收文办理程序

　　收文：是指机关文书部门收进行外文单位发来的文件材料。

　　收文办理：是指文书部门收到文件材料后，在机关内部及时运转直到阅办完毕的全过程。组成这一过程的一系列相互衔接的环节称之为收文办理程序。

　　过程包括：签收、拆封与登记;分发与传阅;拟办、批办与承办;催办、查办与注办。分述如下：

　　(1).签收、拆封和登记

　　1).签收。是指收到文件材料后，收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，以明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。

　　机关的收文主要有三个来源：

　　一是机要交通送来的机要件;

　　二是邮局送来的挂号函件和电报;

　　三是外机关和部门直接送来的文件材料。

　　对照公文投递单或送文登记簿认真清点，做到四查清：

　　1.查清信封或封筒上的收文机关名称，是否确属本机关的收文，以防错投、错收;

　　2.查清文件号码与递送人在签收登记上所登的号码是否一致;

　　3.查清文件封口是否破损，包装是否牢固，如发现有散包、破封、密封条被拆等情况，应及时追查原因;

　　4.查清文件的登记件数与实有件数是否相符。

　　2).拆封。

　　1.对于写明某某领“亲收”、“亲启”的封件，则由领导人本人拆封或由其委托的人代拆。

　　2.密件则应交机要文书或机要室拆封。

　　3).登记。就是将需要登记的文件在收文登记簿上编号和记载文件的来源、去向，经保正文件的收受和处理。

　　公文登记的作用主要有：

　　1.便于管理和保护文件，防止积压和丢失;

　　2.便于检查和检索文件;

　　3.便于文件的统计和催办工作;

　　4.作为核对与交接文件的凭据。

　　公文登记的具体范围：

　　1.上下级机关文件。包括指导性、参阅性和需要办理的文件;

　　2.下级机关文件。包括请示、报告性文件;

　　3.重要的带有密级的刊物、资料;

　　4.其他机关商洽问题和需要答复的文件;

　　5.上级机关召开会议印发的会议文件材料。

　　不必登记的材料和文件：

　　1.各种公开的和内部不保密的出版物;

　　2.一般的公开信和不应拆的私人信件;

　　3.已被综合性文件包括的文件材料;

　　4.行政事务性的通知、便函、介绍信和请柬等;

　　5.领导“亲收”、“亲启”件，这类信件应由收件人本人或其委托人收阅后，认为须交机关存查或处理的，再行登记，并交有关部门处理。

　　外收发文登记项目包括：收到文件的流水顺号、收到日期、来文机关、来文封皮号、密级、分送部门、签收、备注等。(外收发使用的《收文登记簿》)

　　内收发的收文登记主要项目应包括：收文顺序号、收到日期、来文机关、来文字号、标题或摘由、密级、份数、承办单位、签收人、复文号、归入卷号、备注等。

　　收文登记的形式：薄册式、联单式、卡片式 。

　　(2).分发和传阅

　　1.分发。亦称分办，是指文书人员在文件拆封登记以后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收来文件分送给有关领导、有关部门和承办人员阅办。

　　分发的原则和具体要求是：5点。略。

　　2.传阅。是指单份或份数很少的文件以及一些非承办性文件，需要经机关各们领导人和许多部门阅知时，由文书人员组织在他们中间传递和阅读。

　　属于传阅件之列的主要包括：

　　1.上级机关的指导性文件或重要会议文件;

　　2.需要几位领导共同批办的文件，包括上级机关和有关部门的专项业务文凭，下级机关的请示，以及本机关制发的需要会签的文件等;

　　3.机关领导在文件上有重要批示，需其他领导同志和部门阅知阅办的文件。

　　传 阅文件应当注意的问题：

　　1.传阅的顺序，一般应先送给机关的主要领导、主管负责人和主管业务部门阅读，然后送其他有关需要阅知的对象;

　　2.传阅文件应以文书人员为中心进行传递，这种传阅文件的方法称为“轮辐式传 阅”;

　　3.在传阅过程中或传阅完毕后，文书人员要及时对文件进行检查，发现有领导批示时，要按批示意见进行处理;

