证据收集工具

★相关知识

3.内部审计师应该采用多种方法收集业务证据,并且应该选择最适当的证据收集方法。常用的数据收集方法包括：

● 询问

● 观察

● 检查

● 证实

● 重做

● 监督

数据收集程序通常是由证据决定的。例如，电子存储数据不仅能够通过打印得到，而且也能够利用审计软件获得。收集有用的数值数据的最好办法是重新计算交易数据以验证其准确性。根据大纲要求，本节重点介绍面谈、调查问卷和检查清单三种数据收集工具。

3.1 面谈(interview)是从被审计单位、与被审计单位相关联的组织中的其他成员，以及独立单位获得审计证据的一种方法。面谈对象包括被审计单位内部人员、其他与被审计单位有联系的人员以及独立的第三方人员。

3.1.1 审计面谈界于礼节性交谈和固定地点讯问之间。和交谈一样，审计面谈应该是愉快的和轻松的。我们中的大多数人都渴望坦诚地谈论工作情况，其实这也是审计面谈所需要的。但是，和常规交谈不一样，审计面谈应该由内部审计师作出正式规划，审计面谈还涉及与面谈对象有关的风险。因此，内部审计师需要掌握大量的、能够使人们在面谈期间放松的技巧。

3.1.1.1 与讯问技术一样，审计面谈目的也是发现某些事实，但是和讯问人员不一样的是，面谈者不是特别想取得有关人员对错误做法的坦白。审计信息虽然与法律证据相似，但不是法律证据。发现法律证据(在法庭上陈述的证据)的任务最好留给讯问人员。尽管如此，内部审计师还是必须经常警惕那些在面谈背后存在的一些有关控制缺陷或舞弊行为的信息。内部审计师如果确定面谈目的是为了让面谈对象陷于窘迫境地，并且迫使其作出坦白，则有可能引起面谈对象拒绝说出自己知道的信息或者干脆就说谎。

3.1.1.2总之，内部审计师需要了解的面谈技术包括：

● 制订计划，使面谈能够有序、高效地进行;

● 与面谈对象一起创造出和谐融洽韵关系;

● 从面谈对象的角度来思考问题，争取做到心灵相通，同时要区别出讨论中哪些是事实，哪些是个人看法。

3.1.2面谈通常分为以下4种类型：

● 初步面谈(Preliminary Interview)：收集一般信息，策划未来将要进行的面谈战略。

● 事实收集面谈(Fact—gathering Interview)：主要是为了证实个别面谈者所提供的额外信息而进行的。

● 后续面谈(Follow—up Interview)：是在对事实收集面谈收集到的信息进行分析并且发现问题后进行的，目的是寻找解决问题的答案，同时测试面谈对象对内部审计师提出的新观点的接受程度。

● 退出面谈(Exit Interview)：通常指审计工作结束时举行的退出会议。在会议上，通过与被访问者进行讨论，来保证审计结论、审计发现及审计建议的正确性。

3.1.3 面谈构成要素。面谈分为开头部分、中间部分和结尾部分。面谈专家们对从面谈开始到结束所经历的所有步骤没有一个统一的定义，但是大多数专家都同意成功的面谈应该包括以下要素：

● 计划

● 开始

● 实施

● 结束

● 记录

● 评价

3.1.3.1计划面谈。只有经过周密计划，面谈才能成功收集完整的、相关的、真实的和有用的信息。在计划过程中，内部审计师需要考虑面谈中讨论的话题，因为如果目的是收集不同的信息，例如工作活动和职责方面的信息，或者目的是证实和排除怀疑发生的舞弊行为，则采用的方法是很不同的。计划过程可以被细分为7个步骤：

第1步骤，获取背景信息。

● 通过检查以前审计的工作底稿、系统记录、组织结构图、程序手册和其他相关材料，了解要谈论的活动;

● 了解面谈对象’，包括他或她的性格、经历、知识、工作职责;

● 发现可能影响面谈对象的组织或经营活动中的任何变化。

第2步骤，清楚地明确面谈目的，包括具体目标。

第3步骤，编制能够实现目标的问题。比较适合采用开放式和封闭式(“是”或“否”)问题，避免有偏见的或有导向的问题。

● 开放式问题为面谈对象提供了畅所欲言和长时间谈论某话题的机会。这样的问题能够产生一种融洽氛围，可以赢得较多时间并且较好地控制面谈内容。但是当审计师实际上想得到肯定、否定或者特殊答案时，这些问题是不适合的。

● 封闭式问题提供了一种固定模式，要求面谈对象给出是或否的答案，或者提供一段特定信息，例如数量、数据、时间等。.

● 问题不带有任何偏见，就不会提供任何线索，使人无法揣摩出审计师想要答案的。“你忘记将文件上锁了，是吗?"，这个问题是带有偏见的。“告诉我保证文件安全的程序”(开放式问题)是不带有偏见的问题。提出带有偏见的问题是审计师在面谈中最常容易犯的错误。

第4步骤，将问题按照逻辑顺序排列组织起来，使面谈按照进程有序进行，给人留下很好的印象。先从一般问题开始，然后再问特殊问题;从容易回答的问题开始。但是当怀疑存在舞弊时，有必要采用不同的方法。

