监理文件与资料是指在对工程项目实施监理过程中形成的一系列文件和资料，它包括监理管理文件、质量监理文件、施工安全监理与施工环保监理文件、费用监理文件、进度监理文件、合同管理文件及工程监理月报、监理工作报告、监理日志、会议纪要、巡视记录、旁站记录、监理工作指令、工程变更令、工程分项开工的申请批复、试验抽检的原始记录等。监理文件与资料根据其内容和作用的不同可分为以下几类。

一、监理管理文件与资料

监理管理文件包括监理方案、监理计划、监理细则、监理人员岗位职责、监理单位贯彻质量标准的有关作业文件。

1．监理方案

监理方案又称监理大纲，是监理单位在业主开始委托监理的过程中，特别在业主进行监理招标过程中，为承揽到监理业务而编写的监理方案性文件。

2．监理计划

监理计划是监理单位在接受业主委托并签订监理合同之后，针对所要监理的工程项目编制的如何实施监理的计划，是开展监理工作的纲领性文件。

3．监理细则

监理细则，是在监理计划的基础上，由项目监理机构的专业监理工程师针对建设工程中某一专业或某一方面的监理工作编写，并经总监理工程师批准实施的操作性文件。它的作用是指导本专业或本子项目具体监理业务的开展。

4．监理人员岗位职责

主要指监理机构中各类监理人员的岗位职责，主要包括：总监理工程师、总监理工程师代表、专业监理工程师(有路基、路面、结构、桥梁、隧道、机电、安全、环保等)及监理员等岗位的职责。

5．监理单位贯彻质量标准的有关作业文件

主要是指监理单位根据工程项目的具体情况，为落实质量标准而编制的一些专用的办法或操作规程等。

二、质量监理文件与资料

质量监理文件与资料包括质量监理措施、规定及往来文件、试验检测资料、监理抽检资料、交工验收工程质量评定资料。

1．质量监理措施、规定及来往文件和信函

主要是指在监理实施过程中，监理机构针对具体工程中的质量问题提出的处理意见、建议或处理措施及相关的规定，以及与之相关的和业主、承包人之间来往的文件和信函。

2．材料试验、检测资料

主要是指监理过程中的验证试验、标准试验、工艺试验、抽样试验和验收试验的试验资料。具体包括：原材料进场前的验证试验、标准试验(主要有土工标准试验、集料的级配试验、路面基层(底基层)标准试验、混凝土配合比试验、沥青混凝土配合比试验、结构的强度试验等)、工艺试验(如路基、路面试验路段的检测试验)、抽样试验(包括原材料的物理性能、土方及其他填筑施工的密实度、混凝土及沥青混凝土的强度等)、验收试验等。

3．监理抽检资料

即监理进行的抽样试验，主要包括土方、路面基层(底基层)、沥青混凝土路面的压实度；砂浆强度；混凝土强度；路面基层(底基层)、水泥混凝土面层和沥青混凝土面层的强度等抽样试验。 

4．交工验收工程质量评定资料

主要是指在交工验收中监理签认的相关质量检测资料。

三、进度监理文件与资料

进度监理文件与资料主要包括工程进度计划审批、进度计划检查、调整的有关文件；工程开工／复工令以及工程暂停令等。

1．进度计划审批、检查、调整的有关文件

主要包括监理对承包人提供的月进度计划、年进度计划、季或年度计划、总体计划进行审查、调整和批准的相关文件。

2．工程开工／复工令

3．工程暂停令

四、费用监理文件与资料

费用监理文件与资料包括各类工程支付文件、工程变更有关费用审核文件、工程竣工决算审核意见书等。

1．支付文件

工程支付文件包括计量记录和支付证书。符合要求的计量记录，能说明哪些已经计量，哪些尚未计量；哪些已经签发支付证书，哪些尚未签发支付证书。

支付证书包括中期支付证书和最终支付证书。支付证书由一系列支付计量表组成，主要包括：工程计量申报表、工程款支付申请、工程计量支付汇总表、工程款支付证书、工程变更一览表、工程进度表等。