　　4.每份传阅文件，都应由文书部门在文件首页附上《文件传阅单》。文件阅毕后，阅读人员要在《文件传阅单》上签注姓名和日期。

　　(3).拟办、批办与承办

　　1).拟办。是指对来文的处理提出初步的意见，供领导人批办时参考。

　　做好拟办工作，要做到以下几点：1.拟办之前，要认真研究公文的内容和发文机关的要求，弄清来文的背景，查明问题的症结所在，便有针对性的提出切实可行的拟办意见。

　　2.要清楚地掌握有关政策和规定，力求使拟办意见既符合实际情况，又符合政策规定。

　　3.要熟悉业务。

　　4.拟办意见要周到，要综合考虑各方面的因素和影响。

　　5.拟办意见不是具体的承办计划或方案，文字要简明扼要。

　　2).批办。是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。

　　批办的主要内容包括：

　　1.提出处理该份文件所述问题的原则和方法。

　　2.提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人，规定承办的时限。

　　3.凡是需要两个单位或者人员共同承办的，必须指出主办单位和主办人，以便承办单位和承办人员具体执行。

　　4.名项批办意见，均应郑重地填写在《公文处理清单》的“批办意见”栏目内，并签署批办人姓名日期。

　　3).承办。是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。

　　公文承办有两方面的意思：

　　一是从业务部门来说，承办是指对具体工作问题的执行和处理，如上级的有关政策、规定，要组织学习和贯彻落实;平级机关来函商办的业务问题，要进行调查和办理。

　　二是从公文处理工作来说，主要是批指根据拟办和批办的意见办理复文(指那些必须回复的来文)。

　　承办部门或承办人员在办理来文过程中要注意几点：

　　1.对有领导具体批示的意见的公文，一定要认真领会领导的指示精神，按照领导的意图办理复文。

　　2.对没有领导签署批办的意见的公文，即一般性文件，应根据有关的文件精神、按照规定或按以前的惯例，酌情办理。

　　3.对领导批办要求本部门牵头与其他部门或单位联合办理的公文，本部门要先拟出复文稿请有关部门或单位会商，并由本部门和有关部门负责人签名后，再报请机关领导审批。

　　4.来文内容涉及到以前的收文或其他有关材料时，承办人要查找或调阅有关文件材料作为承办复文的参考，不能凭记忆办事，以防出错。

　　(4).催办、查办与注办

　　1).催办。是指那些必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。

　　催办的目的：是为了避免办理拖沓，文件积压，克服官僚主义，加速文件运转，提高机关办事效率的重要措施。

　　催办工作一般有两种情况：

　　一是对内催办。主要内容是：上级机关发来本机关的文件，特别是要及时回复的文件的催办;平行或不相隶属的机关单位向本机关联系商洽工作的文件的催办;下属单位主送本机关的请示性文件的催办;本机关下发所属单位需要回复文件的催办。

　　二是对外催办。主要是指本机关上行或平行需要对方回复的文件的催办。

　　催办工作应当注意做到的几点：

　　1.要明确催办范围。

　　2..要明确催办落实。

　　3.要建立和加强公文催办工作的组织机构。

　　催办的形式：口头催办、电话催办和书面催办等。

　　选用形式的方法：

　　1.在机关内部，尽可能由催办人员上门当面催询，了解有关公文的承办情况，也可以利用分送文件给领导或各部门有关人员的机会进行口头催办。

　　2.对外机关，可由催办人向承办单位或者承办人用电话进行催询，或用发便函、催办单等方式进行催办。

　　3.如果为了便于掌握情况，由负责内收发的文书工作人员兼管公文催办工作时，就可以利用收文登记薄将必须催办的文件登记，注明承办时间，在办理答复以后，立限即填上复文号，然后经常检查登记簿来掌握文件催办的进展情况。

　　2).查办。是指文书工作人员协组机关领导检查各项方针、政策、决议、指示的执行和落实，以及对某些问题进行查处，解决的一项承办性工作。

　　一般在县以上的党委办公厅(室)内部都设有专门机构，其任务是督促检查并协助办理下列问题：

　　1.淀领导机关各项方针政策、决议的贯彻落实情况;

　　2.各种会议的决办事项;

　　3.文件、电报的拟办、拟复事项;

　　4.对需要解决的重大问题提出查办意见，报请领导批示;

　　5.领导批示或交办的事项。

　　查办与催办的异同：

　　相同：都是对公文的承办情况进行督促检查或催询。

　　区别：1.查办主要是对大政方针的贯彻落实情况进行督促检查，可办的事项要经领导批示或授权后才能进行;而催办则是文书部门的一项例行性工作，凡应催办的公文。文书部门应按承办时限的要求主动进行催办。

　　2.查办的实质是督促检查，限期落实，是领导机关同官僚主义作风作斗争的一种手段，查办的重点在于查证落实;而催办作为收文处的一道程序，一般只是限于了解是否已经办理，对如何办理及办理结果是不大过问的。

　　查办工作一般按以下程序进行：

　　1.阅读有关材料，搞清查办的问题。

　　2.查办立项。这是法定程序。立项内空包括五要素：A.确定查办的事由;B.明确办理要求;C.指明承办单位或承办人;D.规定完成时限;E.提出办结后的反馈要求。

　　3.查办的办理。分两种情况：一种是转出交办;一种是由查办人员直接承办。

　　4.查办的结果与反馈。(结果的几种情况：

　　A.肯定的。即反映问题属实，按规定作了处理;

　　B.否定的。即反映问题失实，向批示人、当事人说明了情况;

　　C.部分肯定，部分否定。

　　D.事件的范围有所扩大，即由一个问题涉及一片，或一个人的问题牵涉到同类事、同类人的问题。)

　　5.立卷归档。

　　3).注办。 是指对公文承办结束后，由经办人在公文处理单上所作的简要说明。

　　注办一般包括以下内容：

　　1.一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期。

　　2.需要办理复文的文件，办理后要注明“已复文”，并注上复日的日期和文号。

　　3.用口头或电话答复的要注明时间、地点、接谈或接电话有、主要内容等，并由承办人签字。

　　4.不需复文的文件要注明“已阅”、“已办”、“已摘记”等字样。