第一章 会计电算化概述

　　1.会计电算化有狭义和广义之分。狭义的会计电算化是指以电子计算机为主体的电子信息技术在会计工作中的应用;广义的会计电算化是指与实现电算化有关的所有工作，包括会计软件的开发应用及其软件市场的培育、会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观规划和管理、会计电算化制度建设等。

　　2.会计信息化是指企业利用计算机、网络通信等现代信息技术手段开展会计核算，以及利用上述技术手段将会计核算与其他经营管理活动有机结合的过程。

　　相对于会计电算化而言，会计信息化是一次质的飞跃。计算机网络和现代通信为主的信息技术的广泛应用，推动建立了计算机技术与会计高度融合的、开放的现代会计信息系统。

　　会计信息已经成为一种重要的管理信息资源。现代信息技术手段能够实时便捷地获取、加工、传递、存储和应用会计信息，为企业经营管理、控制决策和经济运行提供充足、实时、全方位的信息。

　　3.会计软件是专门用于会计核算、财务管理的计算机软件、软件系统及其功能模块，包括一组指挥计算机进行会计核算与管理工作的程序、存储数据以及有关资料。例如，会计软件中的账务处理模块，不仅包括指挥计算机进行账务处理的程序、基本数据(会计科目、凭证等)，而且包括软件使用手册等有关技术资料，用以指导使用人员进行账务处理操作。

　　会计软件通常具有以下主要功能：

　　(1)为会计核算、财务管理直接提供数据输入。

　　(2)生成凭证、账簿、报表等会计资料。

　　(3)对会计资料进行转换、输出、分析、利用。

　　4.会计信息系统(Accounting Information System，AIS)，是指利用信息技术对会计数据进行采集、存储和处理，完成会计核算任务，并提供会计管理、分析与决策相关会计信息的系统，其实质是将会计数据转化为会计信息的系统，是企业管理信息系统的一个重要子系统。会计信息系统根据信息技术的影响程度可划分为手工会计信息系统、传统自动化会计信息系统、现代会计信息系统;根据其功能和管理层次的高低，可以分为会计核算系统、会计管理系统和会计决策支持系统。

　　5.ERP(Enterprise Resource Planning的简称，译为“企业资源计划”)，是指利用信息技术，一方面将企业内部所有资源整合在一起，对开发设计、采购、生产、成本、库存、分销、运输、财务、人力资源、品质管理进行科学规划;另一方面将企业与其外部的供应商、客户等市场要素有机结合，实现对企业的物资资源(物流)、人力资源(人流)、财务资源(财流)和信息资源(信息流)等资源进行一体化管理(即“四流一体化”或“四流合一”)，其核心思想是供应链管理，强调对整个供应链的有效管理，提高企业配置和使用资源的效率。

　　ERP系统通过利用计算机和网络等现代技术，实现了企业内部甚至企业间的业务集成，在实现高效、实时地共享企业事务处理系统间数据和资源的同时，实现应用间的协同工作，并将一个个孤立的应用集成起来，形成一个协调的企业信息和管理系统。在功能层次上，ERP除了最核心的财务、分销和生产管理等管理功能以外，还集成了人力资源、质量管理、决策支持等企业其他管理功能。会计信息系统已经成为ERP系统的一个子系统。

　　6.XBRL以互联网和跨平台操作为基础，专门用于财务报告编制、披露和使用，用于非结构化数据尤其是财务信息的集成、交换和最大化利用，通过对数据统一进行特定的识别和分类，使数据能够直接为使用者或其他软件所读取和进一步处理，实现数据的一次录入、多次使用和信息共享的效果。

　　XBRL的主要作用在于将财务和商业数据电子化，促进了财务和商业信息的显示、分析和传递。XBRL通过定义统一的数据格式标准，规定了企业报告信息的表达方法。会计信息生产者和使用者可以通过XBRL，在互联网上有效处理各种信息，并且迅速将信息转化成各种形式的文件。

　　企业应用XBRL的优势主要有：

　　(1)能够提供更精确的财务报告与更具可信度和相关性的信息;

　　(2)能够降低数据采集成本，提高数据流转及交换效率;

