监理文件与资料归档

监理归档文件必须完整、准确、系统地反映工程监理活动的全过程。监理文件资料归档内容、组卷方法以及监理档案的验收、移交和管理工作，应根据现行《公路工程施工监理规范》及《建设工程文件归档整理规范》并参考工程项目所在地区建设工程行政主管部门、建设监理行业主管部门、地方城市建设档案管理部门的规定执行。对一些需连续产生的监理信息，如对其有统计要求，在归档过程中应对该类信息建立相关的统计汇总表格以便进行核查和统计，并及时发现错漏之处，从而保证该类监理信息的完整性。

监理文件资料的归档保存中应严格按照保存原件为主、复印件为辅和按照一定顺序归档的原则。如在监理实践中出现作废和遗失等情况，应明确地记录作废和遗失原因、处理的过程。如采用计算机对监理信息进行辅助管理的，当相关的文件和记录经相关责任人员签字确定、正式生效并已存人项目部相关资料夹中时，计算机管理人员应将储存在计算机中的相关文件和记录改变其文件属性为“只读”，并将保存的目录记录在书面文件上以便于进行查阅。在项目文件资料归档前不得将计算机中保存的有效文件和记录删除。

按照交通部“关于贯彻公路工程竣交工验收办法有关事宜的通知”以及现行《建设工程文件归档整理规范》(GB／T 50328--2001)，监理文件有10大类27个，要求在不同的单位归档保存，现分述如下：

1．监理管理文件

(1)监理计划(业主长期保存，监理单位短期保存，送城建档案管理部门保存)；

(2)监理细则(业主长期保存，监理单位短期保存，送城建档案管理部门保存)。

2．监理月报中的有关质量问题

业主长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存。

3．监理会议纪要中的有关质量问题

业主长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存。

4．进度控制

(1)工程开工／复工审批表(业主长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)；

(2)工程开工／复工申请及工程暂停令(业主长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)。

5．质量控制

(1)不合格项目通知(业主长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)；

(2)质量事故报告及处理意见(业主长期保存，监理单位长期保存，送城建

档案管理部门保存)。

6．造价控制

(1)预付款报审与支付(业主短期保存)；

(2)月付款报审与支付(业主短期保存)；

(3)设计变更、洽商费用报审与签认(业主长期保存)；

(4)工程竣工决算审核意见书(业主长期保存，送城建档案管理部门保存)。

7．分包资质

(1)分包单位资质材料(业主长期保存)；

(2)供货单位资质材料(业主长期保存)；

(3)试验等单位资质材料(业主长期保存)。

8．监理通知

(1)有关进度控制的监理通知(业主、监理单位长期保存)；

(2)有关质量控制的监理通知(业主、监理单位长期保存)；

(3)有关造价控制的监理通知(业主、监理单位长期保存)。

9．合同与其他事项管理

(1)工程延期报告及审批(业主永久保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)；

(2)费用索赔报告及审批(业主、监理单位长期保存)；

(3)合同争议、违约报告及处理意见(业主永久保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)；

(4)合同变更材料(业主、监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)。

10．监理工作总结

(1)专题总结(业主长期保存，监理单位短期保存)；

(2)月报总结(业主长期保存，监理单位短期保存)；

(3)工程竣工总结(业主、监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)；

(4)质量评估报告(业主、监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)。