2．工程变更文件

工程变更文件主要由工程变更令、工程变更申报表及附件(如变更理由证明材料、计算书、图纸等)组成。

3．工程竣工决算审核意见书

五、施工安全和环境保护监理文件

施工安全和环境保护监理文件应包括安全管理的规章制度、安全措施、安全会议的记录、安全检查的结果、安全事故的有关文件以及施工环境保护的规划、环境保护的措施、环境保护的检查等。

六、合同管理文件与资料

合同管理文件与资料主要包括承包人的保险手续的有关文件、延期索赔申

请、分包资质资料以及批准的延期时间和索赔费用文件、价格调整申请及批准的文件。

七、工程监理月报

监理工程师应将工程进展情况、存在的问题，每月以工程监理月报的形式向业主及上级监理机构报告。

监理月报由项目总监理工程师组织编写，由总监理工程师签认，报送业主和本监理单位，报送时间由监理单位和业主协商确定，一般在收到承包人项目经理部报送来的工程进度，汇总了本月已完工程量和本月计划完成工程量的工程量表、工程款支付申请表等相关资料后，在最短的时间内提交，一般时间为5～7天。

监理月报的内容包括：本月工程概述，工程质量、进度、安全、环保、支付、合同管理的其他事项，合同执行情况，存在的问题，本月监理工作小结等。根据建设工程规模大小决定内容的详细程度，具体内容如下。

(1)工程概况：本月工程概述，本月施工基本情况。

(2)本月工程形象进度。

(3)工程进度：实际完成情况与计划进度比较；对进度完成情况及采取措施效果的分析。

(4)工程质量：工程质量分析；采取的工程质量措施及效果；分部、分项工程验收情况；主要施工试验情况；监理抽查检测试验情况。

(5)施工安全：施工安全情况的分析；采取的措施及效果。

(6)施工环境保护：施工环境保护情况的分析；采取的措施及效果。

(7)工程计量与工程款支付：工程量审核情况；工程款审批情况及支付情况；工程款支付情况分析；采取的措施及效果。

(8)合同其他事项的处理情况：工程变更、工程延期、费用索赔、工程分包等的申报与审核情况。

(9)合同执行情况：合同执行过程中产生的违约、争端的处理情况；工程暂停与复工的情况；工程项目监理部机构、人员变动情况；承包人、分包单位机构、人员变动情况等。

(10)存在的问题：工程施工过程中存在的问题，应采取的解决方案及措施。

(11)本月监理工作小结：对本月进度、质量、工程款支付等方面情况的综合评价；本月监理工作情况；有关本工程的建议和意见；下月监理工作的重点。

八、监理工作报告

监理工作报告是监理单位在工程结束后，向业主和上级主管部门提交的监理工作总结报告。

监理工作报告内容如下：

(1)工程基本情况；

(2)监理机构及监理工作起止时间；

(3)投入的监理人员和投入的监理设备和设施；

(4)关于工程质量、安全、环保、费用、进度监理及合同管理的执行情况；

(5)分项、分部、单位工程质量评估；

(6)工程费用分析；

(7)工程建设中存在问题的处理意见和建议。

(8)工程照片(有必要时)。

九、其他监理文件与资料

其他监理文件与资料是指没有列入到上述监理文件与资料中的文件与资料。主要包括监理日记、监理工作指令、工程变更令、工地会议纪要、工程分项开工的申请批复单、检验申请批复单、试验抽检的原始记录及各种台账等。

(一)监理日记

由专业监理工程师根据本专业监理工作的实际情况做好监理日记，监理员也应做好监理日记和有关的监理记录。显然，监理日记由专业监理工程师和监理员书写，监理日记和施工日记一样，都是反映工程施工过程的实录。一个同样的施工行为，往往两本日记可能记载有不同的结论，事后在工程发现问题时，日记就起了重要的作用。因此，认真、及时、真实、详细、全面地做好监理日记，对发现问题，解决问题，甚至仲裁、起诉都有作用。监理日记有不同角度的记录，项目总监理工程师可以指定一名监理工程师对项目每天总的情况进行记录，通称为项目监理日志；专业工程监理工程师可以从专业的角度进行记录；监理员可以从负责的单位工程、分部工程、分项工程的具体部位施工情况进行记录，侧重点不同，记录的内容、范围也不同。