　　(3)能够帮助数据使用者更快捷方便地调用、读取和分析数据;

　　(4)能够使财务数据具有更广泛的可比性;

　　(5)能够增加资料在未来的可读性与可维护性;

　　(6)能够适应变化的会计准则制度的要求。

　　我国的XBRL发展始于证券领域。

　　7.会计电算化具有以下特征：

　　(1)人机结合。在会计电算化方式下，会计人员填制电子会计凭证并审核后，执行“记账”功能，计算机将根据程序和指令在极短的时间内自动完成会计数据的分类、汇总、计算、传递及报告等工作。

　　(2)会计核算自动化、集中化。在会计电算化方式下，试算平衡、登记账簿等以往依靠人工完成的工作，都由计算机自动完成，大大减轻了会计人员的工作负担，提高了工作效率。计算机网络在会计电算化中的广泛应用，使得企业能将分散的数据统一汇总到会计软件中进行集中处理，既提高了数据汇总的速度，又增强了企业集中管控的能力。

　　(3)数据处理及时准确。利用计算机处理会计数据，可以在较短的时间内完成会计数据的分类、汇总、计算、传递和报告等工作。得益于计算机的运算优势，使会计处理流程更为简便，核算结果更为精确。此外，在会计电算化方式下，会计软件运用适当的处理程序和逻辑控制，能够避免在手工会计处理方式下出现的一些错误。

　　(4)内部控制多样化。在会计电算化方式下，与会计工作相关的内部控制制度也将发生明显的变化。内部控制由过去的纯粹人工控制发展成为人工与计算机相结合的控制形式，一部分控制措施融入会计信息系统，使得会计电算化环境下人工控制和软件控制并存，内部控制的内容更加丰富，范围更加广泛，要求更加严格，实施更加有效。

　　8.企业配备会计软件的方式主要有购买、定制开发、购买与开发相结合等方式。

　　其中，定制开发包括企业自行开发、委托外部单位开发、企业与外部单位联合开发三种具体开发方式。

　　(1)通用会计软件是指软件公司为会计工作而专门设计开发，并以产品形式投入市场的应用软件。企业作为用户，付款购买即可获得软件的使用、维护、升级以及人员培训等服务。

　　采用这种方式的优点主要有：①企业投入少，见效快，实现信息化的过程简单;②会计软件公司集中了计算机专业技术人员和会计专业人员，由他们共同研发的会计软件性能稳定，质量可靠，运行效率高，能够满足企业的大部分需求;③软件的维护和升级由软件公司负责，企业在使用过程中遇到问题可以向软件公司求助，能够大大减轻维护软件的负担;④商品化软件安全保密性强，用户只能执行软件功能，不能访问和修改源程序，软件不易被恶意修改，安全性高。

　　采用这种方式的缺点主要有：①软件的针对性不强，通常针对一般用户设计，如果企业有较为特殊的业务或流程，通用软件可能没有对应的功能模块，即便有对应的功能模块，也可能难以适应企业自身的处理流程或方式;②软件功能设置过于复杂，常常设置了较多的业务处理方法和参数配置选项，业务流程简单的企业可能感到通用会计软件过于复杂，不易操作。

　　(2)自行开发是指企业自行组织人员进行会计软件开发。

　　采用这种方式的优点主要有：①企业能够在充分考虑自身生产经营特点和管理要求的基础上，设计最有针对性和适用性的会计软件，避免了通用软件在功能上与企业需求不能完全匹配的不足;②会计软件在出现问题或需要改进时，由于企业内部员工对系统充分了解，企业能够快速反应，及时高效地纠错和调整，保证系统使用的流畅性。

　　采用这种方式的缺点主要有：①系统开发要求高、周期长、成本高，系统开发完成后，还需要较长时间的试运行;②自行开发软件系统需要大量的计算机专业人才，普通企业难以维持一支稳定的高素质软件人才队伍。

　　(3)企业与外部单位联合开发是指企业联合外部单位进行软件开发，由本单位财务部门和网络信息部门进行系统分析，外单位负责系统设计和程序开发工作，开发完成后，对系统的重大修改由网络信息部门负责，日常维护工作由财务部门负责。