第5步骤，对于比较正式的面谈，应该编制一份书面议程表，例如开始面谈，退出面谈，与高级管理层面谈。

第6步骤，制定出与每个人在公司作用相适应的目标和问题。下列人员职位不同，需要提出的问题不同：

● 高级管理层

● 运营管理人员

● 运营人员

第7步骤，对面谈过程进行规划。

● 协商交谈时间。

● 说明面谈目的。

● 说明面谈要求的预计理想时间。

● 准时到达。

3.1.3.2开始面谈。

● 准时开始。

● 为建立和谐融洽氛围，以简短的热情介绍和几个面谈对象有可能感兴趣的问题或议题开始面谈，例如，有关办公室中照片的议题就比较适合作为开头话题。

● 每个人对这种交谈前的准备活动兴趣点都不同，所以应该精心选择与面谈对象性格相适合的时间和话题。总之，一定要真诚。

● 一定要能够直接说出面谈对象的名字。在出发前，在不显眼的地方将名字写下来，避免忘记。在见到面谈对象时，应该递交名片。

● 在见面寒暄之后，清楚说明审计目标和面谈的具体目的。

● 应该一直致力于建立和谐融洽氛围，直到消除审计师与面谈对象之间的隔阂。

3.1.3.3实施面谈。

● 保证不威胁面谈对象。

● 避免挖苦、过分诙谐、难懂的技术术语等容易使人反感或疑惑的语言。

● 尽可能少地记录笔记，并注意观察面谈对象的举止。举止行为相对来说比语言会更明显表现出某些内容。注意那些与面谈对象说的内容不相符的动作，注意那些使人不舒服的举动。

● 一直专注于面谈对象所说的话。促使面谈对象对探讨的话题和说明的事实表达出关心。

● 利用后续提问的方法使面谈对象澄清其给出的过于概要或令人疑惑的说明。例如，问“你能够提供些例子吗?”或者“你能够以另外方式来说明这个问题吗?”。以比较通俗的语句来概括或重新叙述难以理解的信息，可以保证获得正确的事实真相，不要认为这样做显得缺少智慧，一定注意不要让面谈对象感觉含糊其词。当面谈对象和审计师共同创造了一种和谐氛围，上述这些技术既能保证他们之间有效交流，又能取得更多更好的信息。阅读问题清单，不专注于谈话和眼神的交流，将面谈对象说的话全部记录下来，都不属于高效、专业的面谈技术。

● 在面谈过程中和之后实施的审计测试中，辨别哪些是事实，哪些是个人意见。

● 如果必要，应该有另外一名审计师参加面谈过程。

● 要注意保持体现职业属性的身体语言：当站立时，保持两脚之间的距离在12英尺，将重心放在肩膀上，膝盖放松，这样使人感觉足趾内翻，显得坚定、稳重和可靠;当坐下时，将你的重心放在椅子上，不要完全倚靠在椅子背上，不要坐在椅子边缘。移动时从臀部开始，而不是从身体上半部分开始;保持眼睛接触，但是不要紧盯着人看;注意身体语言;吐字清晰，深呼吸有助于说话人保持放松状态;保持陈稳的语速，使嗓音清晰，清晰有力的嗓音体现了信心和职业特征;与面谈对象都着正装。

● 适当地做记录。首先要征求面谈对象是否允许做记录，并且解释你之所以这样做的原因;将记录内容控制在最小限度，简单记录下关键词句，在面谈结束后马上用这些内容完成面谈记录;保证对每个重要看法都记录有至少一个关键词，以便能够在面谈后提醒自己回想起整个内容;尊重面谈对象的空间权利，不要在他或她的桌子上做记录;大方记录，不要隐藏你的记录本。用这些记录本归纳面谈对象的谈话内容，将提高准确性和有助于建立和谐氛围。

3.1.3.4结束面谈

● 不要让会谈拖的时间太长，超出了既定的期限

● 在结束时或者在规定时间到了后，征求面谈对象是否可以结束面谈，是否需要推迟时间完成余下的问题。

● 从你的记录中总结概括出要点。

● 说明面谈过程的下一步。

● 提供联络方式，请面谈对象通过电话或电子邮件告诉你他所想到的额外信息。

● 为占用其时间而感谢面谈对象。

3.1.3.5记录面谈。在面谈结束后，马上检查和整理你的记录，将内容记录在工作底稿中。你拖的时间越长，越容易忘记一些要点。

3.1.3.6评估面谈中获得的信息。自问面谈是如何有效进行的。

● 你已经达到了所有目标并且记录了所有信息了吗?如果没有，原因是什么?

● 计划执行中存在缺陷吗?包括：因为你没有准备充分的背景资料出现意想不到的事了吗?问题得到适当整理因此你和面谈对象都感到排列顺序是符合逻辑的吗?计划的面谈时间、地点和持续时间是正确的吗?

● 你采用正确的方式在面谈一开始就与面谈对象之间建立了和谐关系了吗?

● 你采用使面谈对象放松的方式解释了审计目标和面谈目的了吗?

● 你在评估上述信息之后，需要明确在今后的计划和执行过程中需要完善的地方，以便更好地实现面谈目标。

3.1.4经营审计比财务审计更加依赖面谈技术，原因：一是经营审计缺少可遵循的标准;二是经营审计内容为企业的经营活动，对内部审计师来说，该内容比较复杂而且陌生。

3.1.5在应用面谈技术收集审计证据时，内部审计师应该注意：

● 由于有机会进行交叉检验(cross—examination)，即可以通过提出问题来验证以前的答案或获得额外的信息资料，面谈对内部审计师了解被审计单位经营活动、认识和分析被审计单位经营活动中出现的例外情况，以及异常变动的可能原因是特别重要的

● 同审计目标所涉及的被审计单位的内部人员进行面谈所获得的证据有效性，要低于内部审计师采用分析性程序、观察等方式所获得证据的有效性，也低于与独立第三方面谈所获得证据的有效性。

● 面谈所获得的证据需要通过收集其他客观数据加以证实。