监理单位移交归档，监理单位再向建设单位移交归档，最后由建设单位向城建档案管理机构移交归档。

　　4.建设工程监理表格体系和主要文件档案(《建设工程信息管理》

　　A类表共10个表格(A1～A10)，为承包单位用表，是承包单位与监理单位的联系表，由承包单位填写，向监理单位提交申请或回复。1、开工/复工报审表2、施工组织设计报审表3、分包单位资质报审表4、报验申请表5、工程款支付申请表6、监理工程师通知回复单7、工程临时延期申请表8、费用索赔申请表9、工程材料/构配件/设备报审表10、工程竣工报验单

　　B类表共6个表格(B1～B6)，为监理单位用表，是监理单位与承包单位之间的联系表，由监理单位填写，向承包单位发出指令或批复。1、监理工程师通知单2、工程暂停令3、工程款支付证书4、工程临时延期审批表5、工程最终延期审批表6、费用索赔审批表

　　C类表共2个表格(C1、C2)，为各方通用表，是工程项目监理单位、承包单位、建设单位等各有关单位之间的联系表。1、监理工作联系单2、工程变更单

　　主要文件档案：监理规划、监理实施细则、监理日记、监理例会会议纪要、监理月报、监理工作总结、其他监理文件档案资料