关于office XP中Access的新应用

我校教务处管理全校课程表的方法十分简陋，使用一块挂在墙上的大木牌子来进行管理，我认为它存在许多缺点，首先，对管理者来说，使用起来很不方便；其次，如果遇到为代课老师调课或更换课程表就更麻烦。为了提高校务管理水平，笔者用Access数据库软件提供的强大功能，实现了学校课程表的有效管理。

建立数据库

1、选择文件菜单中“新建”命令，在弹出的“新建”对话框中选中“常用”选项卡中的“空数据库”后，单击[确定]按钮。

2、在接下来的对话框中输入数据库名“学校管理”，按[确定]，即进入数据库对象窗口。

创建表结构

1、“总课程表”的建立

(1)在“表”对象中单击[新建]按钮，调出“新建表”对话框，选择“设计视图”，单击[确定]即进入表结构设计视图窗口。

(2)在“字段名称”列中输入字段名：班级、节次、星期、课程、教师，对应的数据类型为：文本、数字、文本、文本、文本，(“主关键字”可以不要)。

(3)关闭，并保存表设计，表名称为“总课程表”(如图1)。

2、添加记录

(1)打开“总课程表”，向表中输入数据。

(2)保存数据文件后如图2所示。

创建交叉表查询

现在我们需要查看各个班级的课程表及对应课程的代课教师，这个问题可用交叉表查询的方法。

1、打开“新建查询”窗口，选择“交叉表向导”后，单击[确定]。

2、在弹出的“交叉表查询向导”对话框中，选中“表单”选钮，在列表中选择刚建立的“总课程表”，单击[下一步]按钮。

3、在接下来的对话框中选择“可用字段”列表中的“班级”、“节次”字段，加入到“选定字段”作为交叉表的行标题。

4、单击[下一步]，在列标题选择对话框中，选择“星期”字段作为列标题，然后，单击[下一步]按钮。

5、行标题和列标题确立下来以后，那两者交叉处的数据自然就应该是当天对应节次的课程，所以在接下来的对话框中，选择“课程”字段，并在“函数”列表中选择“第一项”，作为行标题与列标题的交叉值。

6、单击[下一步]按钮，在出现的对话框中输入查询名称“班级课程表”，单击[完成](如图3)。

7、同样，“教师代课表”重复1~4步，第5步将“课程”字段改成“教师”字段即可。

创建窗体

1、打开“新建窗体”对话框，选择“数据透视向导”与“总课程表”，单击[确定]进入“数据透视向导窗口”。

2、单击[下一步]按钮，在“可用字段”列表中将“班级”、“节次”、“星期”、“课程”、“教师”字段加入到右边的列表中，单击[下一步]。

3、然后，在继续弹出的“数据透视表向导”对话框中，将右侧的“班级”、“节次”字段条拖至表格布局图的行区，将“星期”字段条拖至表格布局图的列区，将“课程”、“教师”字段条拖至表格布局图的数据区。

4、单击[下一步]，再单击[完成]”，最后，保存窗体，名为“课程表窗体”(如图4)。

最后，谈一谈“课程表窗体”的功能和使用方法，首先，我们通过此窗体可以方便地查看“班级课程表”、“教师代课表”及“某个老师一周代课情况表”，或“某个班某门课一周分布情况表”等等，这里仅举了几个典型的例子，读者还可以根据自己的需要进行查看。其次，我们了解一下窗体的使用方法，在窗体中每个字段的右侧都有一个下拉式按钮，列出了该字段所有的值，我们可以选择需要的值，从而生成不同的表册，另外，行区或列区中各记录旁的加减号，表示显示或隐藏下一级记录的内容，使用它也可以查看不同的表册。