稿件必须达到“齐、清、定”这一最基本的要求，才可以发稿。其中“齐”，是指稿件的各个组成部分齐全，没有缺漏。具体包括：①正文齐全，篇、章、节以至段落等完整无缺。如有需单独制作而作为附件的图表，应该齐全并已填好说明文字，标明序号和位置，不得遗缺。②应该具备的辅文齐全。③应有齐全的编辑流程记录，以备查考。

　　如果利用作者交原稿电子文件发稿，整理稿件时还要注意：①拟发出的电子稿应确实是最后定稿的版本，特别要注意防止将加工过程中形成的与定稿大同小异、文件名也相近或相同的中间版本错作定稿发排;②将已经确认的最后定稿版本的电子文件复制到可移动的存储器上后，必须把存储器上的文件打开检查一次，以防存储器有损伤而导致文件不能正常读出或者缺漏部分内容;③要附有一份打印稿。

　　发稿工作主要包括两个环节，稿件整理和稿件发出环节。稿件整理主要包括：①复查稿件。编辑要对稿件再次作全面检查，确认没有错改、漏改和其他技术性的差错，发现和解决稿件上可能遗留的问题。②清稿誊抄。清稿誊抄是使稿面清楚、干净的步骤。③检点稿件。检点稿件主要包括：整理全部稿件，逐页检查正文和辅文是否齐全，是否依次衔接，防止出现倒页、重页、跳页和缺页;检查正文、辅文的排列顺序是否正确;各类图表是否齐全，有无疏漏、模糊或残缺，图表序列及插排位置是否标示清楚。④编排次序。按照顺序排列全部原稿，用号码机进行编码，并注明全稿页码总数。CD两项属于加工整理过程的工作内容。