1．项目监理日记的主要内容

(1)当日材料、构配件、设备、人员变化的情况；

(2)当日施工的相关部位、工序的质量、进度情况，材料使用情况，抽检、复检情况；

(3)施工程序执行情况，人员、设备安排情况；

(4)当日监理工程师发现的问题及处理情况；

(5)当日进度执行情况，索赔(工期、费用)情况，安全文明施工情况；

(6)有争议的问题，各方的相同和不同意见，协调情况；

(7)天气、温度的情况，天气、温度对某些工序质量的影响和采取措施与否；

(8)承包人提出的问题，监理人员的答复等。

2．专业监理工程师监理日记的主要内容

专业监理工程师的个人工作日记，一般应记录每天工程施工的详情和工地上发生的所有重要事项，特别是影响工程进度和可能导致承包人提出延期与索赔的事件，包括已经做出的重大决定、向承包人发出的书面或口头指令、合同纠纷及可能解决的办法、与监理工程师的口头协议、对下属人员的指示、向承包人签发的任何补充图纸和审批承包人的任何设计图纸等。

3．监理员监理日记的主要内容

内容视具体情况和具体工作而不同，基本内容如下：

(1)所有分项工程开始、完成、及检验结果，以及承包人每日投入的人力、材料和机械的详细情况，记录工程施工质量和完成的数量；

(2)工程延误及其原因，以及所有给承包人的口头和书面的指令；

(3)工地上发生各类事故的详细情况；

(4)为修正进度计划查阅的档案记录，包括档案记录的号码、指令的变更、批准和许可，发出最后同意的计量细目的数量及日期等；

(5)机械的运送或转移，计划中关键的机械、设备和材料的到达及使用情况；

(6)现场主要人员的缺席情况，每日开始工作和结束的时间；

(7)必要的照片、电话记录、气候及其他工程有关的资料。

(二)工作指令

监理工程师向承包人发布的工作指令包括：

(1)正式函件。用于重要的指令。

(2)口头指令。最好在每日现场协调会上发出，仅在小的例行事务中使用，否则需经书面确认；如果使用现场指令，则发出的现场指令应在24小时内用书面指令予以确认。

另外，发给承包人的任何草图，应有副本归档备查。

(三)工程变更令

工程变更令主要由以下内容组成：

(1)文件目录；

(2)工程变更令；

(3)工程变更说明；

(4)工程变更费用估计表；

(5)附件：变更前后的图纸，业主、承包人、监理方面的会议、会谈记录与文件，有关设计部门对变更的意见，有关行业部门、上级主管部门的文件，承包人的预算报告，确定工程数量及单价的证明资料等。

(四)工地会议纪要

工地例会是履约各方沟通情况，交流信息、协调处理、研究解决合同履行中存在的各方面问题的主要协调方式。会议纪要由项目监理机构根据会议记录整理，主要内容包括：

(1)会议地点及时间；

(2)会议主持人；

(3)与会人员姓名、单位、职务；

(4)会议主要内容、议决事项及其负责落实单位负责人和时限要求；

(5)其他事项。

例会上意见不一致的重大问题，应将各方的主要观点，特别是相互对立的意见记人“其他事项”中。会议纪要的内容应准确如实，简明扼要，经总监理工程师审阅，与会各方代表会签，发至合同有关各方，并应有签收手续。

(五)试验抽检的原始记录

试验记录应对每公里道路和每座桥涵及人工构造物分别归档。对于每公里道路和每一个结构物的试验记录的内容应包括已进行的试验、未能试验及采取的措施、试验已获认可或被拒绝等。

(六)各种台账

监理工程师应建立材料、试验、测量、计量、工程变更等台账。