　　采用这种方式的优点主要有：①开发工作既考虑了企业的自身需求，又利用了外单位的软件开发力量，开发的系统质量较高;②企业内部人员参与开发，对系统的结构和流程较熟悉，有利于企业日后进行系统维护和升级。

　　采用这种方式的缺点主要有：①软件开发工作需要外部技术人员与内部技术人员、会计人员充分沟通，系统开发的周期较长;②企业支付给外单位的开发费用相对较高。

　　9.完整的会计软件的功能模块包括账务处理模块，固定资产管理模块，工资管理模块，应收、应付管理模块，成本管理模块，报表管理模块，存货核算模块，财务分析模块，预算管理模块，项目管理模块，其他管理模块。

　　10.会计软件是由各功能模块共同组成的有机整体，为实现相应功能，相关模块之间相互依赖，互通数据。

　　11.会计软件和服务的规范：

　　会计软件的界面应当使用中文并且提供对中文处理的支持，可以同时提供外国或者少数民族文字界面对照和处理支持。

　　会计软件应当提供符合国家统一会计准则制度的会计科目分类和编码功能。

　　会计软件应当提供不可逆的记账功能，确保对同类已记账凭证的连续编号，不得提供对已记账凭证的删除和插入功能，不得提供对已记账凭证日期、金额、科目和操作人的修改功能。

　　12.企业会计信息化的工作规范：

　　大型企业、企业集团开展会计信息化工作，应当注重整体规划，统一技术标准、编码规则

　　和系统参数，实现各系统的有机整合，消除信息孤岛。

　　企业应当促进会计信息系统与业务信息系统的一体化，通过业务的处理直接驱动会计记账，减少人工操作，提高业务数据与会计数据的一致性，实现企业内部信息资源共享。

　　企业会计信息系统数据服务器的部署应当符合国家有关规定。数据服务器部署在境外的，应当在境内保存会计资料备份，备份频率不得低于每月一次。境内备份的会计资料应当能够在境外服务器不能正常工作时，独立满足企业开展会计工作的需要以及外部会计监督的需要。

　　13.企业内部生成的会计凭证、账簿和辅助性会计资料，同时满足下列条件的，可以不输出纸面资料：

　　(1)所记载的事项属于本企业重复发生的日常业务;

　　(2)由企业信息系统自动生成;

　　(3)可及时在企业信息系统中以人类可读形式查询和输出;

　　(4)企业信息系统具有防止相关数据被篡改的有效机制;

　　(5)企业对相关数据建立了电子备份制度，能有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;

　　(6)企业对电子和纸面会计资料建立了完善的索引体系。

　　14.企业获得的需要外部单位或者个人证明的原始凭证和其他会计资料，同时满足下列条件的，可以不输出纸面资料：

　　(1)会计资料附有外部单位或者个人的、符合《中华人民共和国电子签名法》的可靠的电子签名;

　　(2)电子签名经符合《中华人民共和国电子签名法》的第三方认证;

　　(3)所记载的事项属于本企业重复发生的日常业务;

　　(4)可及时在企业信息系统中以人类可读形式查询和输出;

　　(5)企业对相关数据建立了电子备份制度，能有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;

　　(6)企业对电子和纸面会计资料建立了完善的索引体系。

　　15.会计信息化的监督管理：

　　(1)企业使用会计软件不符合《企业会计信息化工作规范》要求的，由财政部门责令限期改正。限期不改的，财政部门应当予以公示，并将有关情况通报同级相关部门或其派出机构。

　　(2)财政部采取组织同行评议，向用户企业征求意见等方式对软件供应商提供的会计软件遵循《规范》的情况进行检查。省、自治区、直辖市人民政府财政部门发现会计软件不符合《规范》的，应当将有关情况报财政部。

　　任何单位和个人发现会计软件不符合《规范》的，有权向所在地省、自治区、直辖市人民政府财政部门反映，财政部门应当根据反映开展调查，发现会计软件不符合《规范》的，应当将有关情况报财政部。

　　(3)软件供应商提供的会计软件不符合《规范》的，财政部可以约谈该供应商主要负责人，责令限期改正。限期内未改正的，由财政部予以公示，并将有关情况通报相关部门。