第五节 档案管理

　　(五) 档案管理的原则和要求

　　1.信贷档案实行集中统一管理原则

　　2.信贷档案采取分段管理，专人负责，按时交接，定期检查的管理模式

　　(1)分段管理

　　(2)专人负责

　　(3)按时交接

　　(4)定期检查

　　(六) 贷款文件的管理

　　1.贷款文件分类

　　一级文件(押品)主要是指信贷抵(质)押契证和有价证券及押品契证资料收据和信贷结清通知书。其中押品主要包括：银行开出的本外币存单、银行本票、银行承兑汇票，上市公司股票、政府和公司债券、保险批单、提货单、产权证或他项权益证书及抵(质)押物的物权凭证、抵债物资的物权凭证等。

　　二级信贷文件主要指法律文件和贷前审批及贷后管理的有关文件。

　　2，贷款文件管理

　　(1)一级文件(押品)的管理

　　①保管。

　　②交接。

　　③借阅。

　　贷款展期办理抵押物续期登记的;

　　变更抵押物权证、变更质押物品的;

　　提供给审计、稽核部门查阅的;

　　提交法院进行法律诉讼、债权债务重组或呆账核销的;

　　须补办房产证、他项权益证书或备案登记的。

　　④结清、退还。

　　(2)二级文件的管理

　　①保管。二级文件应按规定整理成卷，交信贷档案员管理。

　　②交接。业务经办人员应在单笔信贷(贷款)合同签订后将前期文件整理人卷，形成信贷文件卷，经信贷档案员逐件核实后，移交管理。

　　③借阅。

　　(七) 贷款档案的管理

　　1.保管期限分类

　　贷款档案的保管期限自贷款结清(核销)后的第二年起计算。其中：

　　①5年期：一般适用于短期贷款，结清后原则上再保管5年;

　　②20年期：一般适用于中长期贷款，结清后原则上再保管20年;

　　③永久：经风险管理部及业务经办部门认定有特殊保存价值的项目可列为永久保存。

　　2.贷款档案管理

　　①贷款档案员要在贷款结清(核销)后，完成该笔贷款文件的立卷工作，形成贷款档案;

　　②永久、20年期贷款档案应由贷款档案员填写贷款档案移交清单后向本行档案部门移交归档;

　　③同时，业务经办部门还需将本部门已结清的、属超权限上报审批的贷款档案案卷目录一份报送上级行风险管理部门备查。

　　3.贷款档案的销毁

　　保存到期的20年期贷款档案由档案部门按贷款业务档案和风险评审档案分别提供拟销毁清单，前者交业务经办部门及风险管理部门鉴定，形成正式的贷款档案销毁清单，由业务经办部门、风险管理部门及行长办公室三方负责人在正式清单上审批签字;后者交风险管理部门鉴定，由风险管理部门及行长办公室负责人审批签字。

　　(八) 客户档案的管理

　　1.保管

　　业务经办部门应设置专门的档案柜(与贷款文件、档案分开存放)集中存放档案。

　　2.客户档案

　　①借款企业及担保企业的“三证”(即营业执照、法人代码本、税务登记证)复印件;

　　②借款企业及担保企业的信用评级资料;

　　③借款企业及担保企业的开户情况;

　　④借款企业及担保企业的验资报告;

　　⑤借款企业及担保企业近三年的主要财务报表，包括资产负债表、损益表、现金流量表等，上市公司、“三资”企业需提供经审计的年报;

　　⑥企业法人、财务负责人的身份证或护照复印件;

　　⑦反映该企业经营、资信(如是“三资”企业，还应提交企业批准证书、公司章程等)及历次贷款情况的其他